Pymes

Cómo hacer un control de ventas: guía paso a paso para pymes

25/10/2023

Saber cómo hacer un control de ventas es de gran valor para el desarrollo empresarial, ya que tomar decisiones basadas en datos puede aumentar las ventas entre un 2% y un 5%.

Realizar un seguimiento de ventas con ayuda de la tecnología permite convertir los datos recabados en informes precisos que delinean el estado general de la empresa. Esos análisis funcionan luego como una verdadera brújula para perfeccionar tu estrategia comercial.

Si quieres descubrir para qué sirve el control de ventas y cómo aprovechar su información en beneficio de tu emprendimiento, sigue leyendo este artículo. Aquí aprenderás:

  • qué es el sistema de control de ventas;
  • cómo hacer un registro de ventas diarias;
  • cómo hacer un control de ventas en Excel.

¿Qué es el sistema de control de ventas?

El sistema de control de ventas es una herramienta tecnológica diseñada para supervisar y gestionar las operaciones comerciales de una empresa. Su objetivo es estandarizar la recopilación de datos de las transacciones y agilizarlas a través de la automatización de procesos clave, como el control de inventario, la facturación y el registro de información de clientes.

Centraliza tus ventas y olvídate de los dolores de cabeza

Gracias a sus integraciones nativas con tiendas online, Bling ERP te permite gestionar las ventas, emitir facturas y obtener reportes en tiempo real desde un solo lugar.

¿Para qué sirve el control de ventas?

Aprender cómo hacer un control de ventas resulta útil para:

1 – Tomar decisiones informadas

Con ayuda de un sistema de control de ventas, los líderes empresariales identifican tendencias de compra, productos más vendidos y fluctuaciones en la demanda. A partir de allí, pueden ajustar sus estrategias para hacerlas más efectivas.

Por ejemplo, al analizar las ventas a lo largo del tiempo pueden identificarse picos de venta estacionales. A partir de eso, se puede calcular de manera aproximada la cantidad necesaria para cubrir la demanda y realizar compras extraordinarias para esos momentos del año.

2 – Gestionar el inventario en forma eficiente

Cuando se conoce el nivel de existencias en tiempo real, es posible evitar problemas como la falta o el exceso de stock. Esto ayuda en la satisfacción de la demanda y el aprovechamiento del lugar de almacenado.

👉 ¿Sabes que no hay una única manera de gestionar el stock? Descubre 5 ejemplos de control de inventario en una empresa.

3 – Cumplimiento fiscal

Aprender cómo hacer un control de ventas para llevar un seguimiento preciso de las transacciones ayuda a evitar problemas con las autoridades fiscales y lograr un control financiero efectivo.

Cuando existe un registro completo de las ventas, es posible calcular con certeza los impuestos adeudados. El cumplimiento fiscal preciso no solo ayuda a evitar multas y sanciones, sino que también contribuye a mantener una relación positiva con las autoridades fiscales.

👉 Ahora sabes para qué sirve el control de ventas pero, ¿conoces también qué es el proceso de ventas y cómo se inicia? ¡Descúbrelo!

¿Cómo hacer un control de ventas?

Existen varias formas de abordar el control de ventas, y la elección de un enfoque dependerá de las necesidades y recursos del negocio. Por ejemplo, algunos emprendimientos comienzan con una gestión de ventas manual. Cada día se anota en un cuaderno la fecha, los productos vendidos, la cantidad y el precio.

Sin embargo, el control manual no es tan efectivo como el sistemático. En efecto, la automatización de procesos de ventas mejora la eficiencia en un 10 a 15% ¡y además incrementa la satisfacción del cliente!

Por eso, si las ventas aumentan, pronto puede ser necesario explorar otras opciones, como las hojas de cálculo. Las planillas permiten automatizar algunas cuentas, aunque siempre es aún mejor contar con programas específicos de gestión de ventas.

A continuación, un paso a paso sobre cómo hacer un control de ventas:

1 – Definir objetivos de ventas y establecer un proceso de ventas

Para comenzar, es necesario fijar metas claras y cuantificables. Al mismo tiempo, hay que diseñar un proceso de ventas estructurado que describa las etapas desde la prospección hasta el cierre de ventas. Esto proporcionará una base sólida para el posterior monitoreo.

