Inventarios

Cómo mejorar el control de inventarios para evitar pérdidas

03/01/2024

Entender cómo mejorar el control de inventarios es esencial para el éxito de una empresa, sin importar su tamaño. En efecto, las grandes corporaciones, los fabricantes y los sitios de e-commerce pierden en conjunto cerca de 1,8 billones de USD como consecuencia de la distorsión del inventario. 

 

El mismo estudio señala que, sin este problema, las ventas podrían aumentar un 10,3%. Si este potencial de crecimiento te resulta atractivo, ¡sigue leyendo! Hoy descubrirás cómo gerenciar un inventario para tener un control total de tu stock en todo momento.

 

Cómo mejorar el control de inventarios en 3 pasos

 

1. Realiza un recuento completo

 

El primer paso para gestionar tu stock de manera eficiente es controlar tus existencias. Esta información te dará una comprensión realista de la cantidad de productos que posees, es decir, una línea de base para administrar tus ventas.

 

Cómo lograr un registro preciso de un inventario puede ser un desafío, siguen aquí algunas pautas para hacerlo de forma simple:

 

Organiza tu espacio de almacenamiento

 

Ya sea que guardes tus productos en casa o en un almacén, asegúrate de que todo esté en orden. Clasifica tus productos, etiquétalos y organízalos para que sea fácil acceder a ellos. Esto facilitará el proceso de recuento.

 

Utiliza listas

 

Crea un listado de verificación con los nombres de todos tus productos. A medida que registras cada artículo, marca la cantidad en la lista. También puedes usar etiquetas o códigos de barras para identificar y documentar los ítems con agilidad.

 

2. Fija puntos límites

 

El segundo paso para mejorar el control de inventarios es establecer límites de reabastecimiento y puntos de reorden. Estas políticas son esenciales para mantener un equilibrio en tus niveles de inventario.

 

Límites de reabastecimiento

 

Son las cantidades mínimas y máximas de cada artículo que deseas tener en stock —y lo que asegura que cuentes con suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda sin incurrir en excesos que puedan afectar tus finanzas.

 

Ten en cuenta que los límites de reabastecimiento no son estáticos, sino que pueden modificarse a medida que tu negocio crece o cambian las tendencias de ventas.

 

Puntos de reorden

 

Son umbrales específicos que determinan cuándo realizar un nuevo pedido para evitar que se agote. Implican una evaluación detallada de tus datos de ventas y son una de las claves para mejorar el control de inventarios.

 

El cálculo del punto de reorden toma en cuenta la tasa de ventas diarias de un producto (cuántos ítems vendes por día) y el tiempo de entrega estimado para recibir un nuevo pedido. Además, agrega un margen de seguridad por posibles retrasos en la entrega.

 

Por ejemplo, si calculas que tu tasa de ventas diarias de un producto es de 10 unidades y el tiempo de entrega estimado es de 7 días, podrías establecer un punto de reorden de (10 unidades/día x 7 días) + margen de seguridad.

 

Este margen es una cantidad adicional, como 20 unidades, por ejemplo, para garantizar que tengas suficiente inventario en caso de retrasos inesperados en la recepción de la mercadería.

 

3. Implementa un sistema de control

 

Si te preguntas cómo mejorar el control de inventarios y aún no utilizas un programa automatizado, este es un buen lugar para empezar. Gestionar el stock en forma aleatoria puede conducir a complicaciones innecesarias, como pérdidas por productos agotados o acumulación de existencias. 

 

En contraste, adoptar un sistema de control optimiza la gestión de productos, por ejemplo, en función de su demanda y rotación. Al identificar qué productos son de movimiento rápido y cuáles de movimiento lento, puedes ajustar tus compras, promociones y ventas.

 

Además, un sistema de control de inventario permite identificar pérdidas o discrepancias en las existencias con rapidez. Si detectas estos problemas a tiempo, podrás tomar medidas para abordarlos antes de que tengan una repercusión grave en las finanzas. 

 

A continuación verás dos ejemplos de control de inventarios sistemáticos: manual y automático.

 

Ahora sabes cómo mejorar el control de inventarios, pero si todavía no organizaste el tuyo, lee: ¿Cómo hacer un inventario desde cero? GUÍA PASO A PASO

 

Sistema de control manual vs. automático

 

La gestión manual de inventario implica llevar un registro detallado de tus existencias sin la ayuda de software especializado. Este método implica anotar nombres, descripciones, números de identificación y cantidades disponibles en hojas de papel o una planilla de Excel.

 

Cada vez que realizas una venta, actualizarás esta información tú mismo. Por eso, si tienes múltiples ubicaciones de almacenamiento o vendes en varios canales, esta forma de gerenciar el inventario puede traer complicaciones.

 

La tarea de mantener el inventario al día en forma manual se vuelve laboriosa a medida que el negocio crece, y es propensa a errores humanos, como la omisión de productos o el duplicado de registros.

 

En cambio, el uso de un software automatiza gran parte de estas tareas, lo que ahorra tiempo, minimiza errores y proporciona una visión en tiempo real de tus existencias. En efecto, el uso de un programa informático es una forma sencilla de mejorar el control de inventarios.

 

Además, los programas informáticos generan informes detallados que proporcionan información valiosa como el saldo del inventario, los productos con mayor circulación, el resumen financiero y el movimiento de productos.

 

¿Quieres conocer más sobre los beneficios de la automatización? Lee: Sistema de control de inventarios automatizado: 4 ventajas

 

Simplifica la gestión de tu stock con Bling

 

En este post viste cómo mejorar el control de inventarios con estrategias sencillas y los beneficios que aporta utilizar un software en el manejo de las existencias.

 

Bling es un sistema de administración empresarial integral con el que podrás controlar tu stock de manera sencilla en todos tus canales de venta. Además, gestionarás otras áreas clave, como la facturación, la logística y el registro de contactos.

 

Con Bling podrás:

 

  • mantener tu inventario actualizado en los principales marketplaces, como Amazon y Mercado Libre;
  • registrar los movimientos como entradas y salidas;
  • hacer el registro de variaciones del mismo producto;
  • generar reportes con datos precisos sobre tu inventario;
  • gestionar la logística de forma sencilla con Skydropx ¡y más!

 

¡Toma el control sobre tus productos en stock! Descubre nuestros planes y funciones de inventario.

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¿Qué hace Bling?

Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

¿Cómo puedo contratar un plan?

Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

¿Cuáles son las formas de pago?

Aceptamos pagos con tarjeta de crédito.

¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

¿Hay costos de instalación o configuración?

No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

¿Cómo funciona el soporte?

Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

¿Cómo funciona la integración logística?

A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

¿Están seguros mis datos en Bling?

Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.

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