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Programa de ventas en Excel para pequeños negocios [5 TIPS de uso]

20/11/2023

El seguimiento de ventas en Excel permite utilizar fórmulas para ahorrar tiempo en los cálculos y aprovechar herramientas de gráficos para visualizar el progreso de las ventas de un negocio, por ejemplo. Estos datos ayudan a tomar mejores decisiones, lo que puede aumentar las ventas en hasta un 5%.

Si quieres descubrir qué es Excel para emprendedores y cómo aprovechar al máximo un programa de ventas en Excel para pequeños negocios, quédate por aquí y descubre:

  • 5 tips de gestión de ventas para PYMES en Excel;
  • cómo hacer un registro diario de ventas.

¿Qué es el programa de ventas en Excel para pequeños negocios?

Excel para emprendedores es una herramienta con la que puedes gestionar las actividades de ventas con facilidad. Sirve para llevar un registro detallado de las transacciones de tu empresa, los clientes y los productos vendidos.

Centraliza tus ventas y olvídate de los dolores de cabeza

Gracias a sus integraciones nativas con tiendas online, Bling ERP te permite gestionar las ventas, emitir facturas y obtener reportes en tiempo real desde un solo lugar.

Las hojas de cálculo de Excel son simples de utilizar y se trata de un software muy completo, por lo que puedes aprovecharlo para administrar las ventas en una pyme. A continuación te mostramos 5 tips para hacerlo de forma simple y ágil:

1 – Usa plantillas predeterminadas

Cuando quieres usar hojas de cálculo para pequeños negocios, Excel ofrece una variedad de plantillas predefinidas que puedes aprovechar como punto de partida. 

Una vez que hayas encontrado una que te sirva de base, personalízala tanto como haga falta. Por ejemplo, puedes crear listas desplegables o generar permisos para acceder a determinadas secciones de la tabla.

Aquí tienes una plantilla descargable que puede servirte para controlar tus ventas.

2 – Agrega un sistema de seguimiento de clientes

Utiliza Excel para crear una base de datos centralizada de tus compradores. Esto te permitirá encontrar de manera sencilla la información del cliente con apenas un comando, lo que facilitará la comunicación y el seguimiento de las relaciones comerciales.

3 – Guarda tus comprobantes

Escanea o fotografía tus comprobantes de ventas, facturas y recibos y organízalos en carpetas en tu computadora o en la nube. Luego, vincula estos documentos a tu hoja de cálculo de ventas en Excel con hipervínculos para acceder a la información de respaldo.

4 – Aprovecha las fórmulas y funciones de Excel

Una de las principales ventajas del programa de ventas en Excel para pequeños negocios es la automatización. Utiliza las fórmulas para realizar cálculos con velocidad. También puedes programar recordatorios para fechas de pago de facturas o seguimientos de clientes.

5 – Haz un registro de ventas diario

Llevar un registro de ventas diario es fundamental para mantener un control preciso de las transacciones comerciales de tu negocio. Para eso, deberás registrar cada venta que ocurre en tu empresa a lo largo del día en una hoja de cálculo.

Si no sabes cómo hacerlo, no te preocupes, a continuación encontrarás una guía paso a paso.

👉 Ahora sabes qué es Excel para emprendedores. También te puede interesar aprender cómo llevar un control de inventario en Excel.

¿Cómo organizar las ventas diarias de un negocio en Excel?

1 – Diseña la hoja de cálculo

Abre Microsoft Excel y crea una nueva hoja de cálculo en blanco o abre una planilla en la que quieras registrar tus ventas diarias. A continuación, establece las columnas básicas en la primera fila. Etiqueta cada columna con la información que deseas registrar.

Las columnas más comunes para el registro de ventas diarias incluyen: 

  • fecha;
  • número de factura;
  • cliente; 
  • producto o servicio;
  • cantidad;
  • precio unitario;
  • total.

Al usar el programa de ventas en Excel para pequeños negocios, puedes agregar también otras columnas según tus necesidades, como Método de pago, Marketplace o Comentarios.

2 – Aplica fórmulas útiles

Excel tiene varias funciones que pueden ayudarte cuando realizas un registro de ventas. Por ejemplo:

  • SUMA: utilízala para calcular el total de ventas, ingresos o productos vendidos. Por ejemplo, “=SUMA(D2:D10)” sumaría los valores en las celdas D2 a D10.
  • PROMEDIO: sirve para calcular el promedio de un conjunto de valores. Por ejemplo, “=PROMEDIO(C2:C10)” calcula el promedio de los valores en las celdas C2 a C10.
  • CONTAR: cuenta el número de celdas que tienen valores dentro de un determinado rango. Te servirá para contabilizar el número de ventas realizadas o de clientes, etc. Por ejemplo, “=CONTAR(B2:B10)” calcula los valores de las celdas en B2 a B10.
  • HOY: al crear registro de ventas diarias, puedes aprovechar la fórmula =HOY() para que aparezca de forma automática la fecha actual.

3 – Ingresa los datos de ventas

¡Ya estás listo para utilizar el programa de ventas en Excel para pequeños negocios! A partir de la segunda fila, ingresa los datos de tus ventas diarias en las filas correspondientes. 

Si vendes a través de Amazon o Mercado Libre, esto es algo que deberás hacer de forma manual, porque Excel no permite importar órdenes de compra desde los marketplaces de manera automática.

4 – Analiza los datos

Luego de registrar  tus ventas durante un período, puedes analizar la información de tu tabla para visualizar el progreso.

Para eso, activa la función de filtro para facilitar la clasificación y el análisis de tus ventas; resume datos con filas para calcular totales, promedios u otros resúmenes y crea gráficos de barras o de líneas a partir de tus datos. 

👉 ¿Ya sabes qué son estrategias de ventas? ¡Descubre 3 ejemplos para inspirarte!

Bling es la solución empresarial para pequeños negocios

En este post viste cómo usar el programa de ventas en Excel para pequeños negocios. También descubriste que algunas de sus funciones pueden ser limitadas cuando vendes en marketplaces.

Si quieres aprovechar la tecnología informática para simplificar la gestión integral de tu negocio, Bling puede ayudarte. Con nuestro software de gestión empresarial integral podrás:

  • hacer un registro de ventas minucioso e importar en forma automática las órdenes de compra de Amazon y Mercado Libre;
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  • integrar con SkyDropX para gestionar todos tus envíos de manera unificada;
  • acceder a informes y análisis en pocos clics ¡y más!

Descubre nuestros planes y todo lo que podemos hacer para simplificar tus ventas.

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    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.