Entender cómo funciona el sistema ERP en una empresa puede ser un desafío para las personas que no están familiarizadas con las tecnologías de gestión de recursos.
Sin embargo, es un paso fundamental en la vida de cualquier emprendedor que quiera llevar su Pyme al siguiente nivel.
La buena noticia es que encontrarás una explicación directa al grano en este artículo, lo que te ayudará a comprender cómo sacar el máximo provecho de esta solución. ¿Empezamos?
¿Qué es un sistema ERP?
ERP es un acrónimo en inglés que significa Enterprise Resource Planning. En español, el concepto se traduce como Planificación de Recursos Empresariales. Por definición, se trata de una solución tecnológica que centraliza todas las operaciones de una organización con el objetivo de mejorar su eficiencia.
Tras estandarizar el flujo de trabajo de la empresa y dar más visibilidad sobre lo que ocurre, este sistema puede integrarse en diferentes departamentos como servicio al cliente, ventas, marketing o finanzas.
Además, sirve como punto focal desde el que se desarrollan todos los procesos. Por ejemplo, gestión de inventarios, emisión de facturas, control de producción, gestión de recursos humanos, entre otros.
Si quieres profundizar tu conocimiento conceptual sobre el tema, te recomendamos leer: ¿Qué son los sistemas ERP? Guía completa para entenderlos.
¿Para qué sirve un sistema ERP?
Un sistema ERP sirve para:
- estandarizar el flujo de trabajo en una compañía;
- automatizar tareas repetitivas, como el envío de recordatorios o el llenado de facturas;
- facilitar la gestión de inventario y el control de niveles de stock;
- registrar y monitorear transacciones financieras con mayor precisión;
- simplificar la creación y finalización de informes financieros;
- llevar a cabo un control ordenado de las cuentas por pagar y por cobrar;
- manejar información de clientes, proveedores y empleados en una base de datos única;
- brindar un servicio ágil y contextual, dentro y fuera de la empresa;
- realizar un seguimiento preciso y objetivo de los procesos desarrollados en diferentes departamentos;
- entre otras funciones.
Lee también: Mejora tu eficiencia con un sistema ERP para Pymes.
¿Cuáles tipos de ERP existen?
Hay cinco tipos de ERP:
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ERP On-Premise
Alojado en los servidores locales de la empresa que lo adquirió, promueve opciones avanzadas de personalización a sus usuarios. Suele ser utilizado por enterprises.
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ERP en la nube
Se trata de un software como servicio (SaaS), alojado en la nube del proveedor, a quien pagas por el derecho de usar los recursos del sistema. Su gran ventaja es el acceso remoto y las actualizaciones automáticas. Suele ser utilizado por Pymes.
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ERP Open Source
Es una plataforma de código fuente abierto, que las empresas pueden consultar y customizar según sus necesidades de planificación de recursos. Puede ser gratuita o no.
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ERP Vertical
Es un tipo de software ERP diseñado específicamente para una industria o sector en particular. Por ejemplo, para una food tech.
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ERP Modular
Es una solución dividida en módulos independientes que se pueden integrar según las necesidades. Aunque sea buena para empresas que solo necesitan un par de recursos, puede generar una experiencia fragmentada para quienes necesitan una herramienta más holística.
¿Cuáles son los pilares del funcionamiento de un software de gestión empresarial?
El funcionamiento de un software de gestión empresarial depende de cinco elementos:
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Integración
En el manejo de sistemas ERP, lo que se busca es la centralización de procesos de diferentes áreas de una empresa. El objetivo es reducir los silos (es decir, la fragmentación de flujos) para aumentar la eficiencia y brindar más visibilidad para los usuarios.
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Automatización
Otra característica destacada de un software ERP es su capacidad de reducir la carga de trabajo manual al automatizar procesos repetitivos. Puede, por ejemplo, generar facturas y enviar recordatorios para que los clientes te paguen de manera automática.
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Flujos de trabajo estructurados
Estudios sugieren que la pérdida de productividad debido a la fatiga cuesta $1967 por empleado.
La buena noticia es que puedes evitar este escenario al establecer flujos de trabajo estandarizados, con procedimientos claros y políticas internas que faciliten la ejecución de tareas.
Además de asegurar la consistencia de los procesos, también impulsará la eficiencia del equipo sin fatigar a los empleados.
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Informes y análisis
Cuando aprendes cómo funciona el sistema ERP en una empresa, es posible que notes la importancia de los recursos analíticos. La capacidad de recopilar, almacenar, procesar y elaborar insights es valiosa para las Pymes.
-
Control de acceso y medidas de seguridad
No todos los empleados de tu empresa deben tener acceso a toda la información, especialmente a los datos confidenciales, como los contactos de los clientes o las cuentas bancarias de tu negocio.
Por lo tanto, es crucial que la herramienta elegida promueva el control de acceso y medidas de seguridad para evitar inconvenientes.
¿Cómo funciona el sistema ERP en una empresa?
Si nunca has visto la operación de un software ERP, no te preocupes. Te lo vamos a explicar paso a paso.
Al acceder al sistema de gestión de planificación de recursos empresariales, verás una interfaz donde podrás iniciar sesión y acceder a un panel de control con varias opciones. Por ejemplo:
- finanzas;
- recursos humanos;
- compras y ventas;
- producción;
- control de stock;
- logística y distribución;
- servicio al cliente.
Según tu rol o permisos asignados a tu usuario, podrás acceder a los módulos correspondientes a tu área de trabajo.
Por ejemplo, si estás encargado de la gestión de nómina, es posible que tengas acceso al módulo de Finanzas y de Recursos Humanos, donde encontrarás las herramientas para registrar el sueldo, calcular impuestos y programar las transferencias a los colaboradores.
Además, serás capaz de ingresar y buscar información, generar informes, hacer seguimiento de actividades, coordinar tareas y colaborar con otros usuarios en tiempo real. Genial, ¿no?
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En este artículo aprendiste cómo funciona el sistema ERP en una empresa, cuáles son las herramientas que lo componen y los pilares de su uso.
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