Pymes

Importancia del sistema de control interno en las pymes

28/11/2023

Un sistema de control interno en las pymes optimiza la gestión de las principales funciones corporativas con el uso de la tecnología digital. Y las pymes mexicanas van por buen camino: entre el 30 y el 40% de ellas poseen estrategias para lograr la madurez digital.

 

En efecto, los sistemas de administración empresarial permiten automatizar procesos en áreas como la contabilidad y las ventas con el fin de elevar la eficiencia operativa. Si te interesa entender qué es el control de pymes y acompañar esta tendencia, continúa leyendo. 

 

En este post descubrirás:

 

  • qué es el sistema de control interno en las pymes;
  • cuál es su importancia;
  • Top 5 principales herramientas de auditoría interna.

 

¿Qué es el sistema de control interno en las pymes?

 

El sistema de control interno en las pymes es una herramienta que permite supervisar las principales funciones empresariales. Sirve para controlar aspectos críticos de un negocio, como la gestión de inventarios, las ventas y la facturación. El objetivo de estos programas es simplificar la ejecución de tareas cotidianas y brindar información.

 

¿Cuál es la importancia del control interno en las pymes?

 

Entender qué es el control de pymes es fundamental porque aporta rigurosidad y transparencia en las operaciones comerciales, por ejemplo, a través de la exactitud en los registros financieros. 

 

Además, un sistema de control empresarial en las pymes brinda información precisa, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa y crecimiento. De hecho, los líderes de empresas B2B que toman decisiones basadas en datos, experimentan un aumento del 2% al 5% en las ventas.

 

Ahora que sabes cuál es la importancia del control interno en las pymes, descubre qué es el control financiero y 4 elementos clave para pequeñas empresas.

 

Top 5 principales sistemas de control empresarial

 

Al momento de realizar una auditoría en una pyme, hay algunos sistemas que pueden ayudar con sus registros. A continuación te presentamos cinco de los más importantes:

 

1. Control de inventario

 

Es una piedra angular en la gestión de una pyme. Su función principal es mantener un seguimiento preciso de los productos o servicios disponibles y asegurarse de que los registros coincidan con la realidad. Esto es esencial para evitar pérdidas  por falta de mercancías, por ejemplo.

 

Con un sistema de gestión de stock adecuado, es posible optimizar las compras. Al contar con datos precisos sobre el nivel de existencias y la demanda, la empresa puede precisar qué productos conviene reponer, en qué momento y en qué cantidad.

 

En un sistema de control interno en las pymes, el control de inventario también ayuda a identificar desviaciones en los niveles de stock para tomar medidas oportunas. Si se tiene en cuenta que el costo global de la distorsión del inventario en 2023 será de 1.77 billones de dólares, esto es una gran ventaja.

 

2. Facturación

 

Un sistema de control interno en las pymes necesita evaluar la facturación para mantener registros financieros exactos. La generación de facturas precisas es esencial, no solo para el control interno, sino también para cumplir con las regulaciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

 

Además, la automatización permite crear facturas de manera más rápida a partir de la información recolectada por el sistema de registro de contactos. Esto evita la necesidad de cargar los datos en forma manual.

 

3. Registro de contactos

 

La recopilación de información de contacto, como nombres, direcciones y números de teléfono, proporciona una base sólida para una comunicación efectiva con clientes y proveedores.

 

Además, si estos datos se extraen en forma automática de las órdenes de compra, se garantiza que sean correctos. Así, al momento de implementar un sistema de control interno en las pymes, se puede confiar en esa información.

 

Cuando surgen inconvenientes con clientes o proveedores, un registro de contactos puede ser de gran utilidad. Esta herramienta facilita la gestión de devoluciones o cambios de productos y la atención de reclamos de manera eficiente.

 

4. Gestión de envíos

 

El control de envíos es una parte crucial de la gestión logística de una pyme. Garantizar que los productos o servicios lleguen a tiempo y en buenas condiciones es esencial para mantener la satisfacción del cliente y preservar la reputación de la empresa.

 

Un sistema de gestión permite programar y rastrear envíos de manera eficiente. Desde la preparación de pedidos hasta la confirmación de las entregas, estos programas contribuyen a que los productos lleguen a los clientes en tiempo y forma.

 

Además, optimizan los costos al recomendar de manera automática el servicio de paquetería más adecuado en cada caso. Esta función no solo ahorra dinero, sino también tiempo, comparada con la investigación manual de los mejores métodos de envío.

 

5. Ventas

 

Al momento de implementar un sistema de control interno en las pymes, es importante conocer cuántas ventas ha realizado la empresa, en qué momento y a través de qué canales. Esta información se convierte en un recurso valioso, por ejemplo, para evaluar el rendimiento de los distintos medios de venta.

 

Si la empresa trabaja con distintos marketplaces, como Amazon y Mercado Libre, llevar un registro detallado de las ventas en cada uno permite evaluar su conveniencia. A partir de esa información se puede decidir dónde enfocar recursos y esfuerzos para maximizar el retorno de la inversión.

 

Las empresas deben informar sus ingresos con precisión y pagar impuestos sobre las ventas de acuerdo con las regulaciones locales. Un registro preciso de las ventas ayuda a mantener las finanzas  en orden y cumplir con las obligaciones fiscales.

 

Por último, los informes de un sistema comercial permiten evaluar el rendimiento de la empresa y el resultado de las estrategias de venta.

 

Ya sabes qué es el sistema de control interno en una empresa y qué tipo de información analiza. También te puede interesar: Qué son los sistemas integrales de gestión empresarial: ERP, CRM y SCM.

 

Realiza el control interno de tu empresa con Bling

 

En este post viste qué es el sistema de control interno en una empresa y cuál es su importancia. A través de sus funciones de registro, Bling te ayuda a controlar de manera efectiva tus procesos internos.

 

Nuestro sistema de gestión empresarial integral te ofrece funciones de:

 

  • control de inventario;
  • facturación automática;
  • registro de clientes y proveedores;
  • integración con marketplaces y plataforma de envíos;
  • creación de informes y análisis.

 

Descubre nuestros planes y funciones y gana eficiencia en la gestión de tu negocio. 

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¿Qué hace Bling?

Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

¿Cómo puedo contratar un plan?

Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

¿Cuáles son las formas de pago?

Aceptamos pagos con tarjeta de crédito.

¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

¿Hay costos de instalación o configuración?

No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

¿Cómo funciona el soporte?

Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

¿Cómo funciona la integración logística?

A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

¿Están seguros mis datos en Bling?

Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.

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