Ventas

Sistema de control de ventas en Excel: ¿cómo hacer un registro paso a paso?

07/11/2023

Analizar las ventas con datos precisos es esencial para lograr un buen desempeño y tomar decisiones basadas en datos puede aumentar las ventas hasta un 5%. En este sentido, un sistema de control de ventas en Excel puede ayudarte a recolectar la información valiosa que necesitas.

Si quieres incorporar hojas de cálculo de ventas que te permitan aprovechar la automatización de procesos y controlar tus operaciones de manera más eficiente, estás en el lugar correcto.

Aquí aprenderás:

  • qué es y cómo funciona un sistema de control de ventas en Excel;
  • cómo hacer un registro de ventas diarias.

¿Qué es el sistema de control de ventas en Excel? 3 ventajas clave

El sistema de control de ventas en Excel es una solución informática que sirve para registrar, analizar y gestionar todas las operaciones de venta de un negocio. También permite  llevar un registro detallado de las transacciones de manera organizada y precisa.

Centraliza tus ventas y olvídate de los dolores de cabeza

Gracias a sus integraciones nativas con tiendas online, Bling ERP te permite gestionar las ventas, emitir facturas y obtener reportes en tiempo real desde un solo lugar.

Esta herramienta simplifica la gestión de las ventas porque permite ordenar los productos vendidos, observar tus ingresos y conservar los datos de contacto de tus clientes.

Contar con un sistema de control de ventas en Excel aporta 3 ventajas esenciales:

1 – Facilidad de uso

Excel permite crear y personalizar tablas de ventas, ingresar registros y realizar cálculos, sin  conocimientos técnicos avanzados.

2 – Ahorro de tiempo

Al utilizar fórmulas y funciones, puedes automatizar cálculos y reducir la cantidad de tiempo que dedicas a tareas administrativas, como el registro de datos de contacto o el cálculo de totales. 

Crear hojas de cálculo detalladas te ayudará a llevar un registro preciso de cada venta en una fracción del tiempo que toma hacerlo de forma manual.

3 – Análisis de datos

La capacidad de organizar y analizar datos es esencial para comprender el progreso de tu negocio. De hecho, 7 de cada 10 organizaciones recopila datos para comprender el desempeño de su estrategia.

Con un sistema de control de ventas en Excel, puedes generar informes y gráficos que te ayudarán a comprender las tendencias de compra, identificar los productos más vendidos y evaluar el rendimiento de tus estrategias de venta.

👉 Descubre cómo llevar un control de inventario en Excel.

¿Cómo hacer un registro de ventas diarias en Excel? Guía paso a paso

 Para implementar un sistema de control de ventas en Excel puedes comenzar con un registro de ventas diarias. Si ya sabes cómo hacer una tabla de ventas, puedes continuar por los pasos que siguen:

1 – Diseña la estructura de la tabla

Abre un nuevo libro de Excel o utiliza uno existente en el que quieras registrar tus ventas. A continuación, crea las columnas para registrar la información de cada venta. Algunos encabezados útiles son:

  • Fecha
  • Número de factura o recibo
  • Cliente
  • Productos o servicios vendidos
  • Cantidad
  • Precio unitario
  • Total de la Venta

2 – Ingresa los datos de ventas

¡Ya estás listo para usar las herramientas de seguimiento de ventas en Excel! Cada fila representa una venta única, y debes completar cada columna con la información que corresponda. 

Si trabajas con marketplaces como Amazon o Mercado Libre, deberás hacer este registro tú mismo, ya que Excel no permite importar órdenes de compra de manera automática desde esas plataformas.

3 – Utiliza fórmulas para calcular totales

Una de las ventajas de Excel es su capacidad para realizar cálculos. Para llevar el seguimiento de tus ventas de manera más efectiva, puedes aprovechar varias herramientas y funciones. Por ejemplo:

  • Fórmulas de suma: utiliza la función SUMA para calcular los totales de ventas, ingresos y ganancias.
  • Fecha: ya que te interesa crear un registro de ventas diarias, aplica la fórmula =HOY() para que la fecha actual aparezca de forma automática.
  • Filtros y ordenamientos: Excel te permite filtrar y ordenar tus datos para analizarlos de diferentes maneras, por ejemplo, por productos más vendidos.
  • Gráficos: con esta función podrás visualizar la información de manera sencilla. Los más comunes son de barras y de líneas, pero hay muchas otras opciones para explorar.

