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6 tipos de software administrativo para Pymes

15/08/2023

Conocer los tipos de software administrativo es el primer paso para mejorar la gestión de procesos en cualquier empresa. En el caso de las Pymes, la optimización del flujo de trabajo y la asignación inteligente de recursos pueden ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.

En este artículo verás:

  • la definición y los objetivos de este tipo de herramienta;
  • las características de un software administrativo;
  • los modelos disponibles en el mercado;
  • la plataforma que se convertirá en tu software empresarial favorito.

¿Qué son los software para la gestión administrativa?

El concepto se refiere a un programa informático que organiza las actividades administrativas de una empresa. Su objetivo es facilitar la gestión de recursos, mejorar la eficiencia de los procesos internos y descomplicar la toma de decisiones basadas en datos.

También conocido como software de administración de negocios, ofrece soluciones para diversos departamentos, incluyendo ventas, marketing, recursos humanos, logística y contabilidad.

Como consecuencia de su uso, las compañías suelen ahorrar tiempo y esfuerzo, además de reducir errores humanos y aumentar la productividad.

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¿Para qué sirve un software administrativo?

1 – Ganar visibilidad sobre el rendimiento de la empresa

7 de cada 10 organizaciones recopilan datos para comprender el desempeño de su estrategia. Sin embargo, suelen utilizar diferentes herramientas para lograr este objetivo, lo que genera una visión fragmentada de lo que está sucediendo.

Con un software de gestión empresarial obtienes una comprensión 360º de todos los procesos. Y lo mejor de todo: en una sola plataforma.

2 – Simplificar las tareas cotidianas

Estudios indican que los empleados solo son productivos 3 horas al día. Uno de los principales factores que afectan la capacidad de los profesionales es la falta de herramientas adecuadas para llevar a cabo su trabajo.

Afortunadamente, un software de gestión de procesos puede ayudarte a simplificar las tareas cotidianas y hacer que tus colaboradores aprovechen mejor su jornada.

3 – Automatizar procesos repetitivos

El 94% de las Pymes realizan tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, enviar una a una las facturas de clientes por correo electrónico.

La buena noticia es que el software para empresas pequeñas mejora la productividad en un 66% y la calidad del trabajo en un 90% para los empleados.

4 – Ahorrar tiempo

Una consecuencia directa de simplificar las tareas cotidianas y automatizar procesos repetitivos es el ahorro de tiempo. De hecho, es posible ahorrar entre un 10% y un 50% de tu tiempo con las herramientas adecuadas.

5 – Reducir errores humanos

Los deslices humanos, como la entrada de datos duplicados, son la principal fuente de error en el entorno corporativo. La buena noticia es que diferentes tipos de software administrativo ayudan a reducir sustancialmente estos casos.

Características de un software administrativo

Un software empresarial diseñado para pequeñas y medianas empresas debe:

  • Contar con una interfaz amigable y fácil de usar;
  • Ofrecer la posibilidad de personalizar la plataforma según te convenga;
  • Integrarse con tu pila de tecnología existente;
  • Estar basada en la nube para ofrecer acceso remoto y seguro 24/7 a la información;
  • Automatizar tareas repetitivas y optimizar procesos administrativos;
  • Facilitar la gestión de inventario y control de stock;
  • Generación de informes, estadísticas y análisis valiosos;
  • Simplificar la emisión de facturas y gestión de pagos;
  • Promover soporte técnico y actualizaciones periódicas para garantizar la mejora continua de procesos.

Recuerda que al evaluar las características de un software administrativo, debes tener en cuenta las necesidades específicas de tu empresa.

Tipos de software administrativo

1 – Software de gestión de relaciones con los clientes (CRM)

También conocido como Customer Relationship Management (CRM), este tipo de software ayuda a las empresas a administrar las interacciones con los clientes en todos los puntos de contacto.

Su principal objetivo es satisfacer las necesidades del cliente y superar las expectativas con un servicio ágil y contextual.

2 – Software de gestión de recursos (ERP)

El Enterprise Resource Planning (ERP) se traduce como “software de gestión de recursos”. Se trata de una herramienta que ayuda a las compañías a planificar, asignar y monitorear el uso de tiempo, dinero y personas.

La idea es optimizar los procesos de tal manera que todas las iniciativas puedan llevarse a cabo con un mínimo de recursos y generar la máxima rentabilidad.

3 – Software de gestión de proyecto

Las plataformas enfocadas en gestión de proyectos buscan proporcionar un entorno colaborativo que facilite la ejecución de iniciativas empresariales.

A menudo incluyen la asignación de tareas y capacidades de seguimiento del progreso, así como la gestión del tiempo y el presupuesto.

4 – Software contable

Entre los tipos de software administrativo también se destaca el contable, responsable por todas las actividades financieras, fiscales y tributarias de una empresa. Su objetivo es estandarizar la recopilación de datos, monitorear las transacciones y garantizar que todo esté al día ante las autoridades.

5 – Software de facturación

Dedicado a la emisión de facturas, este tipo de herramienta puede ayudar a las Pymes a automatizar el llenado de datos, evitando malentendidos con clientes y autoridades. Además, las plataformas avanzadas te permiten personalizar a escala y realizar envíos masivos.

Te recomendamos leer: ¿Cómo emitir una factura electrónica? [TUTORIAL DE 5 PASOS]

6 – Software de gestión de inventario

Otro tipo de sistema muy importante para las empresas que venden productos es el de gestión de inventario. Además de indicar cuántos productos están disponibles, puede conectarse con servicios de logística y marketplaces para promover la visibilidad en todas las etapas.

Quizás te interese: 5 tipos de control de inventarios para evitar fallas.

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En este artículo aprendiste cuáles son los diferentes tipos de software de gestión y cómo pueden ayudarte a optimizar los procesos internos.

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  • sincronizar tu inventario a través de múltiples canales, incluyendo tu propia tienda en línea, plataformas de e-commerce y marketplaces;
  • organizar los datos de clientes y proveedores en un único lugar para optimizar las interacciones;
  • simplificar la emisión y el envío de algunos facturas, con la automatización de tareas repetitivas;
  • generar informes inteligentes con análisis e insights valiosos para tu negocio.

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