Pymes

5 tipos de sistemas de información en las pymes. ¡Descúbrelos!

01/03/2024

A medida que el mundo avanza hacia la era digital, las pymes abrazan el desafío de adaptarse a las nuevas tecnologías para mantenerse competitivas. En efecto, el 95% de las pequeñas y medianas empresas latinoamericanas considera positivo el impacto de la transformación digital en la eficiencia de su negocio.

Entre otras ventajas, la incorporación de los sistemas de información en las pymes permite recopilar datos y utilizarlos para optimizar sus operaciones.

Si quieres descubrir más beneficios de esta innovadora herramienta, quédate por aquí. En este post aprenderás:

  • qué son los sistemas de información para los negocios;
  • cuál es la importancia de los sistemas de información en las empresas;
  • cinco tipos de sistemas de información.

¿Qué son los sistemas de información para los negocios?

Los sistemas de información son soluciones informáticas que permiten recopilar, almacenar y analizar datos clave para el funcionamiento de una empresa. Su objetivo es mejorar la eficiencia operativa y la capacidad de toma de decisiones para el beneficio de la organización.

Se clasifican según distintos aspectos específicos del funcionamiento empresarial.

5 tipos de sistemas de información en las pymes

  1. Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)

El ERP es un tipo de software que integra las principales funciones empresariales en una única plataforma.

Su ventaja principal es que cubre los frentes esenciales de la empresa (logística, facturación, inventario, ventas, etc.) en una sola plataforma de uso intuitivo.

Un ejemplo de este tipo de soluciones es Bling, líder en el mercado brasileño durante más de una década que expandió con éxito sus operaciones a México.

El sistema ganó popularidad entre las pymes por su capacidad para mejorar la visibilidad y la coordinación entre diferentes departamentos con sencillez y a precios competitivos.

¿Te parece práctico manejar todas tus funciones en una misma plataforma? Descubre cómo funciona el sistema ERP en una empresa con una guía completa.

  1. Sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM)

Centralizan datos relevantes sobre clientes y prospectos para facilitar la colaboración entre departamentos y comprender mejor las necesidades individuales de los consumidores.

En las pymes, sistemas de información como HubSpot permiten programar reuniones, automatizar correos electrónicos, hacer seguimiento personalizado de leads, registrar llamadas telefónicas y más.

  1. Sistemas de Business Intelligence (BI)

El objetivo principal de estos programas es ofrecer información de valor a los tomadores de decisiones, como rendimientos de ventas o tiempos de respuesta. Los sistemas de BI preparan informes detallados, analizan tendencias y ofrecen resúmenes visuales que facilitan la interpretación y el acceso a grandes volúmenes de datos. 

Power BI, por ejemplo, permite acceder a fuentes como Dynamics 365, Salesforce, Azure SQL DB, Excel y SharePoint. Crea presentaciones intuitivas y actualizadas con funciones de previsión y agrupación en clústeres, entre otras.

  1. Sistemas de finanzas

Estas herramientas tienen funciones de contabilidad, facturación, gestión de gastos y seguimiento de ingresos y egresos, etc. Ayudan a cumplir con las obligaciones fiscales y proporcionan una visión clara de la salud financiera de la empresa.

Algunas de estas plataformas permiten llevar un registro fotográfico de recibos, consultar balances del negocio y conectar con distintas aplicaciones para hacer seguimiento de horas trabajadas, nóminas o informes.

  1. Sistemas de gestión de inventarios

Diseñadas para mejorar el seguimiento del stock, estas soluciones informáticas son cruciales para garantizar una cadena de suministro eficiente. 

Sirven para registrar los niveles de existencias en el inventario y rastrear el movimiento de cada ítem en distintas ubicaciones. Esto optimiza el flujo de productos para una mejor gestión de pedidos.

¿Cuál es la importancia de los sistemas de información en las pymes?

Con la aceleración de la transformación digital, el potencial de las estrategias comerciales basadas en datos crece día a día.

En efecto, las empresas B2B que usan datos para apoyar su gestión experimentan un crecimiento superior al promedio del mercado. A su vez, el 55% y el 63% de las compañías mexicanas invirtió en tecnología aplicada a la analítica.

Los sistemas de información potencian la capacidad de las organizaciones para obtener insights valiosos que impulsan el crecimiento y la competitividad.

A continuación, conoce tres motivos por los que es importante implementar sistemas de información en las pymes:

  1. Toma de decisiones informada

Los datos en tiempo real y análisis detallados de los sistemas de información respaldan las decisiones estratégicas en las pymes. Esto les permite adaptarse a los cambios del mercado con velocidad y detectar oportunidades apenas se presentan.

  1. Eficiencia operativa

La implementación de un sistema de información en las pymes, como un ERP (Enterprise Resource Planning), optimiza los procesos operativos al centralizar datos, automatizar tareas y gestionar inventarios, entre otras funciones.

Estas mejoras contribuyen a la eficiencia general de la empresa, que ahorra tiempo en la automatización de tareas manuales. Esto es esencial para maximizar el aprovechamiento de los recursos disponibles.

  1. Mejora de la experiencia del cliente

La implementación de algunos sistemas de información en las pymes, como el CRM, ofrecen una mayor visibilidad del histórico y preferencias de cada cliente. 

Un ERP, por su parte, también colabora en la tarea de construir mejores relaciones con los clientes. Las funciones automatizadas permiten ganar tiempo en la administración del negocio y ofrecer mejores tiempos de respuesta a los usuarios. 

Además, las herramientas de logística integradas mejoran la administración de envíos, un factor clave en la satisfacción del cliente. De hecho, el envío a domicilio es el principal motivo de los mexicanos para comprar en línea.

Ya conoces cuál es la importancia de los sistemas de información en las empresas. Descubre ahora 5 funciones clave para pymes de un sistema de gestión empresarial.

Conoce a Bling, la solución integral a las necesidades de tu pyme

En este post descubriste cuál es la importancia de apoyarte en los datos para una buena administración. También conociste los tipos y ventajas de los sistemas de información en las pymes.

Bling es un sistema de gestión empresarial integral con el que no solo puedes recopilar información valiosa acerca de tu negocio, sino también administrar áreas como la facturación, ventas e inventario.

La capacidad analítica de Bling te permite crear informes sobre los productos más vendidos, analizar fluctuaciones en la demanda, detectar los canales de venta con mejores resultados y más.

Además, Bling se integra con Amazon y Mercado Libre, los marketplaces líderes en México; y con Skydropx, una solución logística completa con la que podrás encontrar la mejor paquetería para cada envío.

¿Quieres aprovechar los beneficios de un sistema de información y gestión todo en uno? Descubre todas nuestras funcionalidades con una prueba gratuita y consulta nuestros planes. Verás que hay uno para cada necesidad ¡y están pensados justo para pymes!

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    ¿Qué hace Bling?

    Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

    ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

    Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

    ¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

    Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

    ¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

    Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

    ¿Cómo puedo contratar un plan?

    Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

    ¿Cuáles son las formas de pago?

    Aceptamos pagos con tarjeta de crédito y débito.

    ¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

    No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

    ¿Hay costos de instalación o configuración?

    No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

    ¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

    Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

    ¿Cómo funciona el soporte?

    Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

    ¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

    Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

    ¿Cómo funciona la integración logística?

    A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

    ¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

    Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

    ¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

    Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

    ¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

    Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

    ¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

    El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

    ¿Están seguros mis datos en Bling?

    Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

    ¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.