Gestión Empresarial

¿Qué es un software administrativo? CARACTERÍSTICAS Y TIPOS

20/09/2023

Todo emprendedor ha soñado con una herramienta que facilite la rutina de trabajo, ya sea para monitorear los niveles de inventario, automatizar el envío de facturas u obtener reportes inteligentes de desempeño.

La buena noticia es que ya existe. En este artículo te explicamos qué es un software administrativo, por qué es importante y cuáles actividades puedes llevar a cabo con él. También descubrirás los diferentes tipos disponibles en el mercado, con sus características y ventajas.

¿Empezamos?

¿Qué es un software administrativo?

El concepto de software administrativo se refiere a un tipo de programa diseñado para ayudar a las empresas a mejorar la gestión de procesos.

Su objetivo es automatizar tareas repetitivas para reducir el trabajo manual y evitar errores humanos, además de impulsar la productividad de los equipos y brindarles tiempo para dedicarse a actividades complejas.

También conocido como software de gestión empresarial, sirve para organizar documentos, programar citas, gestionar contactos, crear facturas, hacer el seguimiento de interacciones, entre otras posibilidades.

¿Cuál es la importancia del software administrativo?

Los sistemas de administración son importantes porque mejoran la organización de las empresas, aumentan la eficiencia de los procesos y facilitan la toma de decisiones estratégicas.

Esto es posible porque este tipo de software reduce la necesidad de mano de obra, lo que puede generar ahorros de costos con el tiempo. En efecto, una nota publicada en Forbes, afirma que la automatización inteligente suele dar como resultado un ahorro de costes del 40% al 75%.

Además, proporciona información en tiempo real y análisis de datos, que pueden ayudar a los gerentes con la asignación de recursos y la elaboración de presupuestos.

¿Qué actividades realiza un software administrativo?

Un programa de administración empresarial puede realizar diversas actividades, incluyendo:

  • registrar entradas y salidas de productos;
  • generar facturas;
  • recibir pagos;
  • llevar un registro de cuentas por pagar y por cobrar;
  • hacer la conciliación bancaria;
  • calcular y presentar los impuestos;
  • mantener un registro de los empleados y sus datos personales (salario, beneficios, horas trabajadas etc.);
  • crear y asignar tareas;
  • establecer fechas límite para proyectos;
  • análisis de datos e identificación de tendencias.

¿Cuáles son los tipos de software administrativo?

Software CRM

También conocido como software de gestión de relaciones con clientes, es un programa que ayuda a las empresas a administrar sus interacciones con prospectos, clientes y proveedores en un único lugar.

Su objetivo es fortalecer los vínculos y transformar los datos en conocimiento útil para que las compañías brinden experiencias personalizadas a su público objetivo.

Suele incluir funciones como administración de contactos, pronóstico de ventas, seguimiento de clientes potenciales y automatización de marketing.

Software de recursos humanos

Es un tipo de programa informático que ayuda a las organizaciones a administrar su fuerza laboral, mejorar la comunicación interna y evaluar a los empleados de manera más eficiente.

Además, sirve para automatizar procesos de recursos humanos recurrentes, como la incorporación de nuevos profesionales, el envío de pagos o el cálculo de horas trabajadas, por ejemplo.

Las plataformas suelen incluir recursos como:

    • administración de los datos de los empleados, como información personal y títulos de trabajo;
    • evaluaciones de desempeño basadas en métricas objetivas;
  • centro de ayuda con contenidos informativos para facilitar el día a día;
  • herramientas para administrar los beneficios, como nómina, vacaciones, solicitudes de día libre.

Software de gestión de proyectos

Es una herramienta que ayuda a las organizaciones a planificar, organizar y gestionar sus iniciativas de principio a fin, sin importar su complejidad.

Su objetivo central es hacer que los equipos se mantengan al tanto de los plazos y los presupuestos, al mismo tiempo que brinda visibilidad sobre el rendimiento del proyecto y las actualizaciones de estado.

Las funciones de un software de gestión de proyectos pueden incluir:

  • programar tareas;
  • rastrear el progreso;
  • administrar recursos;
  • comunicarse con los miembros del equipo;
  • fomentar la colaboración entre profesionales de diferentes departamentos.

Software ERP

En español, ERP significa software de planificación de recursos empresariales. Se trata de un programa que brinda una vista unificada de las operaciones de una organización, incluyendo finanzas, recursos humanos, adquisiciones, gestión de inventario, ventas y marketing.

Bling, por ejemplo, es un sistema ERP con el cual las empresas pueden optimizar sus recursos, reducir costos y aumentar la productividad al automatizar tareas rutinarias, minimizar errores y mejorar la colaboración.

Características de un software administrativo

  1. Está diseñado para automatizar flujos de trabajo repetitivos, optimizar procesos y aumentar la eficiencia del equipo;
  2. Genera informes y análisis inteligentes basados en datos que permiten la toma de decisiones informada;
  3. Suele seguir las mejores prácticas de ciberseguridad para proteger los datos confidenciales y evitar el acceso no autorizado;
  4. Es posible personalizarlo según las necesidades específicas de tu empresa;
  5. Ofrece una interfaz fácil de usar;
  6. Se integra con otros sistemas, como herramientas de contabilidad o gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Ventajas de un software administrativo para Pymes

  1. Automatización de tareas repetitivas;
  2. Ahorro de tiempo y de costos;
  3. Reducción de errores humanos;
  4. Mejora de la eficiencia operativa;
  5. Aumento de la productividad del equipo;
  6. Acceso a información en tiempo real, 24/7;
  7. Mejora de la toma de decisiones estratégicas;
  8. Mayor seguridad de la recopilación y almacenamiento de la información;
  9. Flexibilidad y escalabilidad para crecer al ritmo de tu negocio;
  10. Facilidad de colaboración interna;
  11. Posibilidad de personalización y adaptación del software a las necesidades específicas de la empresa;
  12. Integración con tu pila de tecnología existente para una gestión más completa y eficiente.

Conoce Bling, tu software de gestión empresarial

Bling es un ERP que facilita la gestión de diferentes tipos de control de inventarios. Tras el éxito en Brasil, expandimos nuestras operaciones a América Latina y queremos ayudar a empresas como la tuya a simplificar la gestión financiera.

Con nuestra plataforma serás capaz de:

  • Unificar la comunicación con los empleados, clientes y proveedores en una interfaz amigable;
  • Automatizar el proceso de emisión, envío y almacenamiento de facturas;
  • Ganar visibilidad sobre el estado de tu stock.

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¿Qué hace Bling?

Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

¿Cómo puedo contratar un plan?

Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

¿Cuáles son las formas de pago?

Aceptamos pagos con tarjeta de crédito.

¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

¿Hay costos de instalación o configuración?

No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

¿Cómo funciona el soporte?

Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

¿Cómo funciona la integración logística?

A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

¿Están seguros mis datos en Bling?

Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

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