Gestión Empresarial

Sistema de gestión empresarial: 4 usos prácticos para Pymes

28/09/2023

Si eres dueño de una pequeña empresa con pocos empleados, la gestión efectiva de todas las operaciones puede resultar abrumadora.

 

Este sentimiento puede volverse aún más intenso cuando se tiene en cuenta el alto nivel de competitividad en el mercado y la necesidad de mantenerte relevante a los ojos de los clientes.

 

La buena noticia es que existe una solución para este desafío: el sistema de gestión empresarial. Esta herramienta integrada te ayuda a ordenar los flujos de trabajo e impulsar la productividad, desde el control de inventario hasta el envío automatizado de facturas.

 

En este artículo verás:

 

  • la definición, el objetivo y la importancia de un sistema ERP;
  • las ventajas de implementarlo en tu empresa;
  • las principales funciones que pueden hacerte la vida más fácil.

¿Qué es un sistema de gestión empresarial?

 

Se puede describir el concepto como un software que una empresa utiliza para coordinar, controlar, ejecutar y evaluar una serie de procedimientos.

 

Otra definición posible para un sistema de gestión empresarial es entenderlo como una combinación de herramientas y prácticas adoptadas por una organización para alcanzar sus objetivos estratégicos.

 

En ambos casos, su utilización implica establecer una estructura que facilite la administración de los procesos de manera simple y efectiva.

 

Si quieres profundizar tu conocimiento conceptual sobre el tema, te recomendamos leer: ¿Qué es un sistema de gestión? Guía introductoria para Pymes.

 

¿Qué es un sistema de ERP?

 

El término ERP, que significa Planificación de Recursos Empresariales en español, se refiere a un tipo de software que permite centralizar todas las operaciones de una organización en una sola plataforma. Su objetivo es aumentar la productividad y proporcionar una mayor visibilidad de los procesos.

 

En muchos casos, sistema de ERP y sistema de gestión empresarial suelen ser sinónimos.

 

En el caso de las pequeñas y medianas empresas, un sistema de gestión empresarial puede adaptarse a sus necesidades específicas, teniendo en cuenta las ganas de crecer y las limitaciones presupuestarias que suelen existir.

 

Por ejemplo, es posible integrar funciones como gestión de inventario, compras, ventas, recursos humanos y producción.

 

Descubre cómo mejorar tu eficiencia con un sistema ERP para Pymes.

 

¿Cuál es el objetivo principal de la gestión empresarial?

 

El propósito de un sistema de gestión empresarial ERP es estandarizar el flujo de trabajo, mejorar la eficiencia del equipo y reducir el desperdicio de recursos. También facilita la toma de decisión informada e impulsa la mejora continua de procesos.

 

Los resultados de implementar este tipo de herramientas son tan expresivos que los estudios indican que el 6 de cada 10 empresas planean implementar ERP en los próximos tres años.

 

¿Cuál es la importancia de un sistema de gestión empresarial ERP?

 

Para los pequeños y medianos negocios, un sistema de gestión empresarial es importante para centralizar todas las operaciones en una sola plataforma. Esto permite una gestión eficiente de recursos valiosos (como tiempo, dinero y personas), además de mejorar la productividad.

 

Te damos un ejemplo. La mayoría de los software ERP permite que los usuarios automaticen tareas repetitivas, como la emisión y el envío de facturas para sus clientes.

 

Si tienes en cuenta solo este aspecto de la herramienta, los datos ya son sorprendentes: te pueden resultar en un ahorro de costes de hasta un 75%, según Forbes.

 

Lee también: ¿Cómo utilizar el sistema ERP y maximizar tu eficiencia?

 

Ventajas de un sistema de gestión empresarial

 

El sistema de gestión empresarial ERP proporciona beneficios como:

  • la disminución de las tareas manuales;
  • el ahorro de tiempo y costos;
  • el aumento de la eficiencia y productividad;
  • el acceso a datos y análisis en tiempo real;
  • la mejora en la toma de decisiones;
  • la reducción de errores.

 

Funciones comunes de un sistema ERP

 

  • Control de inventario

 

Una de las principales características de un sistema de gestión empresarial es el control de inventarios, lo que implica el registro de productos, seguimiento de salida de artículos, alertas de necesidad de reposición, entre otros.

 

Su gran utilidad radica en que automatiza tareas que consumen mucho tiempo, como el control del nivel de existencias. En herramientas avanzadas, incluso es posible obtener informes detallados sobre los productos más vendidos de tu tienda.

 

  • Facturación

 

Otra función de un sistema ERP es ayudar a las empresas con el proceso de facturación, incluyendo:

 

  • centralización de la recepción de órdenes de venta;
  • recopilación de todos los datos necesarios para la generación de una factura;
  • la emisión y el envío automatizado por correo electrónico para los clientes.

 

  • Registro de proveedores

 

Si alguna vez te has sentido aturdido buscando información sobre tus proveedores en diferentes canales, el sistema de gestión empresarial puede solucionar este problema. Al reunir toda la información en un solo lugar, ahorras un tiempo valioso en tu trabajo diario.

 

De esa manera, puedes crear un registro estandarizado de tus proveedores y mantenerlo actualizado con solo unos pocos clics.

 

  • Integraciones logísticas

 

Por último, el sistema de gestión empresarial también es capaz de integrar tu tienda con los marketplaces para expandir tu exposición a nuevos clientes y aumentar tus oportunidades de ventas.

 

Quizás te interese: ¿Cómo funciona el sistema ERP en una empresa? [GUÍA COMPLETA]

 

Conoce Bling, tu plataforma de gestión completa

 

Como viste, el sistema de gestión empresarial puede ayudarte desde la planificación de recursos hasta la ejecución de procesos. Sin embargo, para aprovechar al máximo la productividad y eficiencia que esta herramienta puede brindarte, necesitas dar el siguiente paso.

 

Bling es un ERP que facilita la emisión de facturas, además de integrarse con las principales plataformas de comercio electrónico y marketplaces. Tras nuestro éxito en Brasil, expandimos nuestras operaciones a América Latina y queremos ayudar a negocios como el tuyo a simplificar la gestión empresarial.

 

Con nuestra plataforma serás capaz de:

 

  • Gestionar tu catálogo de productos con facilidad;
  • Reunir información sobre clientes y proveedores en un solo lugar;
  • Emitir, enviar y administrar diferentes tipos de factura;
  • Generar informes sobre tus operaciones.

 

Si te parece útil, consulta todas las funciones y los planes disponibles.

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    ¿Qué hace Bling?

    Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

    ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

    Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

    ¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

    Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

    ¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

    Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

    ¿Cómo puedo contratar un plan?

    Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

    ¿Cuáles son las formas de pago?

    Aceptamos pagos con tarjeta de crédito y débito.

    ¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

    No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

    ¿Hay costos de instalación o configuración?

    No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

    ¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

    Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

    ¿Cómo funciona el soporte?

    Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

    ¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

    Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

    ¿Cómo funciona la integración logística?

    A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

    ¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

    Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

    ¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

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    ¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

    Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

    ¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

    El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

    ¿Están seguros mis datos en Bling?

    Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

    ¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.