Ventas

Sistema de información de ventas: tipos y funciones

17/10/2023

Cada vez son más las empresas que ponen la satisfacción del cliente en el centro de sus planes. En efecto, el 70% de los directores generales de México sostiene que construir relaciones cercanas con el cliente es la estrategia más importante para conducir a las empresas a un crecimiento duradero.

Pero brindar este tipo de experiencias no es solo cuestión de voluntad: también hace falta información. Una encuesta de Mckinsey  encontró que las empresas de mayor crecimiento invierten hasta un 19% más en el análisis de datos que sus competidores.

Un sistema de información de ventas puede ser una de las claves para gestionar un negocio exitoso. Si quieres conocer una forma accesible de obtener datos confiables sobre las ventas de tu empresa, este post es para ti.

Aquí descubrirás:

  • qué es un sistema de información de ventas;
  • qué tipos existen;
  • cómo se maneja el software de análisis de ventas.

¿Qué es un sistema de información de ventas?

Un sistema de información de ventas es una herramienta tecnológica diseñada para gestionar, rastrear y mejorar la eficiencia de los procesos de ventas. Sirve para almacenar y analizar datos relacionados con clientes, productos y transacciones en un solo lugar.

Centraliza tus ventas y olvídate de los dolores de cabeza

Gracias a sus integraciones nativas con tiendas online, Bling ERP te permite gestionar las ventas, emitir facturas y obtener reportes en tiempo real desde un solo lugar.

Sus objetivos principales son agilizar las operaciones de ventas, mantener un registro preciso del inventario y mejorar la eficiencia de la gestión comercial. Esta herramienta no solo simplifica las tareas cotidianas, sino que también proporciona información valiosa para guiar las estrategias de venta.

¿Cómo se maneja el sistema de ventas?

La mayoría de los sistemas de información de ventas modernos son intuitivos y fáciles de utilizar. En unas horas y sin conocimientos técnicos es posible poner el software de análisis de ventas en funcionamiento.

El primer paso es ingresar los detalles de los clientes y productos en la interfaz. Luego, cuando se realiza una operación, el sistema de información para ventas la registra automáticamente, actualiza el inventario y genera facturas.

Una vez en funcionamiento, el sistema de ventas e inventario recopila datos precisos y confiables. Para acceder a ellos, la mayoría de los software modernos ofrecen herramientas de visualización sencilla, como gráficos y tablas.

De acuerdo a las necesidades de la empresa, se configuran distintos tipos de informes. Por ejemplo, análisis personalizados con información específica de ventas por región, productos más vendidos o rendimiento individual de los vendedores.

Las herramientas de análisis de datos de ventas también permiten programar informes automáticos con cierta regularidad (diarios, mensuales, trimestrales, etc.). Esto ahorra tiempo y garantiza información actualizada siempre a disposición.

👉 ¿Estás al día con las tendencias de ventas? Descubre 8 tipos de ventas que no conocías [PERO DEBERÍAS]

¿Cuáles son los sistemas de ventas más utilizados?

Existen muchos tipos de sistemas de información de ventas, con objetivos adaptados a distintos nichos empresariales. Los más populares son:

CRM (Customer Relationship Management)

El sistema de CRM o gestión de relaciones con el cliente sirve para administrar y mejorar las relaciones con los clientes. En su base de datos registra la información de contacto e historial de los consumidores y también todas las interacciones con la empresa.

A partir de esa información, un CRM brinda un perfil completo de cada cliente que el equipo de ventas puede usar para personalizar y mejorar la atención. Por ejemplo, si un consumidor compró un producto específico en el pasado, la empresa puede recomendar productos relacionados.

BI (Business Intelligence)

Su objetivo principal es identificar patrones, tendencias y oportunidades de venta. Para eso, recopila y analiza datos empresariales relacionados con las ventas, mercado y finanzas.

El sistema de Business Intelligence utiliza cuadros de mando y paneles de control para presentar los datos de manera clara. Así, ayuda a los directivos de una empresa a comprender mejor a los clientes al observar su comportamiento de compra.

Además, les permite identificar oportunidades de mejora en su negocio y tomar decisiones informadas para ajustar las estrategias de venta.

SFA (Sales Force Automation)

El SFA o sistema de automatización de la fuerza de ventas sirve para automatizar tareas relacionadas con las ventas; como la gestión de contactos, el seguimiento de clientes potenciales y la generación de informes.

Los softwares de SFA brindan a los directores de ventas una visión clara de la actividad de su equipo. Esto incluye la cantidad de prospectos, el estado de las ventas en curso y el rendimiento de cada vendedor.

Además de automatizar tareas repetitivas, el SFA es útil para identificar tanto oportunidades para aplicar estrategias de ventas –como upselling–; o mejorar áreas de conocimiento en el equipo de ventas.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales es un software integral cuya función va más allá de la administración del proceso de ventas. Un sistema ERP, además, simplifica la gestión de inventarios, finanzas, recursos humanos y más.

Al integrar datos de ventas con las diferentes áreas de la empresa, mejora la comunicación entre los departamentos; ya que ofrece una visión completa de las áreas más importantes y permite administrarlas desde una sola interfaz.

Por ejemplo, con un ERP es posible generar facturas de manera automática y configurar alertas para la reposición de ítems del inventario cuando alcanzan niveles críticos de stock.

👉 ¿Estás conforme con tu gestión de inventario? Descubre 5 herramientas para el control de inventarios en Pymes.

Bling es más que un sistema de información de ventas

En este post viste qué es un sistema de información de ventas, cuáles son los más utilizados y cómo se manejan. También descubriste que existen herramientas de gestión integral que te permiten ordenar otras funciones empresariales clave para tu negocio.

Si te interesa acceder a un software completo, que integre todas tus áreas de acción, Bling puede ayudarte. 

Con nuestro sistema podrás:

  • llevar un registro de las ventas y actualizar el inventario en tiempo real;
  • gestionar la información de contacto de clientes y proveedores;
  • Integrar con marketplaces como Amazon y Mercado Libre;
  • automatizar tareas repetitivas, como el envío de correos electrónicos;
  • realizar facturas electrónicas, ¡y mucho más!

Descubre nuestros planes y funciones de ventas.

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    ¿Qué hace Bling?

    Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

    ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

    Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

    ¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

    Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

    ¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

    Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

    ¿Cómo puedo contratar un plan?

    Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

    ¿Cuáles son las formas de pago?

    Aceptamos pagos con tarjeta de crédito y débito.

    ¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

    No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

    ¿Hay costos de instalación o configuración?

    No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

    ¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

    Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

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    Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

    ¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

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    A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

    ¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

    Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

    ¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

    Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

    ¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

    Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

    ¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

    El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

    ¿Están seguros mis datos en Bling?

    Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

    ¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.