Aprender cómo emitir una factura electrónica en México es simple, sin embargo, muchas personas tienen dudas sobre cómo llevar a cabo este proceso.
Además de ser obligatorio, la generación de comprobantes digitales es un instrumento que garantiza los términos de una transacción comercial y puede ser muy útil ante situaciones adversas, como la devolución de un producto o una disputa legal.
En este artículo verás:
-> qué es una factura electrónica;
-> casos en que debes emitirla;
-> cómo hacerlo paso a paso;
-> tips prácticos para facilitar la emisión.
¿Empezamos?
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que registra una transacción comercial entre una empresa y un cliente. Sirve como un comprobante de pago que detalla los productos o servicios adquiridos, su precio unitario, la cantidad y el importe total a pagar.
En México, también es conocida como Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI. Su emisión y transmisión a través del sistema del Servicio de Administración Tributaria (SAT) es obligatoria.
Te recomendamos leer: 5 tipos de CFDI que toda empresa debe conocer en México.
¿Cuándo emitir una factura?
El proceso de emisión de factura digital debe llevarse a cabo cuando:
-> realices una venta de bienes o servicios;
-> recibas el pago de una factura previamente emitida;
-> hagas una devolución de mercancía.
-> realices un pago anticipado;
-> ejecutes operaciones con el extranjero que causen el pago de impuestos.
¿Cómo emitir una factura electrónica en México?
1 – Obtén las autorizaciones necesarias
Si te preguntas cómo hacer una factura a un cliente, el primer paso es obtener un Certificado de Sello Digital (CSD) y una Firma Electrónica Avanzada (FIEL) ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
2 – Elige un proveedor de facturación electrónica autorizado por el SAT
Una vez que tengas el certificado digital y la firma electrónica, debes elegir un proveedor de facturación que cumpla con los requisitos fiscales y tecnológicos establecidos por la autoridad. Como alternativa, puedes usar el propio sistema del SAT, sin recurrir a terceros.
3 – Reúne los datos para la emisión
En la generación de factura electrónica, tendrás que proporcionar los siguientes datos:
Nombre o razón social del emisor y receptor de la factura;
-> RFC (Registro Federal de Contribuyentes) del emisor y receptor de la factura;
-> Fecha de expedición de la factura;
-> Folio fiscal y número de serie de la factura;
-> Descripción detallada de los bienes o servicios prestados;
-> Importe total de la factura y los impuestos correspondientes.
En el sistema de SAT, esta es la pantalla inicial que verás luego de iniciar sesión:
Fuente: Manual de usuario (SAT).
Parte de la información, como el régimen fiscal, el código postal, el tipo de factura, la forma y el método de pago está precargada, pero puedes cambiarla.
4 – Envia la factura al receptor
Sin la ayuda de un sistema de gestión de facturas, no tendrás otra opción que enviar uno por uno los comprobantes a los respectivos clientes por correo electrónico. En cambio, si lo haces con una plataforma especializada, este flujo está automatizado y te permite ahorrar tiempo.
5 – Guarda la factura
Entender cómo emitir una factura electrónica es importante, así como almacenarla de acuerdo con las disposiciones fiscales establecidas por el SAT. Para evitar problemas, recuerda:
-> guardarlas durante un periodo mínimo de 5 años, contados a partir de la fecha de emisión;
-> descargar los archivos en su forma electrónica original, ya sea en formato XML o PDF.
En caso de que utilices un sistema de gestión electrónica de documentos, asegúrate de que la herramienta cuente con medidas de ciberseguridad que garanticen la integridad, autenticidad, disponibilidad y confidencialidad de las facturas electrónicas.
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Diseña un flujo de trabajo
Como viste, la emisión de facturas es un paso administrativo extremadamente importante para las empresas, sus clientes y las autoridades fiscales.
Por lo tanto, no es algo que se pueda hacer a la ligera, sin estandarización de formatos y datos.
Si deseas reducir las posibilidades de equívocos, es esencial diseñar un flujo de trabajo y comunicarlo a todas las partes interesadas.
Automatiza las etapas repetitivas
En las pequeñas y medianas empresas, las actividades repetitivas consumen muchas horas que podrían destinarse a proyectos más importantes o complejos.
De hecho, las tareas administrativas son responsables de casi un 15% de la pérdida de efectividad de los equipos de ventas.
La buena noticia es que puedes invertir en la automatización de procesos para aligerar la carga de trabajo de tu equipo y utilizar el tiempo disponible de manera más productiva.
Usa un software inteligente
Otro consejo valioso es delegar parte del trabajo a una herramienta inteligente, como un software de gestión. Además de encargarse de parte de las actividades administrativas por ti, este tipo de plataforma suele monitorear métricas de rendimiento y generar informes sobre ellas.
Simplifica el proceso de emisión de factura con Bling
La elaboración de factura en línea es obligatoria para todas las empresas en México. Como requiere muchos detalles, el proceso puede consumir demasiado tiempo de tus empleados – que podría usarse para vender más y fortalecer las relaciones con los clientes, por ejemplo.
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