Si eres dueño de una Pyme en México, es probable que te hayas preguntado qué es la factura comercial. Este documento, que sirve para respaldar las transacciones tanto para el cliente como para tu negocio, es de emisión obligatoria —por lo que conocer su funcionamiento es fundamental para estar al día con las autoridades fiscales.
En este artículo verás:
- la definición y la importancia de la factura comercial;
- sus tipos y características clave;
- quién la puede emitir;
- cómo un sistema de emisión puede hacerte la vida más fácil.
¿Qué es factura comercial?
El concepto de factura comercial se refiere a un documento legal que registra la comercialización de productos o servicios entre una empresa y un cliente. Su objetivo es servir como un comprobante de las transacciones entre dos partes, de manera que ambas estén respaldadas en caso de problemas. Además, su emisión es obligatoria en México.
En cuanto a su contenido, la factura comercial contiene información detallada sobre el vendedor, el comprador y la transacción, incluyendo:
- el nombre y dirección del vendedor y comprador;
- la descripción de los productos o servicios;
- la cantidad, el precio unitario y el total a pagar.
También suele incluir los impuestos correspondientes y otros datos fiscales necesarios.
Si quieres repasar aspectos conceptuales, te recomendamos leer: ¿Qué es una factura y para qué sirve?
¿Cuál es la importancia de la factura comercial?
La factura comercial es importante porque:
- sirve como comprobante legal de una transacción comercial;
- sirve para respaldar a las partes involucradas en la compra y venta de bienes o servicios en casos de conflictos;
- se utiliza para calcular los impuestos adecuados y cumplir las obligaciones fiscales;
- facilita el control contable y la gestión financiera de las empresas al proporcionar información detallada sobre las transacciones.
5 características clave de las facturas comerciales
- Las facturas comerciales siguen las normas establecidas por el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
- Necesitan informar la clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) tanto del emisor como del receptor.
- Deben incluir el impuesto al valor agregado (IVA) desglosado y su monto total;
- Cuentan con un folio fiscal y un sello digital que garantice su autenticidad;
- Se emiten en formato electrónico (CFDI) en la mayoría de los casos, aunque también se puede emitir en formato físico.
Lee también: 5 tipos de CFDI: las claves para facturar en México.
¿Qué tipos de factura comercial existen?
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Factura Electrónica (CFDI)
CFDI, o Comprobante Fiscal Digital por Internet, es un documento que se emite y transmite en formato electrónico mediante el sistema proporcionado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
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Factura Simplificada
Entre los tipos de factura comercial, es aquella que sirve para registrar operaciones de menor cuantía.
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Factura Global
Como el nombre lo sugiere, la factura global es aquella utilizada por contribuyentes que realizan múltiples operaciones con un mismo receptor en un periodo determinado.
Si quieres ejemplos de factura comercial, lee este artículo: 2 ejemplos de facturas de venta [MODELOS PARA PYMES].
¿Quién emite la factura comercial?
En México, la factura comercial es emitida por el vendedor de productos o prestador de servicios. De hecho, es tu responsabilidad generar y entregar el comprobante de transacción para el cliente y para las autoridades fiscales.
Por lo tanto, es fundamental que mantengas tus datos fiscales actualizados y correctos, además de obtener los del receptor de la factura.
Aprende también: ¿Cómo emitir una factura electrónica? [TUTORIAL DE 5 PASOS].
¿Qué es un sistema de emisión de factura comercial?
El sistema de emisión de factura comercial es un software diseñado para estandarizar, facilitar y automatizar el proceso de emisión, gestión y envío de facturas. Su objetivo es aportar más eficiencia al proceso, incluyendo los datos fiscales requeridos, detalles de la transacción y cálculo de impuestos.
Algunos sistemas más avanzados también ofrecen recursos adicionales, como la gestión de clientes y la generación de reportes. Combinados, estos elementos contribuyen para la reducción de errores y el mantenimiento de un registro organizado de las transacciones comerciales.
Amplía tu conocimiento sobre el tema: ¿Qué son los sistemas ERP? Guía completa para entenderlos.
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En este artículo, aprendiste qué es factura comercial, cuál es su importancia y qué tipos existen. También viste quién la emite y cómo un sistema de emisión puede optimizar tu trabajo, desde la generación de facturas hasta la automatización de tareas.
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