Un control de compras eficiente soluciona problemas típicos de las pymes como excesos de inventario, gastos imprevistos o falta de datos para medir tendencias. ¡Implementarlo es pan comido! Puedes hacerlo en solo cuatro pasos sencillos que te revelamos más abajo.
Al terminar esta guía, tendrás claro cómo es el manejo de compras en una empresa, cuáles son las funciones de esta área y las ventajas de aplicar un software de gestión para automatizar o simplificar las tareas operativas relacionadas, sobre todo si buscas profesionalizar tu negocio.
💡 Resumen
- El manejo de compras en una empresa debe ser un proceso estratégico, orientado a obtener los bienes y servicios necesarios para que esta funcione correctamente.
- El ciclo de compras en control interno es el conjunto de pasos, documentos y controles que aseguran que todo lo que la empresa adquiera sea necesario y esté registrado correctamente.
- Para pymes que buscan mayor eficiencia, un software de gestión es ideal porque automatiza las diferentes etapas del proceso de compras, lo que reduce errores y ahorra tiempo.
¿Qué es el control de compras en una empresa?
También llamado gestión de compras, es el conjunto de actividades que asegura el abastecimiento continuo de un negocio al menor costo total, con calidad y plazos adecuados. Como proceso estratégico, abarca desde identificar necesidades, cotizar, seleccionar y evaluar proveedores, hasta emitir órdenes de compra y verificar la entrega de la materia prima, producto o servicio adquirido.
👉 ¡Di adiós a los errores de novato! Prueba gratis Bling y administra tu negocio como un pro.
¿Qué hace “compras” en una empresa?
Si aún no te queda claro qué hace “compras” en una empresa, considera este ejemplo: una tienda de ropa en línea debe realizar una compra estacional para su colección de verano, para así abastecerse de trajes de baño y lentes de sol antes de la temporada de vacaciones.
Un control de compras eficiente planifica esos gastos con tiempo, busca los mejores proveedores y costos, y a la vez, garantiza que todo el proceso se haga bajo las normas vigentes, para que quede un registro claro de cómo se realizó la adquisición (a quién, cuánto producto, cuándo).
¿Para qué sirve una gestión de compras para pymes?
Una gestión de compras sólida es la columna vertebral de tu negocio, pues sin ella no puedes atender la demanda de tus clientes de forma oportuna. Además, a largo plazo y con buenas prácticas, obtendrás estos beneficios:
1. Rentabilidad y reducción de costos
Planificar tus compras puede mitigar gastos urgentes que perjudican el flujo de caja. Por otro lado, una gestión eficiente hace posible ahorrar en costos, al identificar proveedores más económicos o negociar precios más bajos.
Ten en cuenta que establecer acuerdos claros con los proveedores y mantener buenas relaciones con ellos reduce riesgos operativos como interrupciones en el suministro o problemas de calidad en los materiales.
👉 Para un crecimiento real, aprende sobre escalabilidad, errores comunes y cómo evitarlos.
2. Optimización de inventarios
Un control de compras adecuado mantiene tu inventario en el punto exacto, sin excesos ni productos faltantes.
Este equilibrio es indispensable si quieres crecer, pues no solo te ahorra dinero, también genera confianza en tus clientes porque solo vendes lo que está disponible, sin imprevistos ni devoluciones.
💡 Dato clave: la marca francesa Kering reportó una mejora del 20% en sus previsiones de inventario gracias a la planificación con inteligencia artificial. Según el mismo reporte, el 75% del sector de la moda priorizará en herramientas basadas en datos para gestionar su stock.
📹¿Ya aplicas la rotación de inventarios? Descubre lo que puede hacer por tu negocio:
3. Mejoras en la calidad de productos y servicios
A largo plazo, el buen manejo de compras de una empresa genera mayor trazabilidad y métricas de ventas más confiables. Analizarlas permite a las pymes tomar decisiones informadas, optimizar productos o incluso vender nuevos artículos.
Bling es la solución de inventarios ideal para e-commerce
Sincroniza tu inventario con tus tiendas online, activa alertas de mínimos y máximos y olvídate de las pérdidas por falta o exceso de stock.
¿Cómo implementar un control de compras paso a paso?
El éxito de una gestión de compras depende en gran medida del orden y la planificación de cada adquisición. A continuación, conoce los pasos del ciclo de compras en control interno:
1. Realiza la solicitud del pedido
El objetivo de esta fase es definir con precisión qué se necesita, cuánto, para cuándo y para qué, antes de cotizar o seleccionar proveedores. En el documento del pedido, define además campos como dónde recibir el producto, presupuesto, condiciones especiales u observaciones para mayor precisión.
