Pymes

5 herramientas de administración para pymes que necesitas conocer

13/02/2024

En 2023, el 89% de las pymes latinoamericanas ya planeaba invertir en su transformación digital. Al mismo tiempo, el 43% ya contaba con herramientas digitales de colaboración y el 48% aseguraba que la digitalización contribuía con el aumento de sus ventas. 

Según Forbes, uno de los principales retos para las pymes mexicanas en 2024 será mantenerse vigentes con relación a la tecnología para hacer frente a una competencia que se intensifica. 

Las herramientas de administración para pymes pueden darte cierta ventaja en este nuevo escenario. En este artículo conocerás 5 soluciones digitales indispensables para optimizar aspectos de productividad, recursos humanos, comunicación interna, entre otros.

TOP 5 de herramientas de administración para pymes 

1 – ERP (Planificación de Recursos Empresariales)

Los ERP (Enterprise Resource Planning, en inglés) son una de las herramientas de administración para pymes más efectivas. De hecho, sus ventas aumentan año a año, y se espera que alcancen los 97.000 millones de USD en 2024.

Olvídate de las tareas tediosas y enfócate en tu negocio online

¡Bling ERP simplifica tu vida! Centraliza tus canales de venta digitales, gestiona inventarios, ventas, facturación y envíos desde un solo lugar.

Estos software de gestión están diseñados para integrar diversas funciones y procesos en una sola interfaz. Su objetivo principal es centralizar la información y coordinar las operaciones, para que la organización empresarial sea más sencilla.

Al abarcar áreas como facturación, registro de contactos y productos, control de inventario y logística, proporciona una visión unificada de la empresa. Gracias a la automatización, un sistema de gestión ERP también reduce la carga de trabajo manual y mejora la eficiencia operativa.

Además, una solución ERP también facilita la recopilación de datos, un activo muy valioso para las operaciones empresariales. En efecto, las pymes latinoamericanas reportan mejoras en la toma de decisiones gracias al uso de datos.

En pocas palabras, un sistema ERP es el instrumento adecuado para administrar las principales áreas de la empresa con eficiencia y velocidad.

2 – Productividad y colaboración

En una empresa, las herramientas de trabajo que promueven la eficiencia y la colaboración son cruciales. Un ejemplo en este campo es Trello, una plataforma de gestión de proyectos con enfoque visual.

Trello organiza proyectos en tableros con listas y tarjetas que representan tareas específicas. Este método proporciona una visión clara del progreso de un proyecto y permite que los miembros del equipo colaboren con agilidad.

Cada tarjeta contiene espacio para detalles, fechas límite, archivos adjuntos e incluso comentarios, lo que facilita la planificación, ejecución y seguimiento de tareas.

La simplicidad y flexibilidad de Trello la convierten en una de las mejores herramientas de administración para pymes que gestionan varios proyectos a la vez.

👉 Además de cuáles son las herramientas de la administración adecuadas para pymes, te puede interesar saber cuáles son las estrategias para e-commerce en 2024.

3 – Comunicación interna

Mantener al equipo conectado y alineado es fundamental para superar las barreras de comunicación; tanto en el trabajo presencial como remoto.

En América Latina, donde prevalece la modalidad del trabajo híbrido, la adopción de herramientas de administración para pymes especializadas en mensajería, como Slack, resuelven los posibles inconvenientes de la comunicación interna.

Con canales organizados, mensajes directos y la capacidad de compartir archivos en pocos clics, Slack acerca a los miembros del equipo y les permite interactuar más allá de la distancia.

4 – Almacenamiento de información

Almacenar los archivos de una empresa en una computadora local –con límite de capacidad y la vulnerabilidad ante fallos– presenta riesgos significativos, como la pérdida de datos.

Además, la falta de accesibilidad remota dificulta la colaboración grupal y puede resultar en interrupciones operativas.

Al brindar acceso desde cualquier lugar y dispositivo, el almacenamiento en la nube proporciona una solución segura a estos obstáculos. 

En este sentido, Google Workspace proporciona un conjunto de herramientas de administración para pymes, como Google Drive, que facilitan el acceso remoto a los archivos con un enfoque en la seguridad de los datos.

👉 ¿Te interesan las soluciones en la nube? Descubre 6 ventajas impresionantes para pymes de un sistema de ventas en la nube.

5 – Gestión de contraseñas

Si bien las plataformas digitales resuelven muchas complicaciones, manejar las claves de acceso es un verdadero reto. Por eso, entre las herramientas de trabajo en una empresa, hoy se cuentan plataformas como LastPass, que ofrecen una solución confiable a este problema.

Con funciones como generación de passwords seguros y autocompletado automático de credenciales, no solo simplifica la gestión de contraseñas, sino que también mejora la ciberseguridad, una de las principales preocupaciones de las pymes mexicanas que atraviesan la transformación digital.

Administra tu empresa en forma ágil con Bling

Bling es una de las herramientas de administración para pymes más útiles cuando se trata de consolidar diversas funciones en un único sistema integrado. Desde la gestión de inventario hasta la contabilidad y la facturación, Bling proporciona una visión holística del negocio.

Su solución en la nube y escalable es perfecta para pymes en proceso de crecimiento. Con planes accesibles y soporte en línea personalizado, es una excelente opción de ERP en México.

Con Bling puedes:

  • registrar productos, clientes y proveedores en un solo espacio de trabajo para aumentar la productividad;
  • automatizar tareas repetitivas, como la facturación, para que puedas dedicarte a las que requieren un toque humano;
  • generar informes detallados sobre tus de ventas en distintos canales;
  • gestionar tu inventario con eficiencia, incluyendo códigos, descripciones y precios;
  • integrar con Mercado Libre, Amazon y Skydropx.

¿Te animas a descubrir cómo nuestras herramientas de administración para pymes pueden hacerte la vida más fácil? Accede hoy a una prueba gratis y consulta nuestros planes. ¡Encontrarás uno a tu medida!

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    Artículos Relacionados

    ¿Qué hace Bling?

    Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

    ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

    Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

    ¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

    Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

    ¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

    Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

    ¿Cómo puedo contratar un plan?

    Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

    ¿Cuáles son las formas de pago?

    Aceptamos pagos con tarjeta de crédito y débito.

    ¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

    No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

    ¿Hay costos de instalación o configuración?

    No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

    ¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

    Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

    ¿Cómo funciona el soporte?

    Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

    ¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

    Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

    ¿Cómo funciona la integración logística?

    A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

    ¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

    Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

    ¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

    Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

    ¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

    Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

    ¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

    El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

    ¿Están seguros mis datos en Bling?

    Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

    ¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.