Una de las actividades más habituales en la vida de los pequeños negocios es cumplir con sus obligaciones tributarias. Y para eso es esencial aprender cómo descargar el XML de una factura en el SAT.
En México, este proceso tiene reglas y requisitos muy claros establecidos por el Servicio de Administración Tributaria —incluido el formato de archivo que debe utilizarse para transmitir información fiscal o contable a este organismo.
Si estás anticipando un proceso engorroso, ¡no te preocupes! Aquí te explicaremos en pocos pasos para qué sirve el XML de una factura y cómo buscarlo. ¡Sigue leyendo!
💡 Resumen
- El XML de una factura electrónica es el documento fiscal oficial que valida la operación ante el SAT y contiene toda la información requerida para efectos contables y tributarios.
- Saber cómo descargar el XML de una factura en el SAT es muy importante, ya que es el único documento con validez fiscal ante este organismo.
- Luego de que aprendas cómo obtener el XML de una factura, puedes usar Bling para simplificar el proceso y centralizar todos tus comprobantes en un solo lugar —sin tener que ingresar al portal del SAT.
¿Para qué sirve el XML de una factura?
El XML de una factura es el archivo digital que contiene toda la información fiscal y técnica del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Este es el único formato reconocido oficialmente por el SAT para validar la facturación electrónica en México.
¿Para qué sirve el XML de una factura?
- Para respaldar y validar una transacción ante el SAT.
- Para registrar automáticamente las operaciones de ingreso o egreso en un sistema contable.
- Para realizar la deducción de impuestos —el XML debe ser válido y estar timbrado por el SAT.
- Para verificar que el emisor, receptor, montos, conceptos e impuestos son correctos y cumplen con las normas fiscales.
- Para obrar como complemento de pagos y cancelaciones.
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¿Cómo buscar el XML de una factura en el SAT?
Saber cómo buscar el XML de una factura en el SAT es fundamental cuando solo cuentas con la versión impresa o en PDF, necesitas validar o deducir un gasto ante el SAT, o si deseas verificar que fue correctamente timbrada.
Ante estos y otros casos, puedes seguir este procedimiento:
- Ingresa al portal del SAT y dirígete a la sección Factura electrónica.
- Selecciona Consulta tus facturas. Esto te llevará al Visor de comprobantes fiscales digitales (CFDI).
- Inicia sesión con tu RFC y contraseña o e.firma. Puedes acceder como emisor (para ver las facturas que emitiste) o como receptor (para ver las que recibiste).
- Filtra la búsqueda con criterios como fechas, RFC del receptor/emisor, folio o estado del comprobante para encontrar el comprobante que necesitas y el XML.
¿Cómo obtener el XML de una factura de otras maneras?
Si usas un sistema de facturación electrónica, puedes descargar el XML directamente desde tu panel de facturación sin entrar al SAT. En caso de que seas el receptor del comprobante y no lo encuentres en el SAT, puedes pedirle al emisor que te envíe el XML por correo.
👉 Antes de que te expliquemos cómo descargar el XML de una factura en el SAT, conoce siete tipos de software contable disponibles en México.
¿Cómo descargar el XML de una factura en el SAT?
¿Recuerdas el proceso de buscar el XML de la factura en el SAT en la sección anterior? Solo tienes que agregarle el paso final, que es la descarga del XML.
Una vez que localizaste la factura, ya puedes elegir la opción de Descargar XML. El archivo se guardará en tu computadora o dispositivo.
👀 Importante: el nombre del archivo XML contiene el folio fiscal (UUID), que es único para cada factura.
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¿Cómo bajar los XML del SAT en forma masiva?
¿Recuerdas cómo descargar el XML de una factura en el SAT? Este proceso involucra los mismos pasos. Es decir, si necesitas descargar varios XML al mismo tiempo, el visor también permite generar un paquete comprimido (.zip) si marcas varias facturas a la vez.
Este método es muy práctico para respaldar tu facturación mensual, compartirla con tu contador o cargarla en un sistema contable. Si usas un software de facturación, también puedes centralizar y automatizar la descarga masiva directamente desde tu panel.
¿Cómo descargar un XML de una factura impresa?
El XML de una factura impresa es el archivo digital original que respalda legalmente una factura emitida, incluso si solo cuentas con su versión en papel o PDF. Dicho de otra forma, todo comprobante impreso se genera primero en formato XML, que es el único documento con validez fiscal ante el SAT.
Aunque tengas solo la versión impresa o en PDF, puedes obtener el archivo XML oficial siguiendo estos pasos:
- Localiza el Folio Fiscal en la factura impresa — es el código alfanumérico largo llamado Folio Fiscal o UUID (Identificador Único Universal). Este dato es esencial para buscar el XML.
- Ingresa al portal del SAT siguiendo las instrucciones que te dimos anteriormente.
- Busca la factura usando el UUID, y en la sección de facturas emitidas o recibidas, ingresa el folio fiscal (UUID) que encontraste en tu factura impresa y realiza la búsqueda.
- Cuando el sistema muestre la factura correspondiente, selecciona la opción para descargar el archivo XML oficial.
- Si lo que quieres es saber cómo imprimir el XML de una factura, selecciona imprimir directamente desde el archivo, o imprime el PDF luego de que lo hayas descargado.
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