💡 Pro tip: si compras con frecuencia el mismo artículo o servicio, crea plantillas con especificaciones preaprobadas y opciones de equivalencia. Esto acelera aprobaciones y reduce errores.
2. Autoriza o aprueba la compra
Delimita criterios claros para aprobar o no una compra. Estos se definen según las necesidades de tu tienda. Por ejemplo, considera la urgencia, el costo total del pedido, el flujo de caja actual o factores externos como la reputación del proveedor o movimientos inesperados del mercado.
💡 Pro tip: aunque tu empresa sea pequeña, ¡no te saltes este paso! En el proceso de aprobación puedes encontrar errores u oportunidades que pasaron desapercibidas en la solicitud.
3. Registra la operación
Deja evidencia de que esa compra es necesaria, está presupuestada y cumple las políticas de tu empresa. Ya sea a través de una firma digital, un sello o un clic en tu flujo de trabajo, el registro te permitirá un seguimiento claro de los gastos totales.
👉 Administrar tu negocio no tiene que ser complicado. Descubre la gestión de inventario multicanal: ¿cómo vender más sin estrés?
4. Paga al proveedor
Sigue buenas prácticas de control de compras como tener un calendario de consignaciones según plazos o fechas de vencimiento de deudas. También, recuerda transferir solo a cuentas autorizadas por el proveedor y contar con doble verificación en métodos de pagos digitales para minimizar inconvenientes.
💡 Dato clave: según un estudio de 2024, el 60.1% de las pymes mexicanas cuentan con presencia digital y el 62.3% considera importante el uso de Internet para su crecimiento. Sin embargo, solo el 21.2% ha capacitado a su personal para realizar actividades en línea o utilizar algún programa o software.
¿Cómo emitir órdenes de compras con Bling?
Con un sistema de gestión como Bling, crear y editar órdenes de compra te tomará unos pocos minutos si sigues estos pasos:
- Entra al módulo de compras: en el menú principal de Bling, selecciona la opción “inventario”, luego “compras” y “órdenes”, ahí verás las adquisiciones registradas y también y el botón “+ nueva compra”.
- Crea una nueva compra: haz clic en el botón verde “+ nueva compra” y completa la información en las secciones del formulario (proveedor, conceptos y productos, totales y datos).
- Incluye información adicional: deja constancia de observaciones internas (para ti o tu equipo) o externas (para el proveedor) de cada pedido y adjunta archivos como cotizaciones o comprobantes cuando sea necesario.
- Guarda, edita o cancela una orden: una vez registres los datos solicitados, haz clic en “guardar compra”. También puedes modificar información o cancelarla desde la lista de adquisiciones, solo debes seleccionar los tres puntos junto al nombre de la orden.
¡Y listo! Así administrarás tus adquisiciones en un solo lugar desde nuestro módulo de compras. Pero antes, recuerda registrar a los proveedores y productos en el sistema para agilizar el proceso.
👉 ¿Buscas aún más eficiencia? Descubre cómo automatizar los estatus de tus compras con Bling.
Deja el control de tus compras en manos de un experto
Ahora que sabes qué hace “compras” en una empresa, con Bling, puedes emitir órdenes de compra, mantener tu inventario actualizado en tiempo real y acceder a la información de tus proveedores en un solo clic.
Además de esta nueva funcionalidad de compras, tendrás todo lo que tu pyme necesita para crecer:
- registro simplificado y centralizado de clientes, productos y proveedores;
- facturación electrónica válida ante el SAT (Sistema de Administración Tributaria);
- control de inventarios con sincronización de entradas y salidas en tiempo real;
- ventas y pedidos centralizados, así como reportes con datos relevantes;
- integración con e-commerce como Tiendanube y Woocommerce y marketplaces como Mercado Libre, Amazon y Walmart;
- envíos con integraciones a soluciones logísticas como Skydropx, Mercado Envíos o Amazon Easy Ship.
Así, garantizas un control de compras eficiente y cuentas con un panorama completo de tu operación desde una sola plataforma. Mientras más reduces las tareas repetitivas, más te enfocas en lo importante: llevar tu empresa al siguiente nivel.
🚀 Explora los planes y precios de Bling y profesionaliza tu negocio ahora.
