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¿Qué es un sistema de gestión? Guía desde cero para Pymes

03/08/2023

En ese sentido, aprender qué es un sistema de gestión es el primer paso. En este artículo verás su definición, sus tipos y usos prácticos, además de sus funciones comunes y ventajas.

¿Qué es un sistema de gestión?

El concepto se refiere a un tipo de software utilizado por una empresa para planificar, supervisar, ejecutar y evaluar un conjunto de procesos. Su objetivo es estandarizar el flujo de trabajo, mejorar la eficiencia del equipo y reducir el desperdicio de recursos.

El sistema de gestión también puede referirse a una combinación de herramientas y conductas implementadas por una organización para cumplir con sus objetivos estratégicos.

En ambos casos, su uso está asociado al establecimiento de una estructura para administrar procesos de manera sencilla y eficaz.

¿Para qué sirve un software de gestión?

1 – Estandarizar el flujo de trabajo

6 de cada 10 empleados no reciben capacitación en sus lugares de trabajo y desarrollan sus habilidades de forma autodidacta.La administración eficiente de los procesos es fundamental para las pequeñas y medianas empresas que quieren seguir creciendo.

Después de todo, el tiempo, el dinero y las personas son recursos valiosos que no se pueden desperdiciar debido a una mala gestión.

Si bien esto demuestra proactividad por parte de los profesionales, también revela un problema estructural en las organizaciones: la falta de claridad sobre lo que se debe hacer, quién es el responsable y qué habilidades se necesitan para llevarlo a cabo.

Con una solución de gestión, promueves directrices claras y flujos de trabajo más simples. Esto permite ahorrar tiempo y aumentar la productividad mientras se reducen los errores y descuidos.

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2 – Automatizar tareas repetitivas

Un tercio de las empresas ha automatizado por completo al menos una función clave en sus operaciones.Esto demuestra la preocupación de muchos líderes del mercado por reducir las tareas redundantes y aumentar la productividad.

Además, las imprecisiones típicas de la introducción manual de datos se eliminan mediante la automatización.

En resumen, aprender qué es un sistema de gestión puede ayudar a las empresas a recuperar tiempo y dinero.

3 – Reducir los costos operativos

Según una nota publicada en Forbes, la automatización suele dar como resultado un ahorro de costes de hasta un 75%.

Cuando los empleados aligeran la carga de actividades repetitivas, ganan tiempo para concentrarse en las más complejas que requieren un toque humano.

Por ejemplo, una plataforma de gestión de pagos puede automatizar el envío de facturas a tus clientes. Esto te regala la oportunidad de fortalecer su relación con ellos en lugar de lidiar con el papeleo.

4 – Facilitar la toma de decisión informada

En un mercado cada vez más competitivo, es fundamental que tomes decisiones informadas para optimizar tus resultados. Eso significa confiar más en lo que te dicen los datos que en tu intuición.

Con un software de gestión puedes obtener valiosos informes y análisis que sirven de base para tu proceso de reflexión. Por ejemplo, cuántos productos tienes todavía en stock, en qué marketplace tienes más éxito, etc.

5 – Impulsar la mejora continua de procesos

Solo es posible mejorar lo que mides, y esto se aplica a cada uno de los procesos dentro de tu empresa. Desde las campañas de marketing para captar clientes hasta la cantidad de tratos cerrados por cada vendedor, todo debe tener una métrica para definir parámetros de éxito y fracaso.

¿Qué contiene un programa de gestión?

Los recursos disponibles en un sistema de gestión varían según el tipo de enfoque para el que está diseñado. Sin embargo, suele contener herramientas para recopilar, ordenar, almacenar y analizar datos.

Por ejemplo, un programa de gestión de finanzas puede incluir recursos para realizar cálculos contables automáticamente o estandarizar el proceso de facturación.

En cambio, una solución de gestión de recursos humanos puede incluir instrumentos para la gestión de nóminas, contratación, evaluación del desempeño y capacitación.

¿Cuáles son los tipos de sistemas de gestión?

  • Sistema de gestión de inventarios: Se utiliza para obtener visibilidad sobre los catálogos de productos, sincronizar el stock a través de múltiples canales y generar facturas para los clientes.
  • Sistema de gestión de calidad Su objetivo es garantizar que una organización cumpla con los requisitos de calidad en la producción de bienes o servicios. A menudo tiene en cuenta los pilares de la norma ISO 9001.
  • Sistema de gestión ambiental: Se enfoca en la administración de los impactos ambientales de una organización y la reducción de su huella de carbono. Suele formar parte de las iniciativas de responsabilidad social empresarial.
  • Sistema de gestión de salud ocupacional: Se dedica a la prevención de accidentes y enfermedades laborales. Sus procesos tienen como objetivo promover ambientes de trabajo saludables y seguros.
  • Sistema de gestión de seguridad de la información: Busca que los datos recopilados por una empresa estén seguros, según los mejores parámetros de confidencialidad, integridad y disponibilidad.
  • Sistema de gestión de proyectos: Sirve para ayudar en la planificación, ejecución y control de las iniciativas de una organización, con el objetivo de lograr las metas establecidas de manera eficiente y efectiva.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de administración?

Los beneficios de esta herramienta incluyen:

  • Reducción de la carga de trabajo manual;
  • Ahorro de tiempo y costos;
  • Mayor eficiencia y productividad;
  • Obtención y análisis de datos en tiempo real;
  • Mejora de la toma de decisiones;
  • Reducción de errores.

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En este artículo aprendiste qué es un sistema de gestión, para qué sirve y qué herramientas y ventajas te proporciona. Sin embargo, esto no es suficiente para llevar tu negocio al siguiente nivel.

Bling es un ERP que facilita la emisión de facturas, además de integrarse con las principales plataformas de comercio electrónico y marketplaces. Tras nuestro éxito en Brasil, expandimos nuestras operaciones a América Latina y queremos ayudar a negocios como el tuyo a simplificar la gestión empresarial.

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  • Emitir, enviar y administrar diferentes tipos de factura;
  • Generar informes sobre tus operaciones;
  • Mantener el control sobre la entrada y salida de dinero.

Si te parece útil, consulta todas las funciones y los planes disponibles.

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    ¿Qué hace Bling?

    Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

    ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

    Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

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    Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

    ¿Cómo puedo contratar un plan?

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    ¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

    Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

    ¿Cómo funciona el soporte?

    Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

    ¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

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    ¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

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    ¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

    Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

    ¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

    El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

    ¿Están seguros mis datos en Bling?

    Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

    ¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.