2 – Identificar métricas clave

Este paso es esencial para medir y evaluar el desempeño de las ventas. Algunas métricas comunes son ingresos, ganancias y tasa de conversión. Estas métricas ayudan a entender el rendimiento financiero del negocio y la eficacia del proceso de ventas.

Por ejemplo, los ingresos indican si la empresa mantiene, aumenta o disminuye sus ventas a lo largo del tiempo. Además, los ingresos permiten comparar el desempeño actual con períodos anteriores, para identificar tendencias y patrones.

3 – Implementar un sistema de seguimiento de ventas

El método de seguimiento puede ser manual, semiautomático (con una planilla de cálculos) o automático, con un software especializado. Lo bueno de los programas con funciones de control de ventas es que no solo registran las ventas en forma automática y sin errores, sino que también permiten generar informes.

4 – Monitorear y ajustar

La supervisión constante es esencial para un control de ventas efectivo. Esto implica el análisis regular de las métricas de ventas, la identificación de tendencias y los ajustes en las estrategias de ventas.

¿Cómo hacer un registro de ventas diarias?

Para hacer un registro de ventas diarias es posible diseñar una planilla que registre de manera organizada información detallada sobre cada transacción.

Con esta herramienta se pueden registrar datos esenciales como la fecha de la venta, el producto o servicio vendido. Después, esa información puede usarse para la planificación estratégica. 

Aquí la explicación de cómo hacer un control de ventas en Excel:

1 – Crea una hoja de cálculo

Después de abrir Microsoft Excel se crea una nueva hoja de cálculo. En la primera fila, se etiquetan las columnas con información relevante, como “Fecha”, “Producto”, “Cantidad”, “Precio unitario” y “Total”.

2 – Registra las ventas diarias

A medida que se realizan las ventas durante el día, se ingresa manualmente la información correspondiente en la hoja de cálculo. El programa calculará de forma automática el total de cada transacción.

3 – Realiza análisis

Una vez que se acumulan suficientes datos, se puede calcular el total de ventas diarias o el promedio de ventas por producto, por ejemplo. Esos datos proporcionarán información valiosa a la hora de tomar decisiones sobre el rumbo a seguir de la empresa.

👉 ¿Te resultan útiles las planillas de cálculo? Descubre también cómo llevar un control de inventario en Excel.

Controla tus ventas y otras funciones empresariales esenciales con Bling

En este post viste qué es el sistema de control de ventas y cómo hacer un control de ventas en Excel. Sin embargo, existen programas que te permiten controlar las principales funciones de una empresa de manera sencilla desde una única plataforma.

Si quieres aprovechar la tecnología informática para impulsar el crecimiento de tu empresa con la automatización de procesos clave, Bling puede ayudarte. Después de nuestro éxito en Brasil, llegamos a México para facilitar la gestión de emprendimientos en crecimiento.

Con Bling podrás:

  • reunir en una sola plataforma la información de contacto de tus clientes y proveedores;
  • sincronizar tu inventario con marketplaces como Amazon y Mercado Libre;
  • gestionar tu stock en tiempo real;
  • integrar con SkyDropX, un operador logístico capaz de mejorar la gestión de tus envíos.

Consulta nuestros planes y conoce nuestras funciones de ventas.

Navegacion rapida

    Artículos Relacionados

    ¿Qué hace Bling?

    Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

    ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

    Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

    ¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

    Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

    ¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

    Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

    ¿Cómo puedo contratar un plan?

    Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

    ¿Cuáles son las formas de pago?

    Aceptamos pagos con tarjeta de crédito y débito.

    ¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

    No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

    ¿Hay costos de instalación o configuración?

    No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

    ¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

    Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

    ¿Cómo funciona el soporte?

    Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

    ¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

    Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

    ¿Cómo funciona la integración logística?

    A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

    ¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

    Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

    ¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

    Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

    ¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

    Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

    ¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

    El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

    ¿Están seguros mis datos en Bling?

    Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

    ¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.