Programa de administración de ventas: ¿qué es y cómo implementarlo?

En 2021, México fue el país con mayor crecimiento de comercio electrónico en el mundo. Según datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía, 88 millones de personas tienen acceso a un smartphone, y el 86% de la población comenzó a utilizar el pago digital durante la pandemia.

Esta tendencia creó un mercado con un gran potencial para las Pymes: las ventas por e-commerce.

En este sentido, es clave que los negocios se preparen para la expansión de las ventas por comercio electrónico y la posibilidad de sumar herramientas de productividad, como un programa de administración de ventas.  

Si te interesa este desafío, quédate por aquí. En este artículo verás:

• qué es un software de administración de ventas;
• cómo implementarlo en cinco pasos.

¿Qué es el sistema de administración de ventas?

Un sistema de administración de ventas es un software diseñado para gestionar el proceso de ventas de forma eficiente. Su objetivo es mejorar la efectividad del equipo de ventas mediante la automatización de tareas, el almacenamiento y análisis de datos referentes a la actividad comercial.

Algunas de sus ventajas son:

Gestión integral clientes

Un programa de administración de ventas permite reunir información clave sobre los consumidores en una sola plataforma: datos de contacto, historial de compra y preferencias.

Integración de marketplaces

Si vendes en distintas plataformas de comercio electrónico, como Amazon y Mercado Libre, puedes administrar todas tus ventas en una misma interfaz. Las operaciones de ambas tiendas se registrarán de forma automática y el inventario se actualizará en tiempo real.

Esto significa que cada vez que recibas una orden de compra en alguno de esos dos marketplaces, podrás ver los pedidos en tu programa de ventas, sin tener que ingresar a Amazon o a Mercado Libre. 

Además, con un programa de administración de ventas eficaz, podrás integrar también tus servicios de logística. De esta forma, rastrearás todos tus envíos desde el mismo lugar.

Generación de informes

Tomar decisiones basadas en datos puede aumentar las ventas entre un 2% y un 5%. Los sistemas de ventas recaban información que luego exponen en análisis útiles para el desarrollo y ajuste de estrategias. 

Por ejemplo, conocer las cantidades de productos vendidos, sus precios y fechas de compra ayuda a identificar mercancías populares y tendencias estacionales de compra.

Control de productos

Con un programa de administración de ventas, también se puede crear un listado de productos que incluya descripción, códigos y precios. En algunos casos, incluso es posible integrar funciones de control de inventario como las alertas de reposición.

👉 ¿Conoces las técnicas de control de inventarios? Descubre 5 modelos de gestión de stock.

¿Cuáles son los software de ventas más utilizados?

CRM (Customer Relationship Management)

Su meta principal es mejorar las relaciones con los clientes. Para lograrlo, se enfoca en el seguimiento de las interacciones, el registro del historial de compras y la personalización de la experiencia.

Un sistema CRM ayuda a las empresas a centrarse en los consumidores para crear campañas de marketing específicas y brindar un servicio más eficiente y personalizado.

SFA (Sales Force Automation)

En un sistema de automatización de la fuerza de ventas, el objetivo es optimizar los procesos comerciales. Un sistema SFA incluye funciones como la automatización de cotizaciones y envío de propuestas, la gestión de pronósticos de ventas y la generación de informes.

Al proporcionar una visión en tiempo real de las actividades comerciales y el rendimiento de los vendedores, facilita el desarrollo de estrategias efectivas en este ámbito.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales, es un software completo que se utiliza para gestionar y optimizar todas las operaciones empresariales de una organización. Abarca no solo las ventas, sino también áreas como recursos humanos, inventario y gestión de contactos.

El objetivo principal de un sistema ERP es integrar los principales procesos de una empresa en una única plataforma centralizada. Esto brinda a las empresas una visión 360° de sus procesos internos y les permite administrar todas esas funciones de manera sencilla desde una misma interfaz.

👉 Si buscas potenciar todas las áreas de tu empresa, descubre qué es un sistema de gestión. 

Cómo implementar un programa de administración de ventas en 5 pasos

1 – Definir objetivos y necesidades

Es importante identificar los objetivos comerciales y las necesidades de la empresa. Por ejemplo, aumentar las ventas, mejorar la retención de clientes o ganar agilidad y eficiencia mediante la automatización.

2 – Seleccionar un software

Para elegir el programa de administración de ventas ideal, es necesario investigar y comparar funciones. Si el programa de ventas ofrece una demo, mucho mejor. 

En algunos casos, un sistema de ventas con funciones de control de inventario es suficiente, mientras que en otros, un sistema de gestión integral puede ser la mejor opción.

3 – Configurar

Este paso consiste en configurar el software de acuerdo a las opciones que ofrezca. Implica también cargar en el sistema la información de productos y contactos, o migrarla desde un software anterior, si es posible.

4 – Entrenamiento y capacitación

Para aprovechar los beneficios de un programa de administración de ventas, es indispensable que el equipo de trabajo se familiarice con él y comprenda en qué se basa el sistema. También es conveniente habilitar un espacio para la resolución de dudas durante los primeros días de uso.

5 – Monitoreo y mejora continua

Una vez que está en funcionamiento, es importante supervisar el rendimiento del programa de administración de ventas y realizar los ajustes necesarios para obtener los mejores resultados.

👉 No te quedes solo en la implementación de un sistema, aprende también qué es un pronóstico de ventas. [LAS 4Ps QUE IMPORTAN]

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En este post viste qué es el programa de administración de ventas, cuáles son los software de ventas más populares y cómo implementar esta herramienta en una empresa.

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