La digitalización de los procesos comerciales cambió la forma de gestionar las transacciones financieras. En el contexto de la facturación electrónica, a veces es necesario realizar trámites digitales, como descargar el XML de una factura o enviarlo por correo electrónico.
Si te sientes perdido en este panorama virtual, estás en el lugar correcto. En este post verás:
- qué es el XML de una factura electrónica;
- cómo descargar facturas del SAT;
- cómo enviar una factura electrónica en formato XML.
💡 Resumen
- ¿Para qué sirve el XML de una factura? El XML de una factura es el archivo digital que contiene toda la información fiscal necesaria para validar, registrar y reportar una transacción ante las autoridades tributarias. Es clave para la contabilidad electrónica.
- ¿Cómo enviar el XML de una factura? Para hacerlo, adjúntalo en un correo electrónico, junto con el PDF si es necesario. También puedes usar un sistema de facturación automático para enviarlo directamente y ahorrar tiempo.
¿Qué es el XML de una factura?
El XML (Extensible Markup Language) de una factura electrónica es un documento digital que contiene toda la información sobre una transacción comercial. El XML es legible por distintos sistemas informáticos y sigue un formato estándar que facilita su procesamiento automático.
Este formato se basa en etiquetas que describen cada elemento de la factura, como el emisor, el receptor, los productos o servicios adquiridos, los impuestos aplicados y otros detalles importantes.
El principal beneficio del XML es que permite la interoperabilidad entre distintos sistemas y simplifica la presentación de informes fiscales.
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¿Cómo descargar el XML de una factura?
Ya sea que quieras respaldarlo o necesites enviarlo de nuevo a tu cliente porque no lo recibió o lo extravió, descargar el XML de una factura es posible. Existen dos formas de hacerlo: en el sitio del SAT México o a través de un proveedor de certificación.
Cómo descargar el XML de una factura electrónica en el SAT
- Accede al portal de facturación: ingresa al sitio del SAT. Haz clic en Facturación electrónica y en Cancela y recupera tus facturas.
- Inicia sesión: a continuación, deberás ingresar con tu RFC y contraseña o firma electrónica. Después, haz clic en Consultar facturas emitidas.
- Localiza la factura: dentro del portal, deberás localizar la factura electrónica que deseas descargar. Puedes buscarla por folio o por fecha de emisión.
- Descarga el CFDI: una vez localizado el comprobante, podrás descargar un archivo en formato XML o PDF con un clic en el ícono que corresponde a cada uno.
Al descargar facturas del SAT, deberás almacenarlas de manera segura. Es recomendable que organices los archivos por fecha o número de factura para facilitar su recuperación.
Cómo descargar el XML de una factura en 3 clics
Si quieres agilizar tus trámites fiscales, un sistema de facturación como Bling es la solución. En este programa, descargar una factura electrónica de SAT es sencillo:
1. Seleccionar Facturas en la pestaña de Ventas.
2. Hacer clic en el ícono de los tres puntos y en Descargar XML timbrado.
👉 Ya viste cómo descargar un archivo en formato XML en Bling y lo sencillo que es hacerlo. ¡Descubre más ventajas de un sistema de facturación ERP!
¿Cómo enviar una factura electrónica en formato XML?
Para enviar una factura electrónica en formato XML, adjunta el archivo en un correo electrónico, junto con el PDF si es necesario. También puedes usar un sistema de facturación automático para enviarlo directamente al destinatario y ahorrar tiempo.
El correo electrónico es un método de entrega práctico y eficiente, que facilita la recepción y el almacenamiento digital de la factura por parte del receptor.
Es importante que tengas en cuenta que, además del archivo XML, el cliente también puede necesitar el PDF, que es una representación gráfica de la factura electrónica con un diseño más amigable para la lectura.
Una vez que descargues estos archivos, puedes adjuntarlos en un correo electrónico para enviarlos al destinatario.
Cuando tienes un sistema de facturación automático, también podrás elegir enviar los comprobantes de forma directa desde esa plataforma por correo electrónico a tus clientes y ahorrar tiempo.
👉 Además de descargar el XML de una factura, a veces es necesario cancelarla. ¡Descubre cómo hacerlo en este tutorial paso a paso!
Más allá de la facturación electrónica: beneficios de la transformación digital
La digitalización de los procesos comerciales revolucionó la administración empresarial, y la facturación electrónica es solo una pieza del rompecabezas. Los sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP) optimizan funciones como:
Gestión de inventarios
Gracias a la información en tiempo real, los ERPs ofrecen una visibilidad completa del stock en todos los canales y permiten tomar decisiones informadas para evitar problemas como la escasez o el exceso de mercadería.
Visualización integral de ventas
Al consolidar datos comerciales en una única plataforma, los ERPs te permiten analizar tendencias, identificar patrones de comportamiento del cliente y evaluar el rendimiento de tus productos. Esto facilita la adopción de estrategias de marketing adecuadas para impulsar las conversiones.
Integraciones
La integración con plataformas de comercio electrónico o logística, entre otras, potencia la eficiencia operativa al proporcionar una gestión centralizada y automatizada de diversas operaciones comerciales.
Los ERPs permiten visualizar información de ventas en distintos marketplaces en la misma interfaz y controlar el stock en múltiples canales.
Simplifica tu vida y tu facturación con Bling
En este post viste cómo descargar el XML de una factura y cómo enviarlo por correo electrónico a tus clientes.
La gestión efectiva de la facturación es fundamental para el funcionamiento de tu empresa. Sin embargo, dedicar demasiado tiempo a esta tarea puede restarle valor a actividades críticas que requieren de tu atención plena, como el trato directo con los clientes.
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