A medida que el mundo avanza hacia la era digital, las pymes abrazan el desafío de adaptarse a las nuevas tecnologías para mantenerse competitivas. En efecto, el 95% de las pequeñas y medianas empresas latinoamericanas considera positivo el impacto de la transformación digital en la eficiencia de su negocio.
Entre otras ventajas, la incorporación de los sistemas de información en las pymes permite recopilar datos y utilizarlos para optimizar sus operaciones.
Si quieres descubrir más beneficios de esta innovadora herramienta, quédate por aquí. En este post aprenderás:
- qué son los sistemas de información para los negocios;
- cuál es la importancia de los sistemas de información en las empresas;
- cinco tipos de sistemas de información.
¿Qué son los sistemas de información para los negocios?
Los sistemas de información son soluciones informáticas que permiten recopilar, almacenar y analizar datos clave para el funcionamiento de una empresa. Su objetivo es mejorar la eficiencia operativa y la capacidad de toma de decisiones para el beneficio de la organización.
Se clasifican según distintos aspectos específicos del funcionamiento empresarial.
5 tipos de sistemas de información en las pymes
1- Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)
El ERP es un tipo de software que integra las principales funciones empresariales en una única plataforma.
Su ventaja principal es que cubre los frentes esenciales de la empresa (logística, facturación, inventario, ventas, etc.) en una sola plataforma de uso intuitivo.
Un ejemplo de este tipo de soluciones es Bling, líder en el mercado brasileño durante más de una década que expandió con éxito sus operaciones a México.
El sistema ganó popularidad entre las pymes por su capacidad para mejorar la visibilidad y la coordinación entre diferentes departamentos con sencillez y a precios competitivos.
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2 – Sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM)
Centralizan datos relevantes sobre clientes y prospectos para facilitar la colaboración entre departamentos y comprender mejor las necesidades individuales de los consumidores.
En las pymes, sistemas de información como HubSpot permiten programar reuniones, automatizar correos electrónicos, hacer seguimiento personalizado de leads, registrar llamadas telefónicas y más.
3 – Sistemas de Business Intelligence (BI)
El objetivo principal de estos programas es ofrecer información de valor a los tomadores de decisiones, como rendimientos de ventas o tiempos de respuesta. Los sistemas de BI preparan informes detallados, analizan tendencias y ofrecen resúmenes visuales que facilitan la interpretación y el acceso a grandes volúmenes de datos.
Power BI, por ejemplo, permite acceder a fuentes como Dynamics 365, Salesforce, Azure SQL DB, Excel y SharePoint. Crea presentaciones intuitivas y actualizadas con funciones de previsión y agrupación en clústeres, entre otras.
4 – Sistemas de finanzas
Estas herramientas tienen funciones de contabilidad, facturación, gestión de gastos y seguimiento de ingresos y egresos, etc. Ayudan a cumplir con las obligaciones fiscales y proporcionan una visión clara de la salud financiera de la empresa.
Algunas de estas plataformas permiten llevar un registro fotográfico de recibos, consultar balances del negocio y conectar con distintas aplicaciones para hacer seguimiento de horas trabajadas, nóminas o informes.
5 – Sistemas de gestión de inventarios
Diseñadas para mejorar el seguimiento del stock, estas soluciones informáticas son cruciales para garantizar una cadena de suministro eficiente.
Sirven para registrar los niveles de existencias en el inventario y rastrear el movimiento de cada ítem en distintas ubicaciones. Esto optimiza el flujo de productos para una mejor gestión de pedidos.
¿Cuál es la importancia de los sistemas de información en las pymes?
Con la aceleración de la transformación digital, el potencial de las estrategias comerciales basadas en datos crece día a día.
En efecto, las empresas B2B que usan datos para apoyar su gestión experimentan un crecimiento superior al promedio del mercado. A su vez, el 55% y el 63% de las compañías mexicanas invirtió en tecnología aplicada a la analítica.
Los sistemas de información potencian la capacidad de las organizaciones para obtener insights valiosos que impulsan el crecimiento y la competitividad.
A continuación, conoce tres motivos por los que es importante implementar sistemas de información en las pymes:
1 – Toma de decisiones informada
Los datos en tiempo real y análisis detallados de los sistemas de información respaldan las decisiones estratégicas en las pymes. Esto les permite adaptarse a los cambios del mercado con velocidad y detectar oportunidades apenas se presentan.
2 – Eficiencia operativa
La implementación de un sistema de información en las pymes, como un ERP (Enterprise Resource Planning), optimiza los procesos operativos al centralizar datos, automatizar tareas y gestionar inventarios, entre otras funciones.
Estas mejoras contribuyen a la eficiencia general de la empresa, que ahorra tiempo en la automatización de tareas manuales. Esto es esencial para maximizar el aprovechamiento de los recursos disponibles.
3 – Mejora de la experiencia del cliente
La implementación de algunos sistemas de información en las pymes, como el CRM, ofrecen una mayor visibilidad del histórico y preferencias de cada cliente.
Un ERP, por su parte, también colabora en la tarea de construir mejores relaciones con los clientes. Las funciones automatizadas permiten ganar tiempo en la administración del negocio y ofrecer mejores tiempos de respuesta a los usuarios.
Además, las herramientas de logística integradas mejoran la administración de envíos, un factor clave en la satisfacción del cliente. De hecho, el envío a domicilio es el principal motivo de los mexicanos para comprar en línea.
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En este post descubriste cuál es la importancia de apoyarte en los datos para una buena administración. También conociste los tipos y ventajas de los sistemas de información en las pymes.
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