Bling

¿Qué es un sistema de control de inventarios? [GUÍA]

17/08/2023

¿Qué es un sistema de control de inventarios? Esta es una pregunta común entre los propietarios de pequeñas y medianas empresas que desean una administración más simple, eficiente y precisa de su stock.

Aunque la respuesta es sencilla, muchos emprendedores no saben cómo utilizar los recursos de esta valiosa herramienta a favor de su negocio. Para ayudarte a sacar el máximo provecho de todas funciones, hemos preparado este artículo donde verás:

  • el concepto de sistema de gestión de inventarios;
  • sus beneficios y funciones;
  • un cuadro comparativo con los 5 tipos de seguimiento de stock;
  • consejos prácticos para elegir una plataforma y mejorar los procesos internos.

¿Qué es el control de los inventarios?

Controlar los inventarios significa implementar un conjunto de medidas para asegurar la disponibilidad de los productos de una empresa para sus clientes. Llevarlo a cabo implica hacer conteos regulares con la ayuda de herramientas especializadas, además de crear un flujo estandarizado de inserción de datos.

El proceso también conocido como gestión de stock y sirve para:

  • mantener un equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda de los productos;
  • reducir los costos de almacenamiento;
  • mejorar la eficiencia de la cadena de suministro;
  • tomar decisiones estratégicas.

👉 Te recomendamos leer: ¿Qué es el control de los inventarios? [3 VENTAJAS SORPRENDENTES].

¿Qué es un sistema de control de inventarios?

El concepto se refiere a una solución tecnológica que las empresas utilizan para mantener un seguimiento detallado de su stock.

Su objetivo es brindar visibilidad a los gestores sobre los niveles de productos, para que las necesidades de los clientes sean siempre satisfechas en el momento oportuno.

También conocido como software de inventario, es capaz de unificar procedimientos, técnicas y herramientas de otros proveedores en una práctica interfaz para optimizar el flujo de trabajo.

Deja de perder ventas y dinero por falta o exceso de productos

Un inadecuado control de inventarios puede ocasionarte grandes pérdidas. Con Bling ERP sincroniza tu inventario con tus tiendas online para obtener reportes en tiempo real de manera rápida y sencilla.

Beneficios del sistema de control de inventarios

  • Optimización de la producción de bienes;
  • Aumento de la eficiencia en la cadena de suministro;
  • Reducción de costos de almacenamiento;
  • Prevención de faltantes de stock;
  • Mayor precisión en la gestión de los pedidos de los clientes;
  • Mayor agilidad en el envío de las compras;
  • Mejor relación entre logística y servicio al cliente;
  • Mejora en la toma de decisiones sobre compras y ventas;
  • Aumento de la satisfacción del cliente al tener los productos disponibles;
  • Identificación de productos obsoletos o con baja rotación;
  • Reducción de pérdidas de productos por deterioro;
  • Mayor precisión en la contabilidad de inventarios.

👉 Los beneficios del sistema de control de inventarios son aún mayores cuando lo integra a un software de contabilidad. Lee: 7 tipos de software contable disponibles en México.

Funciones de un software de inventario

  • Informar a las empresas sobre cuántos ítems tienen disponibles, cuánto han vendido y cuánto necesitan producir;
  • Registro de todos los productos y sus detalles, cómo códigos y precios;
  • Seguimiento de los movimientos de stock, incluso a través de diferentes puntos de venta;
  • Control de los pedidos y entregas de productos;
  • Alertas de niveles mínimos y máximos de stock;
  • Generación de informes y estadísticas sobre el inventario.
  • Integración con otros sistemas de la empresa, como facturación y contabilidad.

👉 Ahora que ya sabes qué es un sistema de control de inventarios, quizás te interese dar el siguiente paso y aprender cómo emitir una factura electrónica sin demoras.

