¿Cómo usar el programa Excel para controlar ventas en pymes?

¿Sabías que en 2025 el 75% de las organizaciones ya usan herramientas de automatización de ventas? Muchas pymes utilizan el programa Excel para el control de sus ventas, pues ahorra tiempo a través de fórmulas para sacar cuentas y gráficos para visualizar el progreso comercial de un negocio.

Descubre cómo usar Excel para el control de inventario de tu punto de venta y cómo aprovecharlo al máximo en tu pyme en 2025. Además, te revelamos cinco tips útiles de gestión empresarial. ¡Es momento de llevar tus resultados al siguiente nivel!

💡 Resumen

• Un programa en Excel para control de ventas es una hoja de cálculo que sirve para registrar, analizar y gestionar un negocio a bajo costo.
• Esta herramienta permite un seguimiento eficiente de ingresos, productos, clientes y tendencias comerciales.
• Es especialmente útil para el e-commerce porque ayuda a gestionar grandes volúmenes de datos e integrar funciones como gráficos, filtros y tablas dinámicas.

¿Qué es un programa en Excel para control de ventas?

Un programa Excel para control de ventas es una hoja de cálculo digital, diseñada para ayudarte a gestionar de forma organizada y eficiente las operaciones comerciales de tu negocio.

Con esta herramienta puedes registrar cada transacción, dar seguimiento a tus clientes, controlar el inventario de productos vendidos y generar reportes clave para tomar decisiones informadas.

Es especialmente útil para emprendedores y pymes que buscan una solución práctica y de bajo costo para administrar sus ventas diarias.

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5 tips para usar el programa Excel para control de ventas

Las plantillas de Excel para emprendedores son simples de utilizar y el software es muy completo, por lo que puedes aprovecharlo para administrar las ventas online en una pyme o e-commerce. A continuación, te mostramos cinco tips para hacerlo de forma simple y ágil.

1. Usa plantillas predeterminadas

Existen muchas plantillas de Excel para emprendedores, con ellas puedes hacer informes de ventas o tomar alguna como punto de partida.

Una vez que hayas encontrado una que te sirva de base, personalízala tanto como haga falta. Por ejemplo, puedes crear listas desplegables o generar permisos para acceder a determinadas secciones de la tabla.

2. Agrega un sistema de seguimiento de clientes

Al realizar el control de inventario de tu punto de venta con Excel, también obtendrás una base de datos centralizada de tus compradores.

Esto te permitirá encontrar de manera sencilla la información del cliente con apenas un comando, lo que facilitará la comunicación y el seguimiento de las relaciones comerciales.

3. Guarda tus comprobantes

Escanea o fotografía tus comprobantes de ventas, facturas y recibos y organízalos en carpetas en tu computadora o en la nube. Luego, vincula estos documentos a tu hoja de cálculo con hipervínculos para acceder a la información de respaldo.

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4. Aprovecha las fórmulas y funciones de Excel

La automatización es de las principales ventajas de usar Excel en el control de inventarios y punto de venta. Utiliza las fórmulas para realizar cálculos con velocidad. También puedes programar recordatorios para fechas de pago de facturas o seguimientos de clientes.

5. Haz un registro de ventas diario

Llevar un registro de movimientos diario es fundamental, de esta manera mantienes un control preciso de las transacciones comerciales de tu negocio. Para eso, deberás registrar cada venta que ocurre a lo largo del día en una hoja de cálculo.

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¿Cómo hacer un registro de ventas diarias en Excel?

Si nunca te enseñaron cómo hacer un registro de ventas diarias en Excel, ¡no te preocupes! A continuación encontrarás una guía paso a paso.

1. Crea la hoja de cálculo

Abre Microsoft Excel y crea una nueva hoja de cálculo en blanco; o abre una plantilla en la que quieras registrar tus ventas diarias. Luego, establece las columnas básicas en la primera fila y etiqueta cada una con la información que deseas registrar.

Los rótulos más comunes para el registro de ventas diarias incluyen:

• fecha;
• número de factura;
• cliente;
• producto o servicio;
• cantidad;
• precio unitario;
• total.

Al usar Excel para control de ventas en pymes, puedes agregar también otras columnas según tus necesidades, como “Método de pago”, “Marketplace” o “Comentarios”. Aquí tienes un ejemplo:Aquí tienes un ejemplo:

👉 Ahora que sabes qué son las plantillas de Excel para emprendedores, también te puede interesar ¿Cómo llevar un control de inventario en Excel? [5 PASOS].

2. Aplica fórmulas útiles

Existen varias funciones útiles para crear un informe de ventas en Excel, como:

• SUMA (utilízala para calcular el total de ventas, ingresos o productos vendidos. Por ejemplo, “=SUMA(D2:D10)” sumará los valores en el rango D2:D10);
• PROMEDIO (sirve para calcular el promedio de un conjunto de valores. Por ejemplo, “=PROMEDIO(C2:C10)” calculará el promedio de los valores en el rango C2:C10);
• CONTAR (cuenta el número de celdas con valores numéricos dentro de un determinado rango. Es útil para contabilizar el número de ventas realizadas. Por ejemplo, “=CONTAR(B2:B10)” te dirá cuántas celdas en el rango B2:B10 contienen números);
• CONTARA (si quieres contar todas las celdas que contienen datos (números o texto), usa =CONTARA(B2:B10));
• HOY (al crear registro de ventas diarias, puedes aprovechar la fórmula =HOY() para que aparezca de forma automática la fecha actual).

3. Ingresa los datos de ventas

¡Ya estás listo para utilizar el programa en Excel para control de ventas de pequeños negocios! A partir de la segunda fila, ingresa los datos de tus ingresos diarios en las celdas correspondientes.

💡 Pro tip: si vendes a través de Amazon o Mercado Libre, esto es algo que deberás hacer de forma manual, porque Excel no permite importar órdenes de compra desde los marketplaces de manera automática.

4. Analiza los datos

Luego de registrar tus ventas durante un período, es posible analizar la información de tu tabla para visualizar el progreso.

Para eso, activa la función de filtro para organizar y clasificar tus datos de forma más sencilla. Usa filas de resumen para calcular totales, promedios u otros indicadores clave, y usa gráficos de barras o líneas que faciliten la interpretación de tendencias y patrones.

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Optimiza tu rutina de ventas con Bling

Ya sabes cómo hacer un registro de ventas diarias en Excel. Seguro notaste que algunas de sus funciones pueden ser limitadas cuando vendes en marketplaces.

Si quieres aprovechar la tecnología para simplificar la gestión integral de tu negocio, Bling puede ayudarte. Con nuestro software de gestión empresarial integral podrás:

• hacer un registro de ventas minucioso e importar en forma automática los pedidos de Amazon, Mercado Libre y Walmart, o de tu tienda online, si está hecha con Tiendanube o WooCommerce;
• emitir facturas a partir de pedidos de tus tiendas en línea, así como descargarlas y enviarlas fácilmente a clientes y proveedores;
• organizar toda la información de contacto de tus clientes y proveedores en la misma interfaz;
• integrar con Skydropx, Mercado Envíos, Amazon Easy Ship y otras plataformas logísticas para gestionar todos tus envíos de manera centralizada;
• acceder a informes y análisis en pocos clics.

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