4 – Guarda tu documento y actualízalo con regularidad

Un sistema de control de ventas en Excel te ayuda con la automatización de los cálculos y algunas funciones que simplifican el análisis de la información, pero la actualización corre por tu cuenta. 

A diferencia de sistemas de venta con funciones de automatización, en Excel deberás agregar en forma manual la información de cada nueva venta que realices. La única forma de tener un control efectivo será si tienes la constancia de completar los datos de manera constante.

👉 Ahora ya sabes cómo hacer una tabla de ventas, pero ¿conoces para qué sirve una plataforma de venta? Descubre qué es, tipos y cómo administrarla.

Registra y controla tus ventas en forma eficiente con Bling

En este artículo viste las ventajas que la automatización de procesos puede traer a tu empresa y cómo hacer un sistema de control de ventas en Excel. 

Sin embargo, la gestión de ventas en ese programa tiene sus limitaciones. Por ejemplo, si también vendes en marketplaces, debes hacer el registro de las órdenes de compra en forma manual.

Si estás listo para ir un paso más allá y simplificar la gestión de tu negocio, puedes optar por  Bling —el software de gestión empresarial integral que te permite:

  • importar las órdenes de Amazon y Mercado Libre en forma automática para verlas en una misma interfaz;
  • gestionar el stock de manera precisa;
  • reunir la información de contacto de tus clientes y proveedores;
  • generar facturas aprobadas por el SAT y enviarlas por correo electrónico;
  • integrar con SkyDropX para visualizar todos tus envíos en una misma plataforma.

¡Dale a tu empresa el cambio que necesita! Descubre nuestros planes y simplifica tus ventas.

Navegacion rapida

    Artículos Relacionados

    ¿Qué hace Bling?

    Bling es un sistema ERP que también se integra con marketplaces (Mercado LIbre y Amazon) y seleccionar entre múltiples empresas de mensajería para enviar y rastrear tus envíos con nuestra integración logística para optimizar tu tiempo y ayudarte en tu rutina.

    ¿Cómo funciona el período de prueba gratuito?

    Al registrarte en Bling, puedes usar la plataforma durante 30 días de forma gratuita. Después del período de prueba, los recursos y el espacio de datos se reducen. Para tener acceso completo a las funciones del plan, es necesario ingresar a tu cuenta y configurar tu forma de pago en el sitio.

    ¿Puedo cancelar mi plan en cualquier momento?

    Sí, nuestros planes son mensuales y se pueden cancelar en cualquier momento.

    ¿Puedo cambiar de plan en cualquier momento?

    Sí, puede cambiar tu plan en cualquier momento. Inicia sesión en tu cuenta y realiza el cambio en el sitio.

    ¿Cómo puedo contratar un plan?

    Bling ofrece una experiencia sencilla y fácil para que realices la contratación de uno de nuestros planes disponibles en la página de planes de forma autónoma.

    ¿Cuáles son las formas de pago?

    Aceptamos pagos con tarjeta de crédito y débito.

    ¿Necesito ser una persona moral para registrarme en Bling?

    No, tanto las personas físicas como las morales pueden contratar y utilizar Bling.

    ¿Hay costos de instalación o configuración?

    No, no hay costos para configurar la plataforma. Te suscribes al plan, creas un nombre de usuario y contraseña, y luego ya puedes acceder a tu cuenta. Solo se te cobrará la tarifa mensual después del período de prueba gratuito. Puedes realizar la configuración del sistema con la ayuda de nuestros manuales y videos explicativos. También cuentas con nuestro soporte gratuito para responder dudas a través del chat o de la apertura de tickets.

    ¿Se ofrecen entrenamientos o cursos complementarios para usar la plataforma?

    Para usar Bling no es necesario tomar cursos obligatorios o pagar por entrenamientos adicionales. Diseñamos una plataforma sencilla y fácil de usar y además ofrecemos artículos en el Centro de Ayuda y atención a través del soporte por chat o mediante apertura de tickets.

    ¿Cómo funciona el soporte?

    Bling proporciona un Centro de Ayuda con artículos explicativos sobre todos los recursos del sistema. También puedes entrar en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat o abriendo tickets.

    ¿Cómo funcionan las integraciones con marketplaces?

    Con Bling será posible integrar tu negocio con las principales plataformas de e-commerce: Mercado Libre y Amazon, realizando acciones como: importar y exportar productos, sincronizar precios e inventarios, de forma completa en un solo lugar.

    ¿Cómo funciona la integración logística?

    A partir de la integración con el socio logístico Skydropx, es posible crear y rastrear todos tus envíos desde un mismo lugar, seleccionando entre múltiples opciones de paqueterías para automatizar y ahorrarte tiempo en tu proceso logístico.

    ¿Puedo usar Bling sin conexión a internet (offline)?

    Bling solo está disponible online, no tiene un módulo offline.

    ¿Cuál es la configuración mínima para usar el sistema?

    Bling se adapta a diferentes tamaños de pantalla. Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, ya sea computadoras, tabletas y celulares. Recomendamos que uses una buena conexión a Internet, preferiblemente de banda ancha.

    ¿Qué pasa si no se paga una cuota mensual?

    Si por algún motivo no pagaste la cuota mensual, no te preocupes. Tu cuenta será migrada a un plan gratuito y no perderás tus datos; solo tendrás las funcionalidades y los espacios reducidos. Cuando realices el pago, tu cuenta será reactivada.

    ¿Qué es y cómo funciona el límite de espacio de datos?

    El espacio de datos es la capacidad de almacenamiento de información en el sistema Bling. El registro de productos, proveedores, imágenes y facturas son ejemplos de datos almacenados. El espacio de almacenamiento depende del plan contratado. Si el espacio está lleno, el sistema te notificará enseguida. Para aumentarlo, puedes hacer un upgrade de tu plan o eliminar datos antiguos después de descargar el historial.

    ¿Están seguros mis datos en Bling?

    Sí, la seguridad y la privacidad son una de nuestras prioridades, por lo que los datos y la información en la plataforma están protegidos y seguros. Seguridad de los servidores: mantenemos nuestros servidores en centros de datos avanzados y de alta disponibilidad. Contamos con personal especializado que nos ayuda a mantenerlos actualizados. También trabajamos con redundancia al mantener los servidores en centros de datos geográficamente separados como un plan de contingencia. Además, contamos con varios mecanismos de respaldos diarios. Seguridad de los datos y acceso: todos nuestros empleados deben firmar un acuerdo de confidencialidad con respecto a los datos del cliente. Seguridad de redes y comunicación: para garantizar la seguridad de la comunicación de la red, debes acceder a nuestro sistema utilizando certificados https://, que cuentan con la misma tecnología usada por los bancos u otras instituciones.

    ¿Qué incluye el espacio de almacenamiento de cada plan?

    Cada cuenta Bling tiene dos categorías de almacenamiento: datos y archivos. Estos espacios están vinculados al plan activo de la cuenta y se consumen cuando se realiza cualquier registro en Bling. El espacio de datos representa la información ingresada al sistema, como clientes, productos, ventas, inventario, finanzas, etc. El espacio de archivos se utiliza para almacenar el XML de las facturas emitidas y las imágenes de productos, por ejemplo. El Plan esencial incluye 60 MB, que equivale a un aproximado de 45,000 registros de productos y más de mil imágenes. El Plan Pro incluye 120 MB, que equivale a un aproximado de 90,000 productos y más de dos mil imágenes. Si alcanzas el límite de almacenamiento de tu cuenta, puedes comprar espacio adicional, cambiar tu plan o eliminar datos antiguos para liberar espacio usado.