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Cómo recuperar una factura emitida y de compra [GUÍA SIMPLE]

25/12/2023

Consultar comprobantes fiscales es parte de la rutina administrativa de un negocio. Ya sea por control interno o para rendir cuentas ante las autoridades, saber cómo recuperar una factura emitida o recibida es esencial.

Para mantener tus registros en orden y cumplir con las regulaciones oficiales mexicanas, en este post aprenderás:

  • cómo localizar una factura;
  • cómo recuperar una factura ya emitida
  • cómo recuperar una factura de compra.

¿Cómo recuperar una factura emitida?

Recuperar un CFDI puede ser necesario por diversas razones, como correcciones de datos, pérdida del original o necesidad de emitir un duplicado. En cualquier caso, lo primero que deberás aprender es cómo localizar una factura.

Como en México los comprobantes son digitales, esto facilitará la búsqueda. Aunque quieras tener tu recibo en papel, el paso fundamental será descubrir cómo recuperar una factura electrónica para luego imprimirla. Aquí tienes dos formas de hacerlo:

¿Cómo recuperar una factura emitida en el SAT?

1. Ingresa al sitio oficial

Accede al Portal del SAT y ve a Factura Electrónica > Consultas > Cancela y recupera tus facturas.

2. Inicia sesión

Cuando cliques esa opción, el sistema te pedirá que ingreses con tu RFC (Registro Federal de Contribuyentes) y tu contraseña. Si aún no eres usuario, deberás darte de alta. Puedes adelantar parte del trámite online, pero deberás finalizarlo de forma presencial en una agencia.

3. Selecciona facturas emitidas

Al loguearte, accederás al menú Servicios de factura. Allí deberás hacer clic en Consular facturas emitidas.

4. Busca el CFDI

El siguiente paso de cómo recuperar una factura emitida en el SAT es filtrar tus comprobantes. Tienes distintos criterios de búsqueda: por folio fiscal, por fecha de emisión, por RFC del receptor, etc. Especifica los parámetros según tu necesidad y presiona Buscar CFDI.

5. Descarga

Una vez que obtengas los resultados de búsqueda, podrás descargar los comprobantes en formato PDF o XML.

¿Ya conoces el formato de los CFDI? Descubre qué es el XML de una factura y cómo usarlo en México.

¡No dependas más del contador! Emite facturas con tan solo unos clics

Bling ERP te ayuda a crear y timbrar facturas para tus clientes de manera rápida y sencilla a partir de tus ventas, puedes enviarlas a tu tienda en línea o directamente al cliente.

¿Cómo recuperar una factura emitida en un sistema de facturación?

Con un programa específico, todo es mucho más sencillo. Estos software te permiten emitir y visualizar CFDI con pocos clics e incluso enviarlos por correo electrónico a tus clientes.

Además, hay sistemas como Bling que integran todas las funciones esenciales de la empresa ―como facturación, venta y control de inventario ― en la misma plataforma. Estos software por lo general tienen una pestaña desde donde realizar todas las acciones vinculadas con facturas: emisión, búsqueda y envío.

👉 Ya sabes cómo recuperar una factura emitida y que es más sencillo hacerlo con un software. Descubre en detalle qué es un sistema de facturación ERP y sus beneficios.

¿Cómo recuperar una factura de compra?

Los recibos de compra son documentos fiscales que respaldan los gastos realizados. En México, presentar estas facturas es esencial para deducir los gastos permitidos en la declaración de impuestos y reducir la carga fiscal de una empresa.

Las instrucciones de cómo recuperar una factura de compra son muy similares a las de cómo recuperar una factura emitida. Sigue estos pasos:

1. Ingresa al Portal del SAT

En el sitio web del ente fiscal, ve a Factura Electrónica > Consultas > Cancela y recupera tus facturas. Deberás abrir sesión con tu RFC.

2. Selecciona facturas recibidas

Al ingresar, verás las opciones del menú Servicios de factura. Allí deberás hacer clic en Consultar facturas recibidas, lo que te dará acceso a todos aquellos comprobantes que tienen tu RFC como receptor. 

3. Busca el CFDI

Lo siguiente es filtrar tus comprobantes según los criterios de búsqueda que te ofrece la página: folio fiscal, fecha de emisión, etc. Determina los parámetros y presiona Buscar CFDI.

4. Descarga

Cuando recibas los resultados de la búsqueda, podrás hacer el download de los comprobantes en formato PDF o XML.

3 razones de peso para tener una gestión fiscal eficiente

Un buen manejo de la contabilidad no solo es una cuestión de cumplimiento legal, sino que también tiene un impacto en la salud financiera del negocio. Aquí puedes ver por qué:

1. Evita sanciones

En primer lugar, una gestión fiscal prolija implica cumplir con las regulaciones fiscales locales. Esto es esencial para prevenir problemas legales como multas, embargos y otras consecuencias que afectan la estabilidad financiera.

2. Genera confianza

Además, estar al día con los impuestos y mantener registros precisos es una señal de integridad y responsabilidad que puede generar confianza con las autoridades fiscales y con los clientes y socios comerciales.

Si tienes en cuenta que el 60% de los consumidores valora la transparencia de las empresas, esto es algo importante.

3. Optimiza los recursos financieros

Una planificación fiscal adecuada permite minimizar la carga tributaria. En México, se pueden aprovechar las deducciones fiscales para reducir la carga impositiva de manera legal. Con una carga fiscal reducida, mejorarás tu rentabilidad y tu competitividad en el mercado.

El ahorro en impuestos innecesarios libera capital para reinvertir en el crecimiento, desarrollo y expansión del negocio. Esto puede incluir la contratación de personal adicional, la inversión en tecnología y la mejora de productos o servicios.

👉 Si quieres apostar por el desarrollo tecnológico de tu empresa, descubre las ventajas de los sistemas de gestión.

Administra tus facturas con Bling

En este post viste cómo recuperar una factura emitida y una recibida. Descubriste también la importancia de tener tu contabilidad al día y las ventajas de usar un sistema automático para generar y consultar CFDI.

Bling es una herramienta de gestión empresarial integral con la que puedes manejar tu facturación de manera sencilla y también otras funciones esenciales, como el control de inventario y la logística de envíos.

Después de nuestro éxito en Brasil, llegamos a México para potenciar la gestión de tu negocio y el crecimiento de ventas.

Con Bling podrás:

  •  emitir facturas de acuerdo a los requisitos del SAT;
  • consultar tus facturas enviadas y filtrarlas de acuerdo a distintos criterios en unos pocos clics;
  • enviar CFDI por correo electrónico en forma automática;
  • gestionar los contactos de tus clientes y proveedores;
  • integrar las ventas de tus marketplaces;
  • ¡y más!

Simplifica la administración de tu negocio con Bling. Consulta nuestros planes y funciones de facturación.

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    ¿Qué hace Bling?

    Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

    ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

    Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

    ¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

    Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

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    ¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

    Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

    ¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

    El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

    ¿Están seguros mis datos en Bling?

    Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

    ¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.