Saber cómo hacer un balance general es una habilidad básica para sobrevivir en el mundo de los negocios. No importa si tienes una pyme como persona moral o física, o si planeas vender en línea pronto, ¡Esta información te será bastante útil!
Aquí aprenderás qué es y para qué sirve el balance general, así como las cuentas que integran el balance general y cómo realizar este tipo de informe con un ejemplo aterrizado en el e-commerce mexicano.
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💡 Resumen
- Conocer cómo hacer un balance general te permite medir la rentabilidad de tu negocio, tomar decisiones estratégicas basadas en datos y cumplir requisitos legales que facilitan el acceso a crédito, alianzas e inversionistas.
- Los activos, pasivos y patrimonio o capital son las tres cuentas que integran el balance general o estado de situación financiera, por lo que necesitas información actualizada de ventas, contabilidad y flujo de dinero.
- ¿Cómo hacer un balance general o estado de situación financiera de forma sencilla? Registra y suma por separado tus activos y pasivos, incorpora los montos de capital y verifica que se cumpla la fórmula básica: activos = pasivos + capital.
¿Qué es un balance general o estado de situación financiera?
Informe o documento contable que desglosa el panorama financiero de una empresa y muestra de forma clara y ordenada todo lo que posee (activos), lo que debe (pasivos) y lo que realmente le pertenece a los dueños (patrimonio o capital), dentro del período específico analizado.
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¿Para qué sirve el balance general?
Conocer el valor de las cuentas que integran el balance general y verificar que los activos coincidan con la suma de pasivos y capital te permite diagnosticar la salud financiera de tu negocio.
Esto se traduce en beneficios como:
- evaluar la solvencia (identificar si tienes suficiente flujo de caja, si estás sobreendeudado o si tu cobranza es poco eficiente);
- aumentar la transparencia financiera (ver con claridad de dónde vienen tus recursos y en qué se están usando o invirtiendo);
- tomar decisiones estratégicas (analizar tendencias, detectar áreas de mejora y definir objetivos realistas basados en datos);
- mejorar tu reputación financiera (mostrar una “fotografía clara” de tu negocio ante clientes, inversionistas y bancos, facilitando el acceso a crédito y otros tipos de financiamiento).
💡 Dato clave: en 2024, se estima que 15.8 % de las ventas minoristas en México ya se hacen en línea, lo que coloca al país entre el “Top 15” del mundo y como el mercado más fuerte de América Latina en contribución del canal online al retail.
Cuentas que integran el balance general
Para responder a cómo hacer un balance general es importante conocer las cuentas o categorías que componen este documento de control financiero. Estas son las principales:
1. Activos
Todos los recursos y bienes que tiene tu negocio y que tienen un valor económico. Dentro de tu balance general o estado de situación financiera se ven en forma de dinero en caja y bancos, inventarios, cuentas por cobrar, maquinaria, vehículos e inmuebles.
Se dividen en:
- activos corrientes (lo que se convierte en efectivo en menos de un año, como caja, bancos, inventarios);
- activos no corrientes o fijos (lo que usas a largo plazo para operar, como maquinaria, equipo y propiedades).
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2. Pasivos
Deudas y obligaciones que tu negocio tiene con terceros: bancos, proveedores, gobierno u otros acreedores.
Se separan en:
- pasivos corrientes (lo que debes pagar en menos de un año, como proveedores, impuestos y créditos a corto plazo);
- pasivos no corrientes o de largo plazo (préstamos y otras deudas que se pagan en tiempos mayores a un año).
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3. Patrimonio neto
También se llama capital contable y es la parte de la empresa que realmente pertenece a los dueños. Se obtiene con la fórmula:
📌 patrimonio = activos – pasivos.
Incluye el capital aportado por los socios si se trata de una persona moral y las utilidades retenidas (ganancias acumuladas que no se han retirado), y refleja el valor neto de la empresa después de pagar todas sus deudas.
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¿Cómo hacer un balance general?
Crear este tipo de informe es un ejercicio de orden y gestión. Primero debes listar lo que tu negocio tiene, lo que debe y lo que pertenece a los dueños en forma de capital. Luego, aplicar la fórmula del balance general (activos = pasivos + capital) para verificar que los montos sean iguales.
A continuación, los cinco pasos detallados:
1. Define la fecha y reúne la información
Antes de empezar, elige la fecha de corte de tu balance (por ejemplo, 31 de diciembre) y reúne todos los documentos relacionados con las finanzas de tu negocio:
- estados de cuenta bancarios;
- relación de proveedores y deudas;
- listado de inventarios;
- contratos de préstamos o créditos.
Ten en cuenta que todo lo que registres debe corresponder a esa misma fecha, porque el análisis del estado financiero cambia todos los días.
2. Registra y suma los activos
Si trabajas en una plantilla de Excel, haz esto: en la columna izquierda de tu hoja, anota todos los activos, es decir, lo que tu negocio tiene de valor.
Puedes ordenarlos en corrientes y fijos para que sea más fácil rastrearlos. Asegúrate de poner el monto de cada una de las cuentas del balance y luego suma todo para obtener tu total de activos.
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3. Registra y suma los pasivos
En la columna derecha, empieza con los pasivos, es decir, las deudas y obligaciones de tu negocio, divididos también en corrientes y fijos.
A continuación, anota los montos de cada cuenta y súmalos para obtener el total de pasivos.
💡Dato clave: en el segundo trimestre de 2025, solo 35.8 % de las empresas en México reportó contar con crédito bancario al inicio del período, y apenas 14.9 % utilizó nuevos créditos bancarios durante ese trimestre.
4. Registra el patrimonio neto
Después de los pasivos, registra el capital contable, es decir, la parte del negocio que pertenece a los dueños:
- capital aportado por los socios;
- utilidades retenidas o acumuladas;
- otras reservas o aportaciones de capital.
Una vez que tengas identificado cada rubro, suma los conceptos de patrimonio para obtener el total de patrimonio.
5. Aplica la fórmula y verifica las cuentas del balance
Por último, verifica que tu balance esté bien armado con la ecuación contable básica:
📌 patrimonio = activos – pasivos.
Una vez tengas el resultado, revisa que el total de activos (columna izquierda) sea igual a la suma del total de pasivos más el total de patrimonio (columna derecha).
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Ejemplo de para qué sirve el balance general o estado de situación financiera
Imagina que administras una pyme llamada “Café del Pueblo”, que hace su primer balance general al 31 de diciembre de 2025.
Después de seguir los pasos descritos en la sección anterior (listar activos, pasivos, patrimonio y aplicar la fórmula), obtienes lo siguiente:
💰 Activos = $150,000
- efectivo y bancos – $20,000;
- inventarios (café, postres, insumos) – $40,000;
- mobiliario y equipo (máquinas, mesas, sillas) – $90,000.
💸 Pasivos = $60,000
- proveedores – $25,000;
- préstamo bancario a tres años – $35,000.
💲 Patrimonio = $90,000
- aportación de los dueños – $30,000;
- utilidades retenidas – $60,000.
Con estos datos, compruebas la ecuación:
📌 activos ($150,000) = pasivos ($60,000) + patrimonio ($90,000).
A partir de la información, como administrador de “Café del Pueblo” puedes interpretar que:
- no dependes solo de deudas, ya que tienes $90,000 aportados y ganados por los dueños contra $60,000 de obligaciones;
- una buena parte del dinero está en inventario ($40,000), por lo que puedes revisar si hay buena rotación de inventario o si existen productos estancados;
- tienes efectivo suficiente ($20,000) para cubrir tus deudas de corto plazo con proveedores ($25,000), pero también necesitas ajustar un poco tu liquidez;
- al ser positivo, es posible pedir un nuevo crédito para ampliar el local o comprar más equipo.
Si un simple balance ya te da esta claridad sobre tu pyme, imagina lo que puedes lograr con tus ventas, facturas e inventarios siempre ordenados en un sistema integral como Bling.
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