Si deseas tener más control sobre las entradas y salidas de productos de tu empresa, considera un sistema de inventario en Excel. Al fin y al cabo, es una opción relativamente sencilla, barata y asequible que puede tener un impacto muy positivo en tu negocio.
En este artículo te explicaremos en qué consiste el control de stock en Excel, cuál es el formato más común de un inventario, cuáles son los pros y contras de hacer el seguimiento con este programa y paso a paso para aplicarlo de forma sencilla.
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💡 Resumen
- Un sistema de inventario en Excel profesional debe incluir códigos de producto, categorías, almacenes, stock mínimo, costos, entradas, salidas y fechas, además de pestañas separadas para productos, movimientos, alertas y reportes de inventario.
- Saber cómo crear una hoja de inventario para Excel te da una solución económica para pymes y emprendedores, ya que no requiere entrenamientos complejos ni equipos especializados.
- Un sistema de ventas e inventario en Excel gratis es un buen punto de partida, pero a medida que el negocio crece lo ideal es migrar a un software de gestión integral como Bling, que automatiza procesos, centraliza datos y mantiene un control de inventarios ágil y ordenado.
¿Qué es un sistema de inventarios en Excel?
Se refiere a la utilización de la herramienta de hojas de cálculo de Microsoft para administrar el flujo de productos de una empresa. Por definición, trata de registrar las entradas y salidas de artículos para asegurar que los niveles de existencias estén actualizados.
El objetivo de una hoja de inventario de Excel es optimizar el control de productos e impulsar la productividad mediante la automatización de tareas y el uso de funciones.
Los recursos de análisis de datos, como funciones y tablas dinámicas, facilitan la visualización de información numérica y simplifican la toma de decisiones basada en hechos.
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Ejemplo de uso de un sistema de inventarios en Excel
María vende tazas de cerámica en línea. Como las produce a mano y además tiene un trabajo de tiempo completo, solo vende tres o cuatro al mes.
Cada vez que compra materiales o vende una taza, registra la fecha, la cantidad, el costo y el stock actualizado en su plantilla de inventarios gratis en Excel. Así mantiene el control de existencias y sabe exactamente cuántas tazas puede ofrecer en su tienda online.
¿Cómo crear una hoja de inventario en Excel?
El formato de inventario más común es una tabla, donde las columnas representan los diferentes atributos del producto (nombre, descripción, cantidad, precio y ubicación) y las filas indican las entradas individuales de cada artículo.
Como te interesa aprender cómo crear una hoja de inventario en Excel, quizás te preguntes cuál es el modelo ideal –a lo que te respondemos: el que se adapta a las necesidades específicas de tu negocio.
A continuación te brindamos un ejemplo sencillo para que te inspires.
| Producto | Número de Serie | Cantidad | Costo Unitario | Ubicación |
| Producto A | 001 | 39 | $8 | Almacén 1 |
| Producto B | 002 | 84 | $12 | Almacén 4 |
| Producto C | 003 | 29 | $16 | Almacén 2 |
| Producto D | 004 | 16 | $20 | Almacén 3 |
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💡Pro tip: un sistema de ventas e inventario en Excel gratis más profesional incluye otros ítems como códigos, categorías, almacenes, stock mínimo, costos, y fecha de movimiento.
Así como diferentes pestañas para llevar un registro de productos, movimientos y proveedores que permita fijar alertas y generar reportes.
¿Cuáles son los pros y contras de un sistema de inventario en Excel?
🌟 Ventajas de un sistema de inventario en Excel
- Accesibilidad: Excel es un programa que está disponible en la mayoría de las computadoras, lo que facilita su acceso a empresas de todos los tamaños. También existen soluciones gratuitas con recursos similares, como Google Planillas.
- Personalización: si buscas flexibilidad para adaptar el control de inventario según las necesidades específicas de tu empresa, Excel es una hoja en blanco que te brindará esta posibilidad.
- Automatización de cálculos: hay numerosas fórmulas y funciones que puedes usar para automatizar operaciones (como sumas, porcentajes, margen de beneficio), lo que ahorra tiempo y reduce errores humanos.
- Análisis y reportes de inventario: con unos pocos clics eres capaz de analizar datos, generar gráficos y crear informes personalizados.
💡Dato clave: en México, el e-commerce ya mueve casi $790 mil millones de pesos al año y más de 67 millones de personas compran en línea.
⚠️ Desventajas de un sistema de inventario en Excel
- No crece al ritmo de tu negocio: a medida que el volumen de productos o transacciones aumenta, puede volverse menos eficiente y difícil de manejar.
- Actualización manual: requiere esfuerzo manual y tiempo para ingresar y modificar los datos.
- Hay riesgo de errores humanos: una consecuencia del punto anterior es la propensión a errores si los datos se ingresan incorrectamente o las fórmulas no se actualizan adecuadamente.
- No está sincronizado en tiempo real con tu stock: si utilizas la versión de escritorio de Excel, el archivo actualizado y sus cambios solo estarán disponibles en la computadora en que fue creado.
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¿Cómo llevar un sistema de inventario en Excel?
