Gestión Empresarial

Cómo integrar sistemas de gestión en 5 pasos [GUÍA]

12/09/2023

La transformación digital ha cambiado drásticamente la forma en que las empresas realizan sus operaciones. Cada día que pasa, más sistemas, aplicaciones y plataformas se incorporan al flujo de trabajo con la esperanza de hacerlo más práctico.

 

Si alguna vez has querido que todas las herramientas funcionen en armonía, es hora de aprender cómo integrar sistemas de gestión. En este artículo verás:

 

  • la definición y la importancia de la integración de procesos;
  • los beneficios y los métodos de unificación;
  • un paso a paso con estrategias para implementar sistemas integrados de gestión;
  • una herramienta que puede hacerte la vida más fácil.

 

¿Qué es la integración de procesos?

 

El concepto se refiere a la acción de conectar diferentes actividades de una organización para mejorar su eficiencia. Puede implicar la unificación de herramientas, sistemas, personas, departamentos, proveedores, entre otros.

 

En el contexto de la integración de software empresarial, el objetivo es crear un ambiente de trabajo productivo, colaborativo y eficiente. Con todos los puntos de contacto operando en sincronía, aumentan las posibilidades de anticipar problemas, oportunidades y tendencias.

 

¿Por qué integrar sistemas de gestión?

 

De acuerdo con un estudio reciente, las empresas utilizan, en promedio, 1.061 aplicaciones diferentes –sin embargo, menos de un tercio están integradas en los sistemas existentes.

 

Este es un problema grave, porque hace que las organizaciones tengan un flujo de trabajo fragmentado, ineficiente y propenso a errores.

 

En efecto, la desintegración puede socavar la comunicación interna y aumentar los conflictos laborales que, a su vez, pueden reflejarse en un mal servicio al cliente.

 

Para que te hagas una idea, el 70% de los clientes espera que cualquier persona con la que se relacione tenga el contexto completo. Si esta expectativa no se cumple, no dudarán en buscar a tus competidores.

 

Beneficios de integrar sistemas de gestión

 

  • Equipo colaborativo: Un ambiente de trabajo integrado mejora la comunicación entre los profesionales, lo que fortalece la cultura organizacional y genera sentido de pertenencia.
  • Operaciones eficientes: Al aprender cómo integrar sistemas de gestión, dejas de perder tiempo en tareas repetitivas y logras automatizar procesos frecuentes.
  • Reducción de errores: En algunas industrias, como la ciberseguridad, los errores humanos representan más del 90% de los problemas operativos. Si no quieres que esta sea tu realidad, es fundamental comprender cómo utilizar la tecnología a tu favor.
  • Mayor productividad: Cuando los empleados no tienen que cambiar entre diferentes herramientas, tienen más tiempo para concentrarse en su trabajo y generar resultados para tu negocio.

¿Cuáles son los métodos utilizados para integrar sistemas de gestión?

 

Al planificar la integración de sistemas de gestión de procesos, las empresas pueden adoptar cuatro perspectivas.

 

  • Unificación de aplicativos: se trata de hacer que todas las apps utilizadas por una organización compartan conocimiento útil en el mismo lugar.
  • Integración de procesos: en este caso, la idea es mejorar la forma en que las personas realizan sus actividades, por lo que el foco estará en las rutinas de trabajo.
  • Reunión de datos: aquí, el objetivo es evitar que se pierdan datos valiosos por la falta de una estrategia centralizada de recolección, almacenamiento, tratamiento y análisis.
  • Conexión de dispositivos: también conocido como interoperabilidad, este tipo de integración busca que los aparatos tecnológicos (computadoras, servidores, plataformas y sistemas) operen de manera coherente entre sí.

 

Ahora que ya sabes cuáles son los métodos utilizados para integrar sistemas de gestión, te recomendamos leer: 5 tipos de control de inventarios para evitar fallas.

 

¿Cómo integrar sistemas de gestión?

 

  • Define lo que quieres integrar

 

Las mejores estrategias para implementar sistemas integrados de gestión empiezan por un elemento básico: las necesidades de la empresa. Dictarán no solo las características esenciales de la plataforma unificadora, sino también el método ideal para hacer avanzar este proceso.

 

  • Evalúa las opciones disponibles en el mercado

 

Una vez que tienes claras tus necesidades, es hora de establecer un presupuesto y buscar proveedores en el mercado. Recuerda que existen soluciones para empresas de todos los tamaños, pero la herramienta elegida debe ser capaz de crecer al ritmo de tu negocio.

 

  • Asigna responsables por la integración

 

No importa si tienes 5, 10 o 200 empleados. Es fundamental que al menos un profesional se encargue de supervisar el proceso de integración de herramientas, procesos y personas.

 

Con un seguimiento cuidadoso, es posible tomar decisiones estratégicas en el momento adecuado, además de prevenir la escalada de cualquier problema o adversidad.

 

  • Establece métricas de éxito

 

También conocido como Key Performance Indicators (KPI), los indicadores clave de rendimiento te ayudan a tener un parámetro objetivo acerca del desempeño de los procesos y profesionales.

 

En la práctica, será útil establecer un ‘antes y un después’ de la integración. Estas son cifras que te ayudarán a saber, por ejemplo:

 

  • cuál es el volumen de pedidos a través de cada canal de venta;
  • cuántos tratos cerró cada vendedor;
  • en cuánto % aumentó la eficiencia de los procesos;
  • cuánto tarda un cliente en ser atendido, entre otros.

 

  • Implementa medidas de mejora continua

 

Después de integrar los sistemas de gestión, puedes utilizar los KPI establecidos para monitorear el desarrollo de tu empresa e identificar oportunidades de mejora. Así, tu negocio estará siempre a la vanguardia de las mejores prácticas.

 

Sumate a Bling, tu software de integración de gestión de recursos

 

En este artículo aprendiste qué es la integración de procesos, por qué es importante y cuáles son las ventajas de llevarla a cabo. También viste los principales métodos de unificación y un paso a paso sencillo de cómo integrar sistemas de gestión.

 

Si necesitas ayuda, Bling puede echarte una mano. Tras nuestro éxito en Brasil, expandimos nuestras operaciones a América Latina y queremos hacer que negocios como el tuyo simplifiquen la gestión empresarial.

 

Con nuestra plataforma serás capaz de:

 

  • Unificar la comunicación con los empleados, clientes y proveedores en una interfaz amigable;
  • Reunir y automatizar el proceso de emisión, envío y almacenamiento de facturas en un único lugar;
  • Integrar el proceso de facturación con marketplaces, como Amazon y Mercado Libre;
  • Ganar visibilidad sobre el estado de tu stock.

 

¿Listo para aprovechar los beneficios de integrar sistemas de gestión? Consulta nuestros planes y precios.

Navegacion rapida

    Artículos Relacionados

    ¿Qué hace Bling?

    Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

    ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

    Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

    ¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

    Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

    ¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

    Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

    ¿Cómo puedo contratar un plan?

    Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

    ¿Cuáles son las formas de pago?

    Aceptamos pagos con tarjeta de crédito y débito.

    ¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

    No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

    ¿Hay costos de instalación o configuración?

    No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

    ¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

    Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

    ¿Cómo funciona el soporte?

    Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

    ¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

    Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

    ¿Cómo funciona la integración logística?

    A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

    ¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

    Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

    ¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

    Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

    ¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

    Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

    ¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

    El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

    ¿Están seguros mis datos en Bling?

    Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

    ¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.