¿Qué es un sistema de control de inventarios? Esta es una pregunta común entre los propietarios de pequeñas y medianas empresas que desean una administración más simple, eficiente y precisa de su stock.
Aunque la respuesta es sencilla, muchos emprendedores no saben cómo utilizar los recursos de esta valiosa herramienta a favor de su negocio. Para ayudarte a sacar el máximo provecho de todas funciones, hemos preparado este artículo donde verás:
- el concepto de sistema de gestión de inventarios;
- sus beneficios y funciones;
- un cuadro comparativo con los 5 tipos de seguimiento de stock;
- consejos prácticos para elegir una plataforma y mejorar los procesos internos.
¿Qué es el control de los inventarios?
Controlar los inventarios significa implementar un conjunto de medidas para asegurar la disponibilidad de los productos de una empresa para sus clientes. Llevarlo a cabo implica hacer conteos regulares con la ayuda de herramientas especializadas, además de crear un flujo estandarizado de inserción de datos.
El proceso también conocido como gestión de stock y sirve para:
- mantener un equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda de los productos;
- reducir los costos de almacenamiento;
- mejorar la eficiencia de la cadena de suministro;
- tomar decisiones estratégicas.
👉 Te recomendamos leer: ¿Qué es el control de los inventarios? [3 VENTAJAS SORPRENDENTES].
¿Qué es un sistema de control de inventarios?
El concepto se refiere a una solución tecnológica que las empresas utilizan para mantener un seguimiento detallado de su stock.
Su objetivo es brindar visibilidad a los gestores sobre los niveles de productos, para que las necesidades de los clientes sean siempre satisfechas en el momento oportuno.
También conocido como software de inventario, es capaz de unificar procedimientos, técnicas y herramientas de otros proveedores en una práctica interfaz para optimizar el flujo de trabajo.
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Beneficios del sistema de control de inventarios
- Optimización de la producción de bienes;
- Aumento de la eficiencia en la cadena de suministro;
- Reducción de costos de almacenamiento;
- Prevención de faltantes de stock;
- Mayor precisión en la gestión de los pedidos de los clientes;
- Mayor agilidad en el envío de las compras;
- Mejor relación entre logística y servicio al cliente;
- Mejora en la toma de decisiones sobre compras y ventas;
- Aumento de la satisfacción del cliente al tener los productos disponibles;
- Identificación de productos obsoletos o con baja rotación;
- Reducción de pérdidas de productos por deterioro;
- Mayor precisión en la contabilidad de inventarios.
👉 Los beneficios del sistema de control de inventarios son aún mayores cuando lo integra a un software de contabilidad. Lee: 7 tipos de software contable disponibles en México.
Funciones de un software de inventario
- Informar a las empresas sobre cuántos ítems tienen disponibles, cuánto han vendido y cuánto necesitan producir;
- Registro de todos los productos y sus detalles, cómo códigos y precios;
- Seguimiento de los movimientos de stock, incluso a través de diferentes puntos de venta;
- Control de los pedidos y entregas de productos;
- Alertas de niveles mínimos y máximos de stock;
- Generación de informes y estadísticas sobre el inventario.
- Integración con otros sistemas de la empresa, como facturación y contabilidad.
👉 Ahora que ya sabes qué es un sistema de control de inventarios, quizás te interese dar el siguiente paso y aprender cómo emitir una factura electrónica sin demoras.
Cuadro comparativo: tipos de sistema de seguimiento de inventarios
| TIPO DE CONTROL | CARACTERÍSTICAS |
| Periódico | – Recuento físico de los productos disponibles regularmente (cada semana, mes, trimestre etc.) – Suele ser útil para empresas con bajo volumen de ventas. |
| Perpetuo | – Gestión y control de stock en tiempo real – Suele llevarse a cabo con un software especializado- Recomendado para empresas con alto volumen de ventas |
| De ciclo | – Combina las fortalezas del control de inventario periódico (análisis detalladas en intervalos regulares) y perpetuo (monitoreo automatizado en tiempo real) |
| ABC | – Modelo de control basado en la Ley de Pareto – Clasifica los productos de una empresa según su importancia relativa en términos de valor monetario y la frecuencia con la que se venden. |
| JIT | – Significa just in time o justo a tiempo – La empresa produce solo lo que necesita en el momento justo y en la cantidad exacta para satisfacer la demanda del cliente- El objetivo es mantener los niveles de inventario al mínimo posible |
👉 Profundiza tus conocimientos: 5 tipos de control de inventarios para evitar fallas.
¿Cómo elegir herramientas de gestión de inventarios?
- Identifica las necesidades específicas de tu empresa –por ejemplo, reducir el tiempo dedicado a actualizar planillas.
- Define los objetivos de tu estrategia comercial –por ejemplo, aumentar el volumen de ventas en un 10% en los próximos tres meses.
- Evaluar la facilidad de implementación y uso del software. Intenta averiguar cuánto tardará en tener la herramienta funcionando al 100%.
- Verifica la compatibilidad con otros sistemas que ya utilizas. Los mejores proveedores pueden conectarse a la pila de tecnología existente.
- Estudia las políticas de datos de la plataforma, incluyendo sus técnicas de recopilación, almacenamiento y tratamiento de información sensible.
- Analiza si el software es capaz de crecer al ritmo de tu negocio y adaptarse a tus necesidades.
- Investiga la disponibilidad del soporte, incluyendo recursos de autoservicios y equipos de atención especializados.
- Compara precios y opciones de suscripciones.
- Solicitar demos o pruebas gratuitas antes de la compra.
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En este artículo aprendiste qué es un sistema de control de inventarios, cuáles son sus funciones y beneficios, además de un cuadro comparativo con los principales tipos. También viste consejos prácticos para elegir tus herramientas y realizar una excelente gestión de stock.
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