Si sabes cómo crear una hoja de inventario de Excel (abre el programa, da clic en “Libro en blanco” y dale nombre a la hoja), el resto es mecánica: solo es seguir pasos y llenar datos.
1. Crea un archivo en Excel
El primer paso es configurar una hoja de cálculo con columnas para los atributos relevantes de tus productos. Por ejemplo, nombre, número de serie, cantidad, costo unitario y ubicación en tu almacén o depósito.
👉 Para un manejo aún más efectivo, te recomendamos aplicar el más básico de los sistemas de control de inventarios: ¿cómo se calcula el ABC?
2. Ingresa los datos de inventarios
En las celdas correspondientes, ingresa los datos según lo que sucede en tu inventario. Si tienes en cuenta las categorías que mencionamos, tendrías algo así:
- en la columna “Producto“, registra los nombres de lo que vendes;
- en la columna “Cantidad“, informa las cantidades disponibles;
- en la columna “Costo Unitario”, indica el costo de cada producto;
- y así sucesivamente.
💡 Pro Tip: crea códigos SKU para tus productos combinen categoría, subcategoría, número correlativo. Por ejemplo, “TZA-CR-001” para “taza cerámica 001”. Luego puedes usar la función “BUSCARV” o “BUSCARX” para traer automáticamente nombre, categoría o precio a otras hojas.
3. Usa fórmulas para automatizar algunos cálculos
Para actualizar los niveles de inventario rápidamente, puedes usar fórmulas y funciones. Por ejemplo, si deseas obtener el valor total del inventario, puedes utilizar la fórmula “=CANTIDAD * COSTO UNITARIO en una columna adicional.
Si la cantidad está en la columna B y el costo unitario en la columna D, la fórmula sería “=B2*D2”. Si los datos están en celdas diferentes de estas, simplemente adapta la cuenta. ¡El razonamiento es simple!
💡 Pro tip: una forma sencilla de definir el stock mínimo es calcular el consumo promedio diario por días de reposición, más un pequeño colchón de seguridad. El máximo puede ser dos o tres veces ese mínimo, según tu espacio de almacenamiento y tu flujo de caja.
4. Aprovecha el formato condicional para hacer control de stock
Una excelente funcionalidad de Excel es el formato condicional, que te permite configurar reglas que cambien el color de fondo de una celda ante una situación determinada.
🚀 Ejemplo: Ana vende playeras personalizadas y definió un stock mínimo de 10 unidades para cada modelo. Con la fórmula “=B2<=C2”, donde:
- stock actual en la columna B;
- stock mínimo en la columna C.
Luego aplicó esa regla al rango de stock actual (por ejemplo, B2:B200) y lo configuró para que, cuando el valor sea menor o igual al inventario mínimo, la celda se pinte de rojo.
De esta manera, cada vez que una playera baja de 10 unidades, Excel la resalta automáticamente y Ana sabe que es momento de reabastecerse.
5. Genera informes y análisis
Si quieres descubrir cuáles son los productos más vendidos o cuál es el valor total del inventario de manera muy visual, puedes crear tablas dinámicas en pocos clics.
💡 Dato clave: según un estudio de IHL Group, los errores de inventario (faltantes y sobrestock) le cuestan a los retailers alrededor de 1.77 billones de dólares al año a nivel mundial.
📹 Descubre algunas prácticas a evitar cuando eres emprendedor:
Errores comunes al usar hojas de inventario de Excel
A continuación, algunas prácticas que debes evadir si te interesa llevar tu inventario en Excel:
- ❌ no actualizar el stock a tiempo (olvidar el registro de entradas y salidas y trabajar siempre con datos desfasados);
- ❌ tener varias versiones del archivo (guardar copias en diferentes computadoras o correos y no saber cuál es la hoja oficial);
- ❌ no definir stock mínimo y máximo (solo reaccionar cuando el producto ya se agotó o hay sobreinventario);
- ❌ usar descripciones en lugar de códigos únicos (dificultar la búsqueda, el análisis y los informes);
- ❌ no migrar a un sistema de gestión cuando el negocio crece (mantener todo en Excel aun cuando ya hay más productos, más canales de venta y más sucursales, lo que aumenta errores y pérdida de ventas por falta de stock).
¡Es momento de dar el paso! Simplifica tu día a día y crece con proyección con la ayuda de una herramienta de gestión.
¡Pásate a un sistema para controlar tu inventario como Bling!
Como viste, un sistema de inventario en Excel se queda corto cuando tu negocio crece. Con Bling, en cambio, puedes:
- sincronizar el inventario en tiempo real en todos tus canales de venta;
- centralizar tu catálogo con códigos, descripciones, variaciones y precios;
- registrar la composición de productos y sus insumos sin fórmulas complicadas;
- generar reportes y análisis en segundos con la información ya registrada;
- emitir órdenes de compra para documentar todas las adquisiciones de tu negocio;
- automatizar movimientos de inventarios según su estatus en el sistema;
- además de facturar, integrar con marketplaces, e-commerces y servicios logísticos, así como administrar órdenes de venta sin complicaciones.
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