Vendiste cinco piezas en Mercado Libre, dos por WhatsApp y una en tu tienda en línea. ¿Cuántas te quedan y cuánto te costaron? Si para responder abres tres pestañas y una hoja de cálculo, un kardex de inventario te va a ahorrar muchos dolores de cabeza.
No es una herramienta exclusiva de contadores ni de grandes empresas. Es una tabla ordenada, producto por producto, que cuenta la historia de cada movimiento. En este artículo te explicamos cómo armarla desde cero.
💡 Resumen:
- El kardex de inventario es el registro de entradas, salidas y saldo de cada producto, con cantidades y costos.
- Una tarjeta kardex lleva fecha, concepto, entradas, salidas y saldo, y se lleva por producto o SKU.
- Con el método PEPS, lo primero que compras es lo primero que sale, y así se valora cada venta.
- Si vendes en varios canales, centralizar el kardex evita sobreventas y diferencias de inventario.
¿Qué es un kardex de inventario?
Un kardex de inventario es el registro detallado de todas las entradas, salidas y el saldo de un producto. Cada vez que compras, vendes, devuelves o das de baja mercancía, anotas el movimiento y recalculas lo que queda.
Con un kardex bien llevado puedes consultar en cualquier momento:
- las fechas de cada movimiento;
- las cantidades que entraron y salieron;
- el costo de cada unidad y el valor total de la mercancía;
- el tipo de movimiento (compra, venta, devolución o merma);
- las existencias disponibles en ese momento.
La diferencia con un conteo de inventario es simple: el conteo te dice qué tienes hoy; el kardex te dice cómo llegaste ahí. Esa historia te permite detectar faltantes, calcular tu costo de ventas y decidir cuándo volver a comprar.
¿Qué información debe contener una tarjeta de control de inventario kardex?
La tarjeta de control de inventario kardex es el formato donde registras esos movimientos. Puede ser física, una hoja de Excel o un módulo dentro de un sistema de gestión. Lo importante es que tenga estos campos básicos:
- Fecha: el día en que ocurrió el movimiento.
- Concepto o movimiento: inventario inicial, compra, venta, devolución o ajuste.
- Entradas: cantidad, costo unitario y valor total de lo que ingresa al almacén.
- Salidas: cantidad, costo unitario y valor total de lo que sale.
- Saldo: cantidad, costo y valor de lo que queda disponible después del movimiento.
Un detalle que hace toda la diferencia: lleva una tarjeta por producto o por SKU. Si vendes una playera en tres tallas y dos colores, son seis SKU y seis tarjetas. Mezclarlas en un solo registro es la forma más rápida de perder el control.
👉 Lee también: Control de inventarios: qué es y cómo Bling lo hace más sencillo.
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¿Qué es un kardex de inventario PEPS?
El kardex de inventario PEPS usa el método Primeras Entradas, Primeras Salidas. La lógica es la de una fila: las unidades que compraste primero son las primeras que salen cuando vendes.
En la práctica, cada salida se valora con los costos de las existencias más antiguas. Lo que te queda en el almacén, en cambio, queda registrado con los costos más recientes.
PEPS es muy útil si vendes productos perecederos, con fecha de caducidad o que pierden valor con el tiempo, como cosméticos, alimentos, suplementos o tecnología.
Además, es uno de los métodos de valuación que reconoce el artículo 41 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, junto con el costo identificado, el costo promedio y el detallista. Si tienes dudas sobre cuál te conviene, consúltalo con tu contador, porque cambiar de método después tiene implicaciones fiscales.
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¿Cómo hacer un kardex de inventario paso a paso?
- Identifica el producto o SKU que vas a controlar y abre una tarjeta solo para él.
- Registra las existencias iniciales: cuántas unidades tienes y cuánto te costó cada una. Si no lo sabes con certeza, haz un conteo físico antes de empezar.
- Anota cada compra o entrada con su fecha, cantidad y costo unitario.
- Registra las ventas, consumos y otras salidas, incluidas devoluciones a proveedores y mermas.
- Aplica el método de valoración elegido (PEPS, costo promedio u otro) para asignar el costo a cada salida.
- Calcula el nuevo saldo después de cada movimiento, en cantidad y en valor.
- Compara periódicamente el kardex con el inventario físico. Si los números no coinciden, investiga la diferencia antes de que crezca.
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Ejemplo de kardex de inventario con método PEPS
Para que veas cómo cambian las entradas, las salidas y el saldo, este ejemplo de kardex de inventario usa un solo producto y pocos movimientos.
