Ya sea que atravieses una auditoría fiscal o realices un control interno, a veces necesitas consultar y recuperar tus facturas, incluso de semanas o meses atrás. En esos casos, es bueno saber cómo descargar CFDI del SAT (Servicio de Administración Tributaria).
Para que puedas gestionar tus comprobantes con facilidad, en este post aprenderás:
- cómo recuperar facturas CFDI desde el portal del SAT;
- cómo bajar los XML del SAT a Excel;
- beneficios de un sistema de facturación.
Cómo descargar CFDI del SAT
La gestión adecuada de los CFDIs es fundamental para cumplir con tus obligaciones fiscales y mantener un registro claro de tus transacciones financieras. Por fortuna, el ente fiscal mexicano permite acceder a los comprobantes desde su sitio web.
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Aquí tienes un paso a paso sobre cómo recuperar facturas CFDI desde el portal del SAT:
1. Accede al sitio oficial
Ingresa a www.sat.gob.mx y haz clic en Factura Electrónica > Consultas > Cancela y recupera tus facturas.
2. Inicia sesión
A continuación, deberás ingresar con tu RFC (Registro Federal de Contribuyentes) y tu contraseña. Si olvidaste tus credenciales, puedes recuperarlas siguiendo las instrucciones del sitio.
3. Realiza la búsqueda
El siguiente paso de cómo descargar CFDI del SAT es buscar tus comprobantes. Podrás hacerlo con el folio fiscal, por fecha de emisión, con el RFC del receptor, etc. Define los parámetros según tu necesidad y presiona “Buscar CFDI”.
4. Inicia la descarga
Una vez que encuentres las facturas que necesitas, podrás hacer el download. Si te preguntas cómo descargar un archivo en formato XML, la respuesta es sencilla: el SAT te dará la opción de obtener tus facturas en formato PDF o XML. Solo deberás seleccionar tu preferido.
👉 Además de cómo descargar CFDI del SAT, descubre también cómo cancelar una factura electrónica en México paso a paso.
¿Cómo bajar los XML del SAT a Excel?
Ahora ya sabes cómo recuperar facturas CFDI desde el portal del SAT y cómo descargar un archivo en formato XML. Para abrir ese archivo en Excel, sigue estos pasos:
1. Ubica tus archivos
Cuando descargas varios CFDI del SAT obtienes un archivo ZIP. Descomprime este archivo para acceder a tus XML.
2. Importa los XML
En Excel, encuentra la pestaña Programador/Desarrollador. Allí verás el botón Importar dentro de la opción XML. Si no ves la pestaña Programador/Desarrollador en el menú, tendrás que ir a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y tildarla.
3. Verifica tu archivo
Una vez que hagas clic en Importar, verás la información en las celdas. Sin embargo, muchas veces ocurren errores en la importación. Por ejemplo, faltan columnas como la del precio total o, cuando importas múltiples CFDI al mismo tiempo, estos aparecen duplicados.
Como alternativa para transformar los archivos XML en un formato compatible con Excel puedes utilizar una herramienta de conversión. Existen diversas aplicaciones y programas en línea que colaboran en la tarea.
Algunas de ellas son gratuitas, mientras que otras requieren una suscripción o pago único. Estas aplicaciones solo te permitirán convertir XML para abrirlos en Excel.
👉 ¿Eres novato en las hojas de cálculo? Aprende cómo hacer un control de ventas en Excel paso a paso.
5 beneficios de un software de facturación
Si bien el proceso de cómo descargar CFDI del SAT no es complicado, importar, organizar y procesar CFDI en Excel presenta desafíos como el que ya viste.
Microsoft Excel es una herramienta poderosa para analizar datos y crear planillas personalizadas. Sin embargo, como no está diseñado con ese propósito, presenta limitaciones cuando se trata de administrar facturas.
Por otra parte, los sistemas de facturación electrónica tienen una meta clara: simplificar la gestión de CFDI de manera eficaz. Algunas de las ventajas más notables de utilizar estos software incluyen:
1. Administración sencilla de comprobantes
Sin importar qué información quieras relevar de tus CFDI, podrás hacerlo de manera intuitiva y eficiente. No es necesario descubrir cómo descargar CFDI del SAT, importarlos a Excel ni depender de aplicaciones adicionales.
Estos programas cumplen con el objetivo para el que fueron creados: gestionar facturas y documentos fiscales de manera eficiente.
2. Creación de facturas aprobadas por el SAT
Uno de los mayores beneficios de utilizar un software de facturación electrónica es su capacidad para crear CFDI que cumplen con las regulaciones y estándares de la autoridad fiscal de forma automática.
Esto reduce el riesgo de errores y garantiza que tus recibos sean válidos y aceptados por el SAT.
3. Automatización del envío de comprobantes
Algunos programas, como Bling, ofrecen la función de enviar facturas por correo electrónico de forma automática a tus clientes. Esto simplifica el proceso y lo hace más veloz.
4. Generación de reportes
Los sistemas de facturación electrónica también tienen la posibilidad de generar informes y estadísticas detalladas sobre tus transacciones financieras. Así, podrás realizar un seguimiento efectivo de tu contabilidad.
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En este post viste cómo descargar CFDI del SAT y los beneficios que aporta a la administración fiscal un sistema de emisión de facturas.
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