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Programa de gestión para pymes: ¿por qué lo necesitas?

23/11/2023

Gestionar todas las áreas de una empresa con pocos empleados puede ser abrumador. Y esta realidad toca de cerca a Latinoamérica, donde el 95% de las compañías son pequeñas empresas. La buena noticia es que un programa de gestión para pymes alivia la carga de tareas.

 

En efecto, la automatización de procesos es un gran aliado a la hora de ahorrar tiempo y dinero. De hecho, este es el rumbo de los negocios: el 66% de las empresas ya la incorporaron en una o más áreas de sus operaciones.

 

Quédate por aquí para descubrir:

 

  • qué es un programa de gestión para pymes;
  • cuáles son los programas de gestión más usados;
  • qué es el ERP para pymes;
  • 5 ventajas de un software de gestión empresarial para pymes.

 

¿Qué es un programa de gestión para pymes?

 

Un programa de gestión para pymes es un software diseñado para ayudar a las pequeñas empresas a administrar sus operaciones de forma eficiente. Ofrece herramientas para automatizar procesos y manejar áreas clave del negocio, como control de inventarios, ventas, facturación y envíos.

 

¿Cuáles son los programas de gestión más usados?

 

1. CRM (Customer Relationship Management)

 

También conocido como sistema de gestión de relaciones con los clientes, el CRM se enfoca en los vínculos comerciales. Este software para negocios ayuda a rastrear y gestionar contactos, hacer seguimiento de ventas y generar una conexión duradera con los compradores. 

 

Aunque no está desarrollado de manera específica como un programa de gestión para pymes, sirve en los casos en que las estas tienen como prioridad mejorar la retención de clientes, aumentar las ventas y fortalecer los lazos con los compradores existentes. 

 

2. Gestión de Proyectos (Project Management)

 

Los programas de administración de proyectos son herramientas diseñadas para planificar, organizar, ejecutar y controlar tareas específicas. Estos sistemas de gestión empresarial permiten establecer objetivos claros, asignar recursos y colaborar de manera eficiente.

 

Si bien tampoco está diseñado de forma puntual como un programa de gestión para pymes, puede utilizarse en casos donde sea necesario hacer una planificación, seguimiento y gestión efectiva, como en el de empresas que se dedican al desarrollo de productos.

 

3. SFA (Sales Force Automation)

 

Un sistema de automatización de la fuerza de ventas es un software para negocios diseñado para optimizar las operaciones comerciales. Su objetivo fundamental es aumentar la eficiencia y la productividad de los equipos de vendedores.

 

Una de las características clave de un SFA es la gestión de contactos, por eso este programa proporciona una base de datos centralizada. En ella almacena información sobre clientes potenciales, prospectos y clientes existentes.

 

Este tipo de software de ventas para negocios automatiza tareas rutinarias, como el envío de correos electrónicos o cotizaciones. Así, los agentes tienen tiempo disponible para concentrarse en actividades de mayor valor, como las interacciones con los compradores. 

 

En efecto, el 53% de los empleados creen que podrían ahorrar hasta 2 horas al día automatizando tareas; eso equivale aproximadamente a 20 horas al mes.

 

4. ERP (Enterprise Resource Planning)

 

Un ERP, o sistema de planificación de recursos empresariales, es una solución informática completa que abarca las principales funciones de la administración corporativa. Sirve para gestionar procesos que van desde el control de inventarios hasta la facturación y el registro de contactos. 

 

El ERP permite acceder a la información de manera rápida y sencilla al reunir diversas funciones en una única plataforma.

 

Por su propuesta global, los ERPs resultan un excelente programa de gestión para pymes. Descubre a continuación cuáles son las ventajas de implementar estas herramientas de gestión para pequeñas empresas.

 

Ahora que sabes qué es el ERP para pymes, tal vez te interese descubrir cómo utilizar el sistema ERP y maximizar tu eficiencia.

 

5 ventajas de un software de gestión empresarial para pymes 

 

1. Control de inventario en tiempo real

 

Uno de los beneficios clave de un programa de gestión para pymes ERP es su capacidad de supervisar el stock en tiempo real. Al conocer el nivel de existencias a cada momento, las empresas pueden evitar el agotamiento de productos y minimizar los costos de almacenamiento.

 

2. Integración con marketplaces

 

Las ventas digitales globales reportaron ingresos de 5,7 billones de dólares en 2022, mientras que el comercio electrónico mexicano proyecta ganancias de hasta US$37,81 mil millones en 2023.

 

En este entorno, muchas pymes aprovechan los marketplaces en línea, como Amazon o Mercado Libre, para llegar a un público más amplio. Los ERPs que se integran a estas tiendas simplifican la gestión de pedidos porque permiten importar órdenes de compra y verlas en una sola interfaz. 

 

3. Gestión de envíos simplificada

 

La gestión de envíos puede ser una tarea complicada que consume mucho tiempo. Algunos ERPs permiten integrar también con plataformas como SkyDropX, una poderosa herramienta de logística.

 

Con ayuda de un algoritmo, es posible encontrar de forma automática la mejor opción de paquetería para cada envío, sin tener que invertir tiempo en investigaciones manuales.

 

4. Registro de contactos unificado

 

La recopilación de información de clientes y proveedores en una base de datos centralizada aporta practicidad a la gestión empresarial. Al importar las órdenes de compra, un programa de gestión para pymes automatiza el registro de contactos y ahorra tiempo valioso.

 

Además, con ayuda de este tipo de software, esos mismos datos pueden usarse para los envíos sin necesidad de ingresarlos en forma manual.

 

5. Simplificación de la facturación

 

La facturación es una de las responsabilidades asociadas a tener un negocio. En México, cada venta, incluso aquellas que se realizan en marketplaces, debe estar respaldada por una factura electrónica. 

 

Un software para pymes en México que conecte con el Servicio de Administración Tributaria (SAT) garantiza la emisión de facturas con todos los requisitos fiscales. Si, además, el programa permite enviar esas facturas por correo electrónico en forma automática, aporta un beneficio extra.

 

¿Sabes cómo facturar en México? Apréndelo con 2 ejemplos de facturas de venta [Modelo para pymes].

 

Conoce Bling, tu programa de gestión para pymes

 

En este post viste qué es un programa de gestión para pymes y 5 funciones clave que puedes aprovechar para potenciar tu emprendimiento.

 

Si quieres incorporar un software para negocios que te ayude a enfrentar tus desafíos empresariales de manera sencilla, Bling es para ti. Después de nuestro éxito en Brasil, desembarcamos en el país para ayudar a proyectos como el tuyo.

 

Con el software para pymes en México de Bling podrás:

 

  • registrar información de contacto de clientes y proveedores;
  • integrar con Amazon y Mercado Libre;
  • manejar tus envíos a través de SkyDropX;
  • realizar facturas con los requisitos del SAT y enviarlas automáticamente por correo electrónico a tus clientes.

 

¡Descubre hoy nuestros planes y funciones!

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¿Qué hace Bling?

Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

¿Cómo puedo contratar un plan?

Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

¿Cuáles son las formas de pago?

Aceptamos pagos con tarjeta de crédito.

¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

¿Hay costos de instalación o configuración?

No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

¿Cómo funciona el soporte?

Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

¿Cómo funciona la integración logística?

A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

¿Están seguros mis datos en Bling?

Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.

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