Aprender cómo utilizar el sistema ERP es fundamental para desatar el potencial de tu negocio. Con la transformación digital, esta herramienta se ha convertido en un aliado estratégico para las empresas que buscan operaciones más eficientes, con menos desperdicio de recursos valiosos como tiempo, dinero y mano de obra.
En este artículo verás:
- para qué sirve un software ERP;
- cuáles son sus tipos;
- cuáles son las herramientas que lo componen;
- cómo funciona y cómo usarlo paso a paso;
- ventajas de hacerlo.
Sistema ERP: ¿para qué sirve?
Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) sirve para centralizar los procesos de una organización, estandarizar los flujos de trabajo y subvencionar medidas de mejora de eficiencia.
Al decidir por el uso de sistemas de gestión empresarial, las compañías aumentan sus posibilidades de recuperar el tiempo perdido porque la herramienta automatiza las tareas repetitivas.
Además, sirve como una valiosa base de datos a partir de la cual los líderes pueden tomar decisiones informadas y estratégicas.
Si quieres ampliar tu conocimiento sobre el concepto, te recomendamos leer: ¿Qué son los sistemas ERP? Guía completa para entenderlos.
Tipos de ERP
- ERP On-Premise: Es un software alojado en el servidor de la empresa que lo compra. Su gran ventaja es brindar control completo sobre las funcionalidades, lo que posibilita un alto grado de personalización.
- ERP en la nube: Es un software alojado en una solución de cloud computing y está disponible para cualquiera que tenga autorización de acceso. El mayor beneficio de este modelo es la flexibilidad de usarlo desde cualquier parte del mundo y tener actualizaciones automáticas.
- ERP Open Source: Es una herramienta de código abierto, gratuita o no, que permite que profesionales consulten las configuraciones y las personalicen como les convenga.
- ERP Vertical: Es un programa diseñado específicamente para un sector, como el de criptomonedas o el de tecnología alimentaria.
- ERP Modular: Es un sistema dividido en partes independientes que se pueden integrar según las necesidades de cada organización. Por ejemplo, un módulo de finanzas y otro de recursos humanos.
¿Cuáles son las herramientas de ERP?
Antes de aprender cómo utilizar el sistema ERP, es importante que conozcas los recursos que están disponibles en este tipo de software. Aunque las funcionalidades varían según el proveedor, la mayoría de los software ofrece:
- enfoque omnichannel (la capacidad de conectar diferentes canales en un único lugar);
- gestión de inventario y control de stock;
- emisión y envío de facturas;
- administración financiera y contabilidad;
- gestión de relaciones con los clientes;
- análisis, informes e insights;
- colaboración entre departamentos.
¿Cómo funciona el ERP en una empresa?
En el manejo de software ERP hay varias posibilidades. Por lo general, inicias sesión en la plataforma y tienes acceso a un panel de control con varias opciones, que cambian según tu nivel de permisos.
Es decir, si tienes un permiso de administrador, podrás ver todo y todos en el sistema. Por otro lado, si trabajas en el departamento de marketing, probablemente no tendrás acceso a las funciones de recursos humanos.
Desde allí, simplemente haz clic en las funciones que deseas usar. La interfaz tiende a ser muy amigable e intuitiva para usuarios de todos los niveles.
Así que puede estar seguro si no es un gran entusiasta de la tecnología. ¡Aún puedes sacar mucho provecho de esta herramienta!
¿Cómo utilizar el sistema ERP?
La utilización de software de gestión empresarial depende de las necesidades específicas de tu empresa, pero es más sencillo de lo que crees. Aquí tienes una breve guía que puede ayudarte:
- Establece cuáles son las necesidades de tu empresa (por ejemplo: ganar más visibilidad sobre los datos de los clientes, automatizar el flujo de facturación etc.)
- Determina tus prioridades y busca a proveedores teniendolas en cuenta;
- Evalúa los recursos de las plataformas y su capacidad de integrar todas tus operaciones en un solo lugar;
- Pide una demostración o una prueba gratuita para descubrir en primera mano todas las funcionalidades;
- Elige la opción que más te convenga;
- Entrena a los usuarios;
- Implementa medidas de mejora continua de procesos.
Ventajas de un ERP para Pymes
Una buena plataforma de planificación de recursos empresariales te permite:
- Tener más visibilidad sobre los procesos de tu empresa, porque todo estará centralizado en una única interfaz;
- Lograr una mayor agilidad operativa, mediante la estandarización del flujo de trabajo y la automatización de tareas;
- Fomentar la colaboración entre departamentos;
- Facilitar la toma de decisión estratégica e impulsada por datos, ya que el sistema ERP recopila información valiosa y la brinda en tiempo real para ti;
- Llevar a cabo una gestión más eficiente de tu inventario, con monitoreo 24/7 de los niveles de stock;
- Simplificar la administración financiera al unificar funciones de contabilidad, facturación y control de costos.
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