Ventas

¿Cómo hacer un reporte de ventas? ¡Impulsa tu negocio con datos!

19/02/2024

La toma de decisiones informada es clave para el éxito empresarial. De hecho, entre el 55% y el 63% de las pymes mexicanas ya invirtió en tecnología aplicada a la analítica de datos.

Desde la facturación hasta la cantidad de órdenes de compra y las ganancias, los informes de ventas ofrecen una perspectiva integral que te ayuda a comprender tu posición en el mercado y a trazar estrategias efectivas para el futuro.

Si aún no sabes cómo hacer un reporte de ventas, quédate por aquí. En este post aprenderás qué tipos de informes existen, cómo hacer un reporte de ventas en Excel y qué herramientas especializadas optimizan este proceso.

3 tipos de reportes de ventas indispensables

1 – Facturación

    El reporte de facturación es uno de los aspectos más cruciales del análisis de ventas. Proporciona una visión detallada de los ingresos generados a través de las transacciones comerciales y tiene como fuente de información tus Comprobantes Fiscales por Internet (CFDIs).

    Centraliza tus ventas y olvídate de los dolores de cabeza

    Gracias a sus integraciones nativas con tiendas online, Bling ERP te permite gestionar las ventas, emitir facturas y obtener reportes en tiempo real desde un solo lugar.

    2 – Cantidad de órdenes de venta

      Este tipo de informe proporciona información sobre la frecuencia y el volumen de las transacciones de tu empresa. Permite anticipar la demanda y realizar ajustes en la gestión de inventario para satisfacer las necesidades previstas de los clientes.

      3 – Ganancias

        El reporte de ganancias proporciona una visión detallada de los beneficios generados por las operaciones comerciales. Es fundamental para evaluar la rentabilidad y la eficiencia financiera de la empresa.

        👉 Ya conoces los tipos de reportes de ventas más importantes. Descubre ahora qué es y para qué sirve el software de gestión de ventas para pymes.

        ¿Cómo hacer un reporte de ventas? Guía elemental en 3 pasos

        1 – Recopila los datos

        Reúne información relevante sobre las transacciones comerciales. Según el caso, puede ser facturas, órdenes de compra, recibos o cualquier otro documento clave relacionado con tus operaciones.

        Al hacer un reporte de ventas, utiliza fuentes confiables para garantizar la precisión de los datos recopilados. Lo ideal es recurrir a la información que guardes en tus sistemas de gestión. Será precisa y estará actualizada.

        2 – Analízalos

        Organiza los datos recopilados de manera lógica y significativa. Utiliza criterios como fechas, categorías de productos, canales de venta, o cualquier otro factor de interés para tu negocio. 

        Observa la información para identificar tendencias, patrones y áreas de oportunidad. Calcula métricas clave, como el total de ventas o la tasa de conversión.

        3 – Acciona

          Con base en el análisis, define acciones específicas para mejorar el rendimiento, como cambios en la oferta de productos y servicios, enfoques dirigidos a segmentos específicos de clientes o ajustes en las estrategias de marketing.

          En efecto, cuando el marketing está impulsado por datos, las empresas pueden aumentar las ventas de las campañas en un 15% en promedio y duplicar su retorno de la inversión publicitaria.

          ¿Cómo hacer un reporte de ventas en Excel o Google Sheets?

          1. Abre el programa y crea una nueva planilla de cálculos.
          2. En la primera fila, etiqueta las columnas con encabezados como “Fecha”, “Producto”, “Cantidad vendida”, “Precio unitario”, “Código”, “Folio fiscal” y “Cliente”.

          A partir de la segunda fila, ingresa los datos correspondientes para cada transacción.

          1. Aplica fórmulas para los totales. Para calcular ingresos por ítem, multiplica la cantidad vendida por el precio unitario y utiliza la fórmula =SUM() para obtener el total.

          Ajusta el formato de la hoja de trabajo. Cambia colores, fuentes y utiliza negrita para resaltar encabezados y datos importantes. Aprovecha la herramienta de gráficos para organizar en forma visual la información y analizarla con facilidad.

          👉 Si las planillas de cálculos te dan resultados, descubre también cómo llevar un control de inventario en Excel.

          ¿Cómo hacer un reporte de ventas con software especializado?

          Si bien las planillas de cálculos de Excel y Google Sheets colaboran con algunas funciones empresariales como el control de inventarios o ventas, su alcance es parcial.

          Las automatizaciones de estos programas se limitan a la aplicación de fórmulas y la creación de gráficos, pero no ofrecen soluciones integradas para aspectos críticos del negocio, como la sincronización con distintos puntos de venta o marketplaces.

          Por suerte, existen programas de gestión empresarial integral que te ayudan a gestionar los principales aspectos de tu negocio con sencillez desde una misma interfaz. Conocidos como ERP, los sistemas de administración de recursos empresariales son herramientas de software modernas que responden a las necesidades de las pymes.

          Los ERPs generan informes a partir de la información que recolectan en tus operaciones diarias. Gracias a sus funciones analíticas, organizan los datos para que los visualices de manera clara y sencilla.

          Así, tendrás una visión completa de tu rendimiento en áreas como ventas, inventario y más. Con estos informes, identificarás patrones, tendencias y áreas de mejora para tomar decisiones estratégicas fundamentadas.

          Además, los informes generados por los ERPs son personalizables, lo que significa que se adaptarán a tus necesidades específicas. Ya sea que quieras evaluar el rendimiento de un producto o de un determinado canal de venta, los ERPs tienen la flexibilidad necesaria para ajustar los análisis a tus objetivos comerciales.

          👉 ¡Descubre más beneficios de los ERPs! Lee: 5 ventajas del ERP: las verdaderas razones para usarlo.

          Controla tus ventas con Bling

          Ya descubriste algunas ideas acerca de qué tipos de informes comerciales existen y cómo hacer un reporte de ventas en Excel. También viste que, aunque las hojas de cálculo son útiles, tienen limitaciones para responder a las necesidades integrales de las pymes en crecimiento.

          Un ERP especializado como Bling te ayudará a ahorrar tiempo y esfuerzo en tu control de ventas.

          Bling te permite:

          • crear, modificar y eliminar pedidos de venta en pocos clics;
          • facturar tus órdenes de compra en forma masiva;
          • importar y exportar ventas por hoja de cálculo;
          • analizar tu performance comercial en distintos canales.

          Pero eso no es todo. Nuestro software no solo se enfoca en las ventas; también aborda áreas críticas como la logística con Skydropx, integración con marketplaces, control de inventario y registro de contactos. Con Bling, tienes una solución completa para gestionar cada aspecto de tu negocio de manera eficiente y efectiva.

          ¿Estás listo para elevar la eficiencia de tu empresa y potenciar tu crecimiento? Da el siguiente paso con Bling y descubre nuestras funcionalidades en una prueba gratis. Simplifica, optimiza y expande tu negocio con uno de nuestros planes diseñados para pymes.

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            ¿Qué hace Bling?

            Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

            ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

            Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

            ¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

            Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

            ¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

            Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

            ¿Cómo puedo contratar un plan?

            Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

            ¿Cuáles son las formas de pago?

            Aceptamos pagos con tarjeta de crédito y débito.

            ¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

            No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

            ¿Hay costos de instalación o configuración?

            No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

            ¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

            Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

            ¿Cómo funciona el soporte?

            Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

            ¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

            Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

            ¿Cómo funciona la integración logística?

            A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

            ¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

            Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

            ¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

            Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

            ¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

            Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

            ¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

            El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

            ¿Están seguros mis datos en Bling?

            Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

            ¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

            Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.