Cuadro comparativo: tipos de sistema de seguimiento de inventarios

TIPO DE CONTROLCARACTERÍSTICAS
Periódico– Recuento físico de los productos disponibles regularmente (cada semana, mes, trimestre etc.)
– Suele ser útil para empresas con bajo volumen de ventas.
Perpetuo– Gestión y control de stock en tiempo real
– Suele llevarse a cabo con un software especializado- Recomendado para empresas con alto volumen de ventas
De ciclo– Combina las fortalezas del control de inventario periódico (análisis detalladas en intervalos regulares) y perpetuo (monitoreo automatizado en tiempo real)
ABC– Modelo de control basado en la Ley de Pareto
– Clasifica los productos de una empresa según su importancia relativa en términos de valor monetario y la frecuencia con la que se venden.
JIT– Significa just in time o justo a tiempo
– La empresa produce solo lo que necesita en el momento justo y en la cantidad exacta para satisfacer la demanda del cliente- El objetivo es mantener los niveles de inventario al mínimo posible 

👉 Profundiza tus conocimientos: 5 tipos de control de inventarios para evitar fallas.

¿Cómo elegir herramientas de gestión de inventarios?

  1. Identifica las necesidades específicas de tu empresa –por ejemplo, reducir el tiempo dedicado a actualizar planillas.
  2. Define los objetivos de tu estrategia comercial –por ejemplo, aumentar el volumen de ventas en un 10% en los próximos tres meses.
  3. Evaluar la facilidad de implementación y uso del software. Intenta averiguar cuánto tardará en tener la herramienta funcionando al 100%.
  4. Verifica la compatibilidad con otros sistemas que ya utilizas. Los mejores proveedores pueden conectarse a la pila de tecnología existente.
  5. Estudia las políticas de datos de la plataforma, incluyendo sus técnicas de recopilación, almacenamiento y tratamiento de información sensible.
  6. Analiza si el software es capaz de crecer al ritmo de tu negocio y adaptarse a tus necesidades.
  7. Investiga la disponibilidad del soporte, incluyendo recursos de autoservicios y equipos de atención especializados.
  8. Compara precios y opciones de suscripciones.
  9. Solicitar demos o pruebas gratuitas antes de la compra.

Sumate a Bling, tu sistema de gestión de inventarios

En este artículo aprendiste qué es un sistema de control de inventarios, cuáles son sus funciones y beneficios, además de un cuadro comparativo con los principales tipos. También viste consejos prácticos para elegir tus herramientas y realizar una excelente gestión de stock.

Bling es un ERP que facilita la gestión de diferentes tipos de control de inventarios. Tras el éxito en Brasil, expandimos nuestras operaciones a América Latina y queremos ayudar a empresas como la tuya a simplificar la gestión financiera.

Con nuestra plataforma serás capaz de:

  • Gestionar tu catálogo de productos con eficiencia, para que toda la información sobre los artículos que vendes, incluyendo códigos, descripciones y precios no consuman tu tiempo;
  • Sincronizar tu inventario a través de múltiples canales, para que la disponibilidad de tus productos en tiendas físicas, online y marketplaces esté siempre actualizada;
  • Almacenar datos de clientes y proveedores para optimizar el servicio y generar facturas rápidamente;
  • Emitir informes de stock personalizados según las necesidades de tu empresa.

¡Descubre todas las funcionalidades y los precios de planes de Bling ahora mismo!

Navegacion rapida

    Artículos Relacionados

    ¿Qué hace Bling?

    Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

    ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

    Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

    ¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

    Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

    ¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

    Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

    ¿Cómo puedo contratar un plan?

    Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

    ¿Cuáles son las formas de pago?

    Aceptamos pagos con tarjeta de crédito y débito.

    ¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

    No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

    ¿Hay costos de instalación o configuración?

    No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

    ¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

    Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

    ¿Cómo funciona el soporte?

    Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

    ¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

    Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

    ¿Cómo funciona la integración logística?

    A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

    ¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

    Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

    ¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

    Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

    ¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

    Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

    ¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

    El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

    ¿Están seguros mis datos en Bling?

    Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

    ¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.