Imagina que vendes termos de acero de 500 ml (SKU TER-500) y en marzo pasa esto:
- 1 de marzo: tienes 10 termos en inventario, comprados a $80 cada uno.
- 5 de marzo: compras 20 termos más, ahora a $90.
- 12 de marzo: vendes 15 termos.
- 20 de marzo: compras 10 termos a $95.
| Fecha | Concepto | Entrada: cant. | Entrada: costo u. | Entrada: valor | Salida: cant. | Salida: costo u. | Salida: valor | Saldo: cant. | Saldo: valor |
| 01/03 | Inventario inicial | 10 | $80 | $800 | 10 | $800 | |||
| 05/03 | Compra | 20 | $90 | $1,800 | 30 | $2,600 | |||
| 12/03 | Venta (capa de $80) | 10 | $80 | $800 | 20 | $1,800 | |||
| 12/03 | Venta (capa de $90) | 5 | $90 | $450 | 15 | $1,350 | |||
| 20/03 | Compra | 10 | $95 | $950 | 25 | $2,300 |
Fíjate en la venta del 12 de marzo. Con PEPS, primero salen los 10 termos más antiguos ($80) y después 5 de la segunda compra ($90). Por eso la salida se divide en dos renglones y el costo de esa venta es de $1,250.
Al cierre del mes te quedan 25 termos con un valor de $2,300: 15 de la compra a $90 y 10 de la compra a $95. Ese es el número que deberías encontrar si cuentas físicamente tu almacén.
👉 Lee también: Gestión de inventario multicanal: ¿cómo vender más sin estrés?
¿Cómo llevar el kardex si vendes en comercio electrónico y marketplaces?
Cuando vendes por un solo canal, actualizar la tarjeta a mano es posible. El reto llega cuando tu negocio de comercio electrónico crece y vendes al mismo tiempo en tu tienda en línea, en redes sociales y en marketplaces como Amazon, Mercado Libre o Walmart.
Cada canal genera salidas a su propio ritmo. Si registras todo en un solo kardex, pero con horas o días de retraso, el saldo deja de reflejar la realidad. Ahí aparecen tres problemas clásicos:
- Sobreventa: vendes un producto que ya no tienes, terminas cancelando el pedido y afectas tu reputación en el marketplace.
- Diferencias de inventario: el registro dice 12 piezas, el almacén dice 8 y nadie sabe en qué momento se perdió la cuenta.
- Compras incorrectas: vuelves a pedir lo que todavía tienes o te quedas sin lo que más se vende.
La solución es centralizar todas las entradas y salidas en un mismo lugar, conectado a tus productos y pedidos. Un sistema de control de inventarios integrado descuenta cada venta en el momento en que ocurre, sin importar el canal, y mantiene el saldo siempre al día.
Bling: tu kardex, al día y sin capturas a mano
Llevar un kardex de inventario no tiene por qué consumirte horas. Una vez que entiendes la lógica (entradas, salidas y saldo por producto), el siguiente paso es dejar de capturar cada movimiento a mano.
Con Bling, tu inventario se conecta con tus marketplaces y tiendas en línea mediante integraciones nativas sin costo adicional, y cada venta actualiza tus existencias en tiempo real.
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🤔 Preguntas frecuentes
¿Qué es un kardex de inventario y para qué sirve?
Es el registro de entradas, salidas y saldo de cada producto, con cantidades y costos. Sirve para saber cuánto inventario tienes, cuánto vale, cuál es tu costo de ventas y cuándo debes volver a comprar.
¿Qué diferencia hay entre PEPS y costo promedio?
Con PEPS, cada salida se valora con el costo de las unidades más antiguas. Con costo promedio, todas las unidades se valoran con un costo que se recalcula después de cada compra. Ambos métodos son válidos en México para efectos fiscales.
¿Puedo usar el método UEPS en México?
No para efectos fiscales. Desde 2014, el artículo 41 de la Ley del ISR solo contempla PEPS, costo identificado, costo promedio y detallista. Si tienes dudas sobre cuál aplicar en tu negocio, consúltalo con tu contador.
¿Puedo hacer un kardex de inventario en Excel?
Sí. Basta con una hoja por producto y columnas para fecha, concepto, entradas, salidas y saldo. Funciona bien con pocos productos y un solo canal; si vendes en varios marketplaces, un sistema de gestión evita errores de captura y sobreventas.
¿Cada cuánto debo comparar el kardex con el inventario físico?
Una revisión mensual es un buen punto de partida, aunque depende de tu volumen de ventas. En los productos de mayor rotación o mayor valor, conviene contar con más frecuencia y corregir cualquier diferencia de inmediato.
