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¿Cómo funciona un software contable? [GUÍA DESDE CERO]

12/09/2023

El funcionamiento del software de contabilidad puede ser un misterio para las Pymes, pero no tiene por qué ser así. Es posible simplificar el registro, seguimiento y análisis de transacciones financieras en empresas de todos los tamaños.

En este artículo verás:

  • qué es un software contable, para qué sirve y cuáles tipos existen;
  • características destacadas de un sistema de gestión financiera;
  • cómo operar, manejar o utilizar este sistema en el día a día.

¿Qué es un software contable?

Por definición, se trata de un programa que simplifica la gestión financiera y contable de una empresa, proceso que puede incluir actividades como facturación, administración de stock, seguimiento de presupuesto y elaboración de informes, además del manejo de cuentas por pagar y cobrar.

Su objetivo es hacer que las empresas lleven un control estandarizado y eficiente de sus operaciones financieras, lo que significa seguir las mejores prácticas de ingreso de datos, contabilización de transacciones y creación de informes financieros.

👉 Si quieres profundizar tus conocimientos conceptuales sobre el tema, lee: ¿Qué es un software contable? 5 características destacadas.

¿Cuál es la función de un software contable?

La función central de un software de contabilidad es establecer un proceso estandarizado para registrar, monitorear y analizar los datos financieros de una empresa. Este propósito se logra con la ayuda de la tecnología, que automatiza las tareas repetitivas y permite a los empleados concentrarse en lo que realmente importa.

Tipos de software contable

TIPOSCARACTERÍSTICAS
Sistema para planificación de recursos (Enterprise Resource Planning – ERP)Reúne diversas actividades contables en un único sistema, incluyendo:
control financiero;
gestión de stock;
emisión de facturas y comprobantes;
puntos de venta en línea, como comercios electrónicos y marketplaces;registro de clientes y proveedores;
informes y análisis.
Sistema para facturaciónSe encargan de la emisión, el envío y el almacenamiento de facturas digitales, lo que es fundamental en México, donde este trámite es obligatorio desde 2013.
Sistema para gestión de nóminasComo el nombre lo sugiere, facilita la gestión de los salarios de los empleados de una empresa.
Herramientas avanzadas incluyen recursos de cálculo de impuestos automatizados según criterios personalizables.
Sistema para administración de cuentasTe muestra qué cuentas tienes que pagar o recibir, además de sus valores y plazos.

👉 Lee más sobre el tema: 7 tipos de software contable disponibles en México.

Características de un software contable

  • Automatización de procesos contables;
  • Gestión de cuentas por pagar y por cobrar;
  • Registro de transacciones financieras;
  • Generación de informes y análisis financieros;
  • Integración con otras herramientas, sistemas y aplicaciones;
  • Capacidad de personalización y adaptación a las necesidades de cada negocio;
  • Medidas de seguridad y protección de datos;
  • Facilidad de uso y navegación;
  • Acceso remoto a la información financiera;
  • Integración con bancos y sistemas de procesamiento de pago;
  • Gestión de presupuestos;
  • Realización de proyecciones financieras;
  • Manejo de activos y depreciación;
  • Funciones de auditoría y control interno;
  • Soporte técnico y actualizaciones regulares.

¿Cómo funciona un software contable?

1. Registro de transacciones

En la operación de un software de contabilidad, el primer paso es el registro de todas las transacciones financieras, incluyendo compras y ventas, pagos y cobros, devoluciones y reembolsos.

2. Clasificación de los valores

La segunda etapa consiste en clasificar los valores identificados en las transacciones según algunas categorías –por ejemplo, ingresos, gastos, inversiones, activos, pasivos, sueldo, reserva de emergencia etc.

3. Cálculo de impuestos

Otra característica interesante del manejo de software de contabilidad es la posibilidad de automatizar los cálculos de impuestos para facilitar el cumplimiento de las obligaciones ante las autoridades fiscales.

4. Gestión de facturas

Un buen programa de gestión financiera te ayuda a emitir, enviar y almacenar los comprobantes de transacciones de manera digital. Esto facilita el seguimiento de prioridades y valores pendientes.

5. Elaboración de informes y análisis

Durante la utilización de software de contabilidad, podrás obtener informes financieros, como el estado de resultados, el balance general y el flujo de caja, a partir de la información registrada y clasificada.

Tips de utilización de software de contabilidad

  • Define cuáles son sus necesidades contables y busca opciones de software que las satisfagan.
  • Automatiza tantas tareas repetitivas como sea posible. Por ejemplo, el llenado de facturas o el cálculo de impuestos.
  • Usa los datos recopilados por el software para planificar presupuestos, inversiones y compras.
  • Capacita a tu equipo para sacar el máximo provecho de los recursos disponibles en la herramienta.
  • Integra tu software contable a tu pila de tecnología existente, como apps de comunicación interna.
  • Realiza copias de seguridad y protege tu información financiera de amenazas de ciberseguridad.

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En este artículo aprendiste cómo funciona un software contable, cuáles son sus tipos y características.

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