Gestión Empresarial

¿Cómo funciona el sistema ERP en una empresa? Descúbrelo aquí

15/09/2023

Entender cómo funciona el sistema ERP en una empresa puede ser un desafío para las personas que no están familiarizadas con las tecnologías de gestión de recursos.

 

Sin embargo, es un paso fundamental en la vida de cualquier emprendedor que quiera llevar su Pyme al siguiente nivel.

 

La buena noticia es que encontrarás una explicación directa al grano en este artículo, lo que te ayudará a comprender cómo sacar el máximo provecho de esta solución. ¿Empezamos?

 

¿Qué es un sistema ERP?

 

ERP es un acrónimo en inglés que significa Enterprise Resource Planning. En español, el concepto se traduce como Planificación de Recursos Empresariales. Por definición, se trata de una solución tecnológica que centraliza todas las operaciones de una organización con el objetivo de mejorar su eficiencia.

 

Tras estandarizar el flujo de trabajo de la empresa y dar más visibilidad sobre lo que ocurre, este sistema puede integrarse en diferentes departamentos como servicio al cliente, ventas, marketing o finanzas.

 

Además, sirve como punto focal desde el que se desarrollan todos los procesos. Por ejemplo, gestión de inventarios, emisión de facturas, control de producción, gestión de recursos humanos, entre otros.

 

Si quieres profundizar tu conocimiento conceptual sobre el tema, te recomendamos leer: ¿Qué son los sistemas ERP? Guía completa para entenderlos.

 

¿Para qué sirve un sistema ERP?

 

Un sistema ERP sirve para:

 

  • estandarizar el flujo de trabajo en una compañía;
  • automatizar tareas repetitivas, como el envío de recordatorios o el llenado de facturas;
  • facilitar la gestión de inventario y el control de niveles de stock;
  • registrar y monitorear transacciones financieras con mayor precisión;
  • simplificar la creación y finalización de informes financieros;
  • llevar a cabo un control ordenado de las cuentas por pagar y por cobrar;
  • manejar información de clientes, proveedores y empleados en una base de datos única;
  • brindar un servicio ágil y contextual, dentro y fuera de la empresa;
  • realizar un seguimiento preciso y objetivo de los procesos desarrollados en diferentes departamentos;
  • entre otras funciones.

 

Lee también: Mejora tu eficiencia con un sistema ERP para Pymes.

 

¿Cuáles tipos de ERP existen?

 

Hay cinco tipos de ERP:

 

  • ERP On-Premise

 

Alojado en los servidores locales de la empresa que lo adquirió, promueve opciones avanzadas de personalización a sus usuarios. Suele ser utilizado por enterprises.

 

  • ERP en la nube

 

Se trata de un software como servicio (SaaS), alojado en la nube del proveedor, a quien pagas por el derecho de usar los recursos del sistema. Su gran ventaja es el acceso remoto y las actualizaciones automáticas. Suele ser utilizado por Pymes.

 

  • ERP Open Source

 

Es una plataforma de código fuente abierto, que las empresas pueden consultar y customizar según sus necesidades de planificación de recursos. Puede ser gratuita o no.

 

  • ERP Vertical

 

Es un tipo de software ERP diseñado específicamente para una industria o sector en particular. Por ejemplo, para una food tech.

 

  • ERP Modular

 

Es una solución dividida en módulos independientes que se pueden integrar según las necesidades. Aunque sea buena para empresas que solo necesitan un par de recursos, puede generar una experiencia fragmentada para quienes necesitan una herramienta más holística.

 

¿Cuáles son los pilares del funcionamiento de un software de gestión empresarial?

 

El funcionamiento de un software de gestión empresarial depende de cinco elementos:

 

  • Integración

 

En el manejo de sistemas ERP, lo que se busca es la centralización de procesos de diferentes áreas de una empresa. El objetivo es reducir los silos (es decir, la fragmentación de flujos) para aumentar la eficiencia y brindar más visibilidad para los usuarios.

 

  • Automatización

 

Otra característica destacada de un software ERP es su capacidad de reducir la carga de trabajo manual al automatizar procesos repetitivos. Puede, por ejemplo, generar facturas y enviar recordatorios para que los clientes te paguen de manera automática.

 

  • Flujos de trabajo estructurados

 

Estudios sugieren que la pérdida de productividad debido a la fatiga cuesta $1967 por empleado.

 

La buena noticia es que puedes evitar este escenario al establecer flujos de trabajo estandarizados, con procedimientos claros y políticas internas que faciliten la ejecución de tareas.

 

Además de asegurar la consistencia de los procesos, también impulsará la eficiencia del equipo sin fatigar a los empleados.

 

  • Informes y análisis

 

Cuando aprendes cómo funciona el sistema ERP en una empresa, es posible que notes la importancia de los recursos analíticos. La capacidad de recopilar, almacenar, procesar y elaborar insights es valiosa para las Pymes.

 

  • Control de acceso y medidas de seguridad

 

No todos los empleados de tu empresa deben tener acceso a toda la información, especialmente a los datos confidenciales, como los contactos de los clientes o las cuentas bancarias de tu negocio.

 

Por lo tanto, es crucial que la herramienta elegida promueva el control de acceso y medidas de seguridad para evitar inconvenientes.

 

¿Cómo funciona el sistema ERP en una empresa?

 

Si nunca has visto la operación de un software ERP, no te preocupes. Te lo vamos a explicar paso a paso.

 

Al acceder al sistema de gestión de planificación de recursos empresariales, verás una interfaz donde podrás iniciar sesión y acceder a un panel de control con varias opciones. Por ejemplo:

 

  • finanzas;
  • recursos humanos;
  • compras y ventas;
  • producción;
  • control de stock;
  • logística y distribución;
  • servicio al cliente.

 

Según tu rol o permisos asignados a tu usuario, podrás acceder a los módulos correspondientes a tu área de trabajo.

 

Por ejemplo, si estás encargado de la gestión de nómina, es posible que tengas acceso al módulo de Finanzas y de Recursos Humanos, donde encontrarás las herramientas para registrar el sueldo, calcular impuestos y programar las transferencias a los colaboradores.

 

Además, serás capaz de ingresar y buscar información, generar informes, hacer seguimiento de actividades, coordinar tareas y colaborar con otros usuarios en tiempo real. Genial, ¿no?

 

Impulsa la productividad de tu empresa con Bling

 

En este artículo aprendiste cómo funciona el sistema ERP en una empresa, cuáles son las herramientas que lo componen y los pilares de su uso.

 

Si crees que podrías beneficiarte de las ventajas de una plataforma de gestión de recursos empresariales, Bling puede ayudarte. Tras nuestro éxito en Brasil, llegamos a México para potenciar negocios de todos los tamaños con nuestro software, que te permite:

 

  • Simplificar el manejo de procesos, con la automatización de tareas repetitivas;
  • Controlar eficientemente tus inventarios;
  • Mantener tu stock al día en diferentes plataformas, incluyendo Amazon y Mercado Libre;
  • Mejorar la comunicación entre colaboradores, clientes y proveedores;
  • Tener acceso a informes y análisis en tiempo real.

 

¡No esperes más! Visite nuestra página de planes y precios para descubrir cómo Bling puede ayudarte a alcanzar el éxito empresarial que deseas.

 

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    ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

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    Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

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    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.