Imagina que quieres comprar un regalo de cumpleaños para alguien especial cuya fiesta será el próximo fin de semana. ¿Cuánto tiempo esperarías para que una tienda actualice la lista de productos en el sitio web antes de ir a la competencia?
¿No mucho, verdad? Después de todo, la disponibilidad es uno de los pilares del comercio electrónico. Cuando esta expectativa se ve frustrada, los consumidores no dudan en buscar alternativas.
Por eso, es importante conocer tipos de control de inventario que te permitan monitorear los niveles de producto en los diferentes puntos de venta.
¿Empezamos?
¿Qué son sistemas de control de inventarios?
El concepto de sistemas de control de inventarios se refiere a un conjunto de procedimientos, técnicas y herramientas utilizadas por las empresas para mantener un seguimiento detallado de su stock.
Informa a las empresas sobre cuántos ítems tienen disponibles, cuánto han vendido y cuánto necesitan producir; lo que a su vez les permite minimizar los costos y mejorar su rentabilidad.
Su objetivo es asegurar la disponibilidad de los productos para satisfacer la demanda de los clientes y evitar la escasez o el exceso de stock. Además, ayuda a reducir los costos de almacenamiento y mejorar la eficiencia en la gestión operacional.
¿Por qué usar herramientas para el control de inventarios?
Entre las ventajas de contar con instrumentos para la gestión de stock están:
-> Mejorar la planificación de la producción: Tener visibilidad de los niveles de inventario facilita el pronóstico de producción, distribución y ventas;
-> Optimizar la cadena de suministro: El seguimiento del stock permite que las empresas estén en contacto con sus proveedores en tiempo y forma, y que se aseguren de que los suministros llegarán en el plazo y en la cantidad correcta;
-> Reducir los costos de almacenamiento: Al evitar el exceso de inventario, las compañías ahorran costos con el alquiler de galpones y espacios similares;
-> Evitar la escasez de inventario: las organizaciones pueden evitar la falta de disponibilidad de productos en sus plataformas, lo que conduciría a la pérdida e insatisfacción de los clientes;
-> Tomar decisiones estratégicas: un sistema de inventario te dice si es hora de comprar más máquinas y ampliar el equipo, o de reducir costos y esperar mejores días.
-> Optimizar la gestión de pedidos: Este tipo de herramienta también facilita la logística de envío de productos a los clientes, lo que reduce el tiempo de espera promedio.
Tipos de control de inventarios
1 – Control de inventarios periódico
Se trata de un método de gestión de stock que realiza un recuento físico de los productos disponibles en un intervalo de tiempo determinado – por ejemplo, al final del mes o del año.
Su objetivo es registrar y comparar los niveles de inventario con los registros contables de la empresa.
En lugar de hacerlo en tiempo real a través de un sistema automatizado, es común llevar a cabo el control de inventarios periodico de manera manual. Esto puede aumentar las posibilidades de error y reducir la precisión del informe. Suele ser útil para empresas con bajo volumen de ventas.
2 – Control de inventarios perpetuo
Como el nombre lo sugiere, es un procedimiento utilizado para gestionar y controlar el inventario en tiempo real. Suele recomendarse para empresas con un alto volumen de ventas, que necesitan procesos eficientes y registros precisos.
Entre los tipos de control de inventarios, éste implica el uso de software especializado (como los que diseña Bling) para realizar un seguimiento constante del stock a medida que se compran, venden o utilizan los productos.
Funciona así: cada vez que un cliente compra un artículo en el sitio web de la empresa, el sistema actualiza el inventario y crea un registro contable para la empresa.
3 – Control de inventarios de ciclo
Es el seguimiento de stock que una empresa realiza mediante la revisión y análisis de los movimientos de entrada y salida en un ciclo determinado, generalmente de forma semanal o mensual.
La idea es combinar las fortalezas del control de inventario periódico y perpetuo. Es decir, aunque se monitoree en tiempo real, el recuento se analiza en intervalos regulares y predeterminados. Al implementarlo, las empresas pueden hacer ajustes en consecuencia para evitar excesos o faltas.
4 – Control de inventarios ABC
Es un método de gestión de stock basado en la ley de Pareto (o regla del 80/20), que establece que el 20% de los productos de una empresa representan el 80% del valor total de su inventario.
Esto significa que, a diferencia de otros tipos de control de inventarios, este modelo clasifica los productos de una compañía en función de su importancia relativa en términos de valor monetario y de la frecuencia con la que se venden.
En la práctica, el gestor divide los productos de una empresa en tres categorías:
A: los que tienen mayor valor monetario y menor frecuencia de venta;
B: los que se encuentran en un nivel intermedio en comparación con los productos de las categorías A y C;
C: los que tienen menor valor monetario y mayor frecuencia de venta.
De esta manera, se puede priorizar la gestión de los productos en función de los que venden más o menos, y ajustar la estrategia de inventario en consecuencia.
5 – Control de inventarios JIT
JIT es un acrónimo que significa “just in time” o, traducido al español, “justo a tiempo”. Se trata de un método de gestión que busca mantener los niveles de inventario al mínimo posible para reducir los costos de almacenamiento y minimizar el riesgo de obsolescencia de los productos.
En el control de inventarios JIT, la empresa recibe y produce solo lo que necesita en el momento justo y en la cantidad exacta para satisfacer la demanda del cliente.
Esto requiere una planificación precisa y una comunicación interna fluida entre todas las partes interesadas en la cadena de suministro.
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