Inventarios

3 ventajas del control interno de inventarios en pymes

22/01/2024

Los riesgos de una gestión inadecuada del stock son variados, y van desde la incapacidad de satisfacer la demanda hasta la acumulación de productos sin salida. Frente a estos desafíos, las ventajas del control interno de inventarios se destacan como una estrategia segura para alcanzar la eficiencia operativa.

 

Si aún no sabes por qué es importante llevar un control de inventarios en una pyme, quédate por aquí para descubrir:

 

  • qué es el control interno en los inventarios;
  • cómo llevar un buen control de inventarios;
  • cuáles son las consecuencias de no tener un sistema de inventarios bajo control.

 

¿Qué es el control interno en los inventarios?

 

El control interno de inventarios se refiere a las prácticas y procedimientos establecidos por una empresa para gestionar su stock de manera eficiente. Involucra la implementación de sistemas, tecnologías y políticas que garantizan la exactitud de los datos en todo momento.

 

A continuación verás tres beneficios esenciales de administrar en forma correcta las existencias que te harán entender por qué es importante llevar un control de inventarios en una pyme.

 

3 ventajas del control interno de inventarios

 

  1. Optimización de recursos

 

El control interno de inventarios permite maximizar el aprovechamiento de los recursos disponibles al garantizar que la empresa tenga la cantidad adecuada de productos en stock.

 

Esto evita la acumulación innecesaria de inventario y libera capital que puede destinarse a otras áreas críticas del negocio.

 

  1. Reducción de costos

 

Otro de los beneficios de un inventario en una empresa pequeña o mediana es lograr un flujo de efectivo más saludable. Al mantener un inventario preciso, se pueden evitar costos asociados con la obsolescencia, almacenamiento excesivo y pérdida de productos.

 

  1. Eficiencia operativa

 

Un sistema de control interno eficiente agiliza los procesos operativos al reducir los tiempos de búsqueda y conteo de inventario. Esto se traduce en una cadena de suministro más eficiente y clientes satisfechos por la disponibilidad constante de productos.

 

Ahora que conoces las ventajas del control interno de inventarios, descubre 5 tipos de control de inventarios para evitar fallas.

 

¿Cuáles son las consecuencias de no tener un sistema de inventarios bajo control?

 

La ausencia de un adecuado control de inventarios puede resultar en costos adicionales para la empresa. Entre ellos se incluyen pérdidas derivadas de productos obsoletos, dañados o robados, así como gastos asociados con la gestión de la escasez de inventario.

 

Una administración del stock inadecuada también puede generar ineficiencias operativas notables. Esta falta de coordinación en la cadena de suministro conduce a tiempos de espera prolongados para los compradores, lo que afecta en forma negativa la eficacia general de las operaciones comerciales.

 

En efecto, la ausencia de productos en stock puede tener repercusiones críticas y, en última instancia, conducir a la pérdida de clientes. Ante la falta de disponibilidad de los productos deseados, los consumidores pueden optar por buscar alternativas en el mercado.

 

Como ves, los beneficios de un inventario en una empresa son muchos. Descubre también 5 ventajas de la logística integral para optimizar recursos.

 

¿Cómo llevar un buen control de inventarios? 4 tips de oro

 

  1. Establece políticas y procedimientos claros

 

Esto incluye:

  • definición de niveles de inventario óptimos, lo que implica encontrar el equilibrio adecuado entre tener suficiente inventario para satisfacer la demanda del cliente y evitar excesos que conduzcan a costos innecesarios;
  • políticas de rotación de inventario, para priorizar la venta de productos más antiguos antes que los nuevos o aplicar estrategias de marketing para alentar la venta de artículos con poca salida;
  • procesos de reorden, que permiten establecer el punto justo en el que conviene reponer la mercadería.

 

  1. Capacita al personal

 

El personal encargado del control de inventarios debe recibir instrucción regular sobre el uso de las herramientas y tecnologías disponibles, así como sobre la importancia de seguir las políticas establecidas.

 

  1. Realiza auditorías periódicas

 

Contar con un sistema de control interno es esencial para garantizar la precisión de los registros de inventario. Estas revisiones deben llevarse a cabo de manera sistemática, para identificar y corregir posibles discrepancias.

 

  1. Utiliza tecnologías innovadoras

 

La adopción de tecnologías avanzadas, como sistemas de control de inventarios automatizados y dispositivos de escaneo de códigos de barras, agiliza el proceso de control y reduce la posibilidad de errores humanos.

 

Programas de gestión de stock, aliados clave

 

En el apartado anterior viste que las ventajas del control interno de inventarios se potencian cuando implementas un software. Si aún no conoces cómo operan, aquí puedes descubrir las funciones esenciales de estas soluciones informáticas:

 

  1. Registro preciso

 

Un sistema de control interno efectivo asegura que todos los productos en stock queden asentados en forma correcta. Además, permite incluso el seguimiento de variaciones del mismo producto o artículos compuestos, como kits o combos.

 

  1. Visualización en tiempo real

 

Al garantizar que los datos estén siempre actualizados, se logra una visión precisa de los niveles de existencias y movimientos de productos. 

 

Esta funcionalidad elimina desfases temporales que podrían surgir cuando la información se actualiza de manera periódica, y facilita una toma de decisiones ágil y fundamentada.

 

  1. Integración con marketplaces

 

Cuando vendes tus productos en diversas tiendas online, como Amazon y Mercado Libre, la posibilidad de integrarlas en una sola plataforma es crucial para optimizar tu operación. El manejo del stock centralizado ofrece beneficios significativos al evitar, por ejemplo, ofrecer en una tienda productos que ya no tienes disponibles porque los vendiste en otra. 

 

  1. Reportes detallados

 

Generar análisis proporciona datos precisos sobre el inventario. Estos informes son herramientas esenciales para la toma de decisiones en la administración del negocio, ya que ofrecen una visión clara y fundamentada sobre el estado actual de la empresa.

 

Bling pone todas estas funciones y más al alcance de tu mano. Con nuestro software de gestión empresarial integral podrás ganar control sobre tu inventario y otras funciones empresariales esenciales, como el registro de órdenes de compra, la facturación y la logística.

 

Descubre hoy nuestros planes y funciones de control de inventario.

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¿Qué hace Bling?

Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

¿Cómo puedo contratar un plan?

Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

¿Cuáles son las formas de pago?

Aceptamos pagos con tarjeta de crédito.

¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

¿Hay costos de instalación o configuración?

No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

¿Cómo funciona el soporte?

Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

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¿Cómo funciona la integración logística?

A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

¿Están seguros mis datos en Bling?